活動(dòng)基金管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司活動(dòng)基金的管理，確?；顒?dòng)基金的合理使用，提高資金使用效益，保障公司各類(lèi)活動(dòng)的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部組織的各類(lèi)活動(dòng)所涉及的基金管理，包括但不限于員工團(tuán)建活動(dòng)、業(yè)務(wù)推廣活動(dòng)、文化建設(shè)活動(dòng)等。（三）基本原則1.合法性原則：活動(dòng)基金的管理和使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.預(yù)算管理原則：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算制度，確?；顒?dòng)基金的使用在預(yù)算范圍內(nèi)，避免超支。3.專(zhuān)款專(zhuān)用原則：活動(dòng)基金應(yīng)專(zhuān)項(xiàng)用于指定的活動(dòng)項(xiàng)目，不得挪作他用。4.效益優(yōu)先原則：注重活動(dòng)基金的使用效益，力求以最小的投入獲得最大的活動(dòng)效果。5.公開(kāi)透明原則：活動(dòng)基金的管理和使用應(yīng)保持公開(kāi)透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、活動(dòng)基金的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.編制主體：各活動(dòng)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)編制本部門(mén)活動(dòng)的基金預(yù)算。2.編制依據(jù)：根據(jù)活動(dòng)的內(nèi)容、規(guī)模、預(yù)計(jì)參與人數(shù)等因素，結(jié)合公司歷史活動(dòng)成本及市場(chǎng)行情，合理預(yù)計(jì)活動(dòng)所需費(fèi)用。3.預(yù)算內(nèi)容：活動(dòng)基金預(yù)算應(yīng)包括但不限于場(chǎng)地租賃費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、嘉賓費(fèi)用、宣傳費(fèi)用、獎(jiǎng)品及紀(jì)念品費(fèi)用等各項(xiàng)明細(xì)。4.編制時(shí)間：活動(dòng)主辦部門(mén)應(yīng)在活動(dòng)計(jì)劃確定后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)算編制，并提交至公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。（二）預(yù)算審核1.審核主體：公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各活動(dòng)主辦部門(mén)提交的預(yù)算進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容：財(cái)務(wù)部門(mén)主要審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性、完整性以及是否符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。對(duì)于預(yù)算不合理或超支的部分，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)提出修改意見(jiàn)，要求活動(dòng)主辦部門(mén)進(jìn)行調(diào)整。3.審核時(shí)間：財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在收到預(yù)算后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并反饋審核意見(jiàn)。（三）預(yù)算執(zhí)行1.活動(dòng)主辦部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照審核通過(guò)的預(yù)算執(zhí)行活動(dòng)基金的使用，不得擅自調(diào)整預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前向公司財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明調(diào)整原因及調(diào)整金額，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)活動(dòng)基金的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（四）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)活動(dòng)實(shí)際情況與預(yù)算存在較大差異，或因不可抗力等因素導(dǎo)致預(yù)算無(wú)法執(zhí)行時(shí)，活動(dòng)主辦部門(mén)可申請(qǐng)預(yù)算調(diào)整。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)包括調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算明細(xì)等內(nèi)容，并經(jīng)活動(dòng)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至公司財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)作為活動(dòng)基金后續(xù)使用的依據(jù)。三、活動(dòng)基金的使用管理（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.活動(dòng)主辦部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，及時(shí)辦理活動(dòng)基金的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、合同等相關(guān)證明材料。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)填寫(xiě)公司統(tǒng)一的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，注明費(fèi)用明細(xì)、金額、用途等信息，并經(jīng)活動(dòng)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷(xiāo)。3.對(duì)于超過(guò)一定金額的大額費(fèi)用支出，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審批。（二）支付方式1.活動(dòng)基金的支付方式應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的方式，包括支票、轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金等。對(duì)于符合公司規(guī)定的網(wǎng)上支付方式，也可優(yōu)先采用。2.采用支票支付的，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定填寫(xiě)支票信息，確保支票的安全使用。采用轉(zhuǎn)賬支付的，應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)收款單位名稱(chēng)、賬號(hào)、開(kāi)戶(hù)行等信息，確保資金準(zhǔn)確無(wú)誤地支付到指定賬戶(hù)。采用現(xiàn)金支付的，應(yīng)嚴(yán)格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定，確?，F(xiàn)金的安全和使用合規(guī)。（三）費(fèi)用控制1.活動(dòng)主辦部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制活動(dòng)基金的使用，確保各項(xiàng)費(fèi)用支出合理、合規(guī)。對(duì)于可節(jié)約的費(fèi)用項(xiàng)目，應(yīng)盡量節(jié)約使用，提高資金使用效益。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)活動(dòng)基金的使用情況進(jìn)行分析和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用控制方面存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)建議。（四）特殊情況處理1.如活動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)突發(fā)情況需要額外支出費(fèi)用的，活動(dòng)主辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并在事后按照公司規(guī)定的審批流程補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。2.對(duì)于活動(dòng)結(jié)束后剩余的活動(dòng)基金，應(yīng)及時(shí)交回公司財(cái)務(wù)部門(mén)，不得擅自留存或挪用。四、活動(dòng)基金的審批管理（一）審批流程1.活動(dòng)主辦部門(mén)提交活動(dòng)基金預(yù)算申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)活動(dòng)的重要性、預(yù)算合理性等因素進(jìn)行審批。3.對(duì)于重大活動(dòng)或涉及金額較大的活動(dòng)基金預(yù)算，應(yīng)提交公司管理層會(huì)議審議通過(guò)。（二）審批權(quán)限1.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)和金額大小，設(shè)定不同的審批權(quán)限。一般情況下，活動(dòng)基金預(yù)算在[X]元以下的，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；超過(guò)[X]元的，由公司總經(jīng)理審批；涉及金額巨大或特別重大的活動(dòng)，需經(jīng)公司董事會(huì)審議通過(guò)。2.活動(dòng)基金的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批權(quán)限與預(yù)算審批權(quán)限一致，即按照上述規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。（三）審批責(zé)任1.各級(jí)審批人員應(yīng)認(rèn)真履行審批職責(zé)，對(duì)審批事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。如因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致公司損失的，審批人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.活動(dòng)主辦部門(mén)應(yīng)對(duì)提交的預(yù)算申請(qǐng)和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)的真實(shí)性負(fù)責(zé)，確保申請(qǐng)內(nèi)容與實(shí)際活動(dòng)情況相符。五、活動(dòng)基金的監(jiān)督管理（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)活動(dòng)基金的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查活動(dòng)基金是否按照本辦法規(guī)定的預(yù)算管理、使用管理、審批管理等要求執(zhí)行。2.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)活動(dòng)基金的日常財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督，確保活動(dòng)基金的收支合規(guī)、賬目清晰。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)活動(dòng)基金的使用情況，提供財(cái)務(wù)分析報(bào)告，為公司決策提供依據(jù)。（三）員工監(jiān)督1.公司鼓勵(lì)全體員工對(duì)活動(dòng)基金的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向公司財(cái)務(wù)部門(mén)或內(nèi)部審計(jì)部門(mén)舉報(bào)。2.對(duì)于員工的舉報(bào)，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理。對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的員工，公司應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。六、活動(dòng)基金的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.活動(dòng)基金管理過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)包括預(yù)算不準(zhǔn)確導(dǎo)致超支風(fēng)險(xiǎn)、資金使用不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)、審批不規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)督不到位風(fēng)險(xiǎn)等。2.各部門(mén)應(yīng)結(jié)合自身工作實(shí)際，對(duì)活動(dòng)基金管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和分析，明確風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，采用適當(dāng)?shù)姆椒▽?duì)活動(dòng)基金管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)定期進(jìn)行，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)管理策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審批等措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)采取定期檢查、完善制度等措施；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)采取日常監(jiān)督、提醒注意等措施。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)信號(hào)，提前采取應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)