用紙打印管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織用紙打印的管理，規(guī)范打印行為，節(jié)約用紙資源，降低辦公成本，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.節(jié)約原則：倡導(dǎo)無紙化辦公，盡量減少紙張浪費(fèi)，優(yōu)先使用電子文檔進(jìn)行信息傳遞和處理。2.按需打印原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理確定打印份數(shù)，避免過度打印。3.規(guī)范使用原則：確保打印設(shè)備的正常使用，規(guī)范打印操作流程，保證打印質(zhì)量。二、用紙采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需求，結(jié)合歷史用紙量，于每月末制定次月的用紙采購(gòu)計(jì)劃，并提交至行政部門。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確用紙的種類、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息。（二）采購(gòu)流程1.行政部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總審核，結(jié)合庫(kù)存情況，編制公司/組織月度用紙采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部門按照公司/組織的采購(gòu)制度進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)部門應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的紙張供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。（三）驗(yàn)收與入庫(kù)1.紙張到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門和使用部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括紙張的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。3.驗(yàn)收合格的紙張由行政部門辦理入庫(kù)手續(xù)，按照類別、規(guī)格進(jìn)行分類存放，并建立庫(kù)存臺(tái)賬。三、打印設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求和工作實(shí)際，合理配置打印設(shè)備，確保滿足日常辦公需要。2.優(yōu)先選用節(jié)能環(huán)保型打印設(shè)備，鼓勵(lì)使用具備雙面打印、網(wǎng)絡(luò)打印等功能的設(shè)備。（二）設(shè)備維護(hù)1.行政部門負(fù)責(zé)制定打印設(shè)備的維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修和清潔，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立打印設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備的維修情況、更換部件等信息。3.對(duì)于出現(xiàn)故障的打印設(shè)備，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，維修人員應(yīng)盡快修復(fù)，減少對(duì)工作的影響。（三）設(shè)備使用管理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門打印設(shè)備的日常使用和管理，確保設(shè)備安全、正常運(yùn)行。2.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。3.禁止使用打印設(shè)備進(jìn)行與工作無關(guān)的打印活動(dòng)，如打印私人文件、圖片等。四、打印申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.員工因工作需要打印文件、資料等，應(yīng)填寫《打印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明打印內(nèi)容、份數(shù)、用途等信息。2.《打印申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至行政部門進(jìn)行打印。（二）審批權(quán)限1.一般文件、資料的打印申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要文件、涉及公司/組織機(jī)密信息的打印申請(qǐng)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.超過一定數(shù)量或金額的打印申請(qǐng)，還需經(jīng)總經(jīng)理審批。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，可先電話向部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)說明情況，事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于臨時(shí)增加的打印需求，應(yīng)盡量合并申請(qǐng)，減少不必要的打印次數(shù)。五、打印操作規(guī)范（一）排版要求1.打印前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保排版格式正確、清晰，避免出現(xiàn)排版錯(cuò)誤或亂碼。2.合理設(shè)置頁(yè)面邊距、字體、字號(hào)、行距等，確保打印效果美觀、易讀。（二）雙面打印1.在條件允許的情況下，應(yīng)優(yōu)先選擇雙面打印，以節(jié)約紙張資源。2.對(duì)于篇幅較長(zhǎng)的文件，可采用雙面打印后再進(jìn)行裝訂，提高紙張利用率。（三）彩色打印1.嚴(yán)格控制彩色打印的使用，只有在確有必要的情況下，如制作宣傳資料、演示文稿等，方可申請(qǐng)彩色打印。2.彩色打印應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的色彩模式，避免過度使用彩色墨水或toner，造成浪費(fèi)。（四）打印預(yù)覽1.在打印前，應(yīng)進(jìn)行打印預(yù)覽，檢查打印內(nèi)容是否完整、排版是否符合要求，避免出現(xiàn)打印錯(cuò)誤或浪費(fèi)紙張的情況。2.對(duì)于復(fù)雜的文檔或表格，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)預(yù)覽效果，確保打印無誤后再進(jìn)行打印。六、用紙使用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織內(nèi)各部門的用紙打印情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、打印申請(qǐng)審批情況、打印操作規(guī)范執(zhí)行情況等。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、查看打印記錄、統(tǒng)計(jì)用紙量等方式進(jìn)行。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本管理辦法的部門或個(gè)人，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.對(duì)于屢教不改或情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如通報(bào)批評(píng)、扣減績(jī)效分?jǐn)?shù)等。（三）考核機(jī)制1.建立用紙打印考核機(jī)制，將各部門的用紙量、紙張節(jié)約率等指標(biāo)納入績(jī)效考核體系。2.對(duì)在紙張節(jié)約方面表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，公司/組織將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。七、附則（一）解釋權(quán)本管理辦法由公司/組