破產(chǎn)文書管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司破產(chǎn)文書的管理，確保破產(chǎn)程序中各類文書的妥善處理，保障公司及相關(guān)利益方的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在破產(chǎn)申請受理至破產(chǎn)程序終結(jié)期間所涉及的各類文書，包括但不限于破產(chǎn)申請文件、法院受理及審理相關(guān)文書、債權(quán)人會議資料、管理人工作文書、債務人財產(chǎn)處置相關(guān)文書等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)司法解釋，確保破產(chǎn)文書的制作、傳遞、保存等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.準確性原則：文書內(nèi)容應真實、準確、完整，避免虛假陳述或誤導性信息。3.及時性原則：各類文書應按照規(guī)定的時間節(jié)點及時制作、送達和處理，確保破產(chǎn)程序的順利推進。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的文書，應嚴格保密，防止信息泄露。二、破產(chǎn)文書的分類與編號（一）分類1.破產(chǎn)申請類文書：包括破產(chǎn)申請書、相關(guān)證據(jù)材料、申請破產(chǎn)的決議等。2.法院受理與審理類文書：如受理裁定書、通知書、決定書，以及開庭傳票、判決書、裁定書等。3.債權(quán)人會議類文書：會議通知、議程、報告、決議等。4.管理人工作類文書：工作計劃、工作報告、財產(chǎn)清查報告、債權(quán)審查報告、財產(chǎn)處置方案等。5.債務人財產(chǎn)處置類文書：評估報告、拍賣公告、成交確認書、抵債協(xié)議等。6.其他類文書：如和解協(xié)議、重整計劃草案、終止破產(chǎn)程序裁定書等。（二）編號為便于破產(chǎn)文書的管理和查詢，對每類文書進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號由年份、文書類別代碼、順序號組成。2.年份為公元紀年，取四位數(shù)字。3.文書類別代碼根據(jù)上述分類確定，用兩位大寫字母表示，如“PQ”表示破產(chǎn)申請類文書，“FY”表示法院受理與審理類文書等。4.順序號為該類文書的流水號，用四位數(shù)字表示。例如，2023年第5份破產(chǎn)申請類文書的編號為：2023PQ0005。三、破產(chǎn)文書的制作（一）制作主體1.公司作為破產(chǎn)申請人時，由公司指定的專人負責起草破產(chǎn)申請相關(guān)文書，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審核簽字。2.管理人負責制作破產(chǎn)程序中各類工作文書，包括但不限于工作計劃、工作報告、財產(chǎn)清查報告、債權(quán)審查報告、財產(chǎn)處置方案等。管理人應配備專業(yè)的法律、財務、審計等人員，確保文書內(nèi)容的專業(yè)性和準確性。3.法院制作的各類受理、審理文書，由法院按照法定程序和格式進行制作。（二）內(nèi)容要求1.破產(chǎn)申請類文書應詳細說明公司的基本情況、資產(chǎn)負債狀況、破產(chǎn)原因、申請破產(chǎn)的事實和理由等，并附上相關(guān)證據(jù)材料。2.管理人工作文書應客觀、準確地反映破產(chǎn)程序中的各項工作進展情況，包括債務人財產(chǎn)的接管、清查、評估、處置，債權(quán)債務的審查確認，以及對破產(chǎn)程序中重大事項的處理意見等。3.債權(quán)人會議類文書應明確會議的目的、議程、議題，以及各項決議的形成過程和結(jié)果。4.債務人財產(chǎn)處置類文書應包括財產(chǎn)評估報告、拍賣公告、成交確認書、抵債協(xié)議等，確保財產(chǎn)處置過程公開、公平、公正。5.所有文書的內(nèi)容應語言規(guī)范、邏輯清晰、表達準確，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。（三）格式規(guī)范1.文書首頁應標明文書名稱、編號、制作日期、制作主體等信息。2.正文應按照章節(jié)或段落進行合理劃分，層次分明，便于閱讀和理解。3.字體、字號、行距等應保持一致，一般采用宋體、小四號字，1.5倍行距。4.涉及簽名、蓋章的部分，應預留足夠的空間，并確保簽名、蓋章清晰可辨。5.文書如有附件，應在正文后注明附件名稱及份數(shù)，并按照順序編號，與正文一并裝訂。四、破產(chǎn)文書的傳遞與送達（一）傳遞方式1.內(nèi)部傳遞：破產(chǎn)文書在公司內(nèi)部各部門之間、公司與管理人之間、管理人內(nèi)部各工作小組之間的傳遞，應采用專人送達、機要通信、電子郵件等安全、可靠的方式進行，并做好傳遞記錄。2.外部傳遞：與法院、債權(quán)人、債務人、其他利害關(guān)系人等外部機構(gòu)或個人之間的文書傳遞，應根據(jù)具體情況選擇郵政特快專遞（EMS）、掛號信、專人送達等方式，并保留送達憑證。（二）送達要求1.送達時間：各類文書應按照法定程序和規(guī)定的時間節(jié)點及時送達。一般情況下，破產(chǎn)申請類文書應在規(guī)定的期限內(nèi)提交給法院；法院受理及審理相關(guān)文書應在收到后及時送達公司、管理人及其他相關(guān)方；債權(quán)人會議類文書應提前通知債權(quán)人，并確保在會議召開前送達參會人員；財產(chǎn)處置類文書應在處置過程中按照規(guī)定程序送達相關(guān)當事人。2.送達地址確認：在文書送達前，應要求受送達人提供準確的送達地址，并填寫送達地址確認書。送達地址確認書應包括受送達人的姓名（名稱）、地址、聯(lián)系電話等信息，并明確受送達人同意按照該地址接收文書，如有變更應及時通知送達方。3.送達證明：采用郵政特快專遞（EMS）、掛號信等方式送達的，應保留郵寄憑證，并在郵件詳情單上注明文書名稱、編號等信息；采用專人送達的，應由送達人及受送達人在送達回執(zhí)上簽字確認；采用電子郵件送達的，應保留郵件發(fā)送記錄及對方的接收回執(zhí)。五、破產(chǎn)文書的簽收與登記（一）簽收1.受送達人收到破產(chǎn)文書后，應在送達回執(zhí)或其他簽收憑證上簽字或蓋章確認。如受送達人拒絕簽收，送達人應按照法定程序邀請有關(guān)基層組織或者所在單位的代表到場，說明情況，在送達回執(zhí)上記明拒收事由和日期，由送達人、見證人簽名或者蓋章，把文書留在受送達人的住所；也可以把文書留在受送達人的住所，并采用拍照、錄像等方式記錄送達過程，即視為送達。2.對于通過電子郵件送達的文書，受送達人應在收到郵件后及時回復確認，并注明是否已閱讀及理解文書內(nèi)容。（二）登記1.設(shè)立專門的破產(chǎn)文書登記簿，對各類文書的收發(fā)情況進行詳細登記。登記簿應包括文書名稱、編號、制作日期、制作主體、送達對象、送達時間、送達方式、簽收情況等信息。2.管理人應指定專人負責文書登記工作，確保登記信息的及時、準確、完整。登記人員應定期對登記簿進行核對和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.破產(chǎn)文書登記簿應妥善保存，保存期限為破產(chǎn)程序終結(jié)后至少十年。六、破產(chǎn)文書的整理與歸檔（一）整理1.破產(chǎn)程序結(jié)束后，管理人應及時對各類破產(chǎn)文書進行整理。整理工作應按照文書類別、時間順序進行分類，剔除重復、無效或無關(guān)的文書。2.對每份文書進行編號、編目，制作文書目錄清單。文書目錄清單應包括文書名稱、編號、日期、來源、內(nèi)容摘要等信息，以便于查詢和檢索。3.對重要文書應進行掃描或復印，形成電子文檔或副本，與紙質(zhì)文書一并保存。電子文檔應按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上。（二）歸檔1.根據(jù)整理后的文書情況，按照檔案管理的要求進行歸檔。歸檔應遵循分類科學、便于查找的原則，將不同類別的文書分別裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標明類別、年度、起止日期等信息。2.編制檔案索引，建立檔案檢索系統(tǒng)。檔案索引應包括檔案編號、類別、名稱、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用檔案。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全、完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復或補充。七、破產(chǎn)文書的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱破產(chǎn)文書的，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員應對查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，應安排在指定的地點進行查閱，并提供必要的協(xié)助。查閱人員應在查閱登記表上簽字記錄查閱情況。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的破產(chǎn)文書，未經(jīng)法定程序批準，不得查閱。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱破產(chǎn)文書的，借閱人應填寫借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領(lǐng)導審核簽字后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應對借閱申請表進行嚴格審核，確保借閱理由充分、借閱期限合理。借閱人應按照約定的時間歸還借閱的文書，如確需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的文書，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改、損毀或丟失。如發(fā)現(xiàn)借閱的文書有損壞或丟失情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。八、破產(chǎn)文書的保密與銷毀（一）保密1.參與破產(chǎn)程序的所有人員，包括公司員工、管理人成員、法院工作人員等，應對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的破產(chǎn)文書嚴格保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在破產(chǎn)文書的制作、傳遞、保存、查閱、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的保密場所、對電子文檔進行加密處理、限制知悉范圍等。3.如因工作需要必須披露敏感信息的，應按照法定程序和公司規(guī)定進行審批，并與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務和責任。（二）銷毀1.破產(chǎn)程序終結(jié)后，對于已超過保管期限或已無保存價值的破產(chǎn)文書，應按照公司檔案銷毀制度進行銷毀。2.銷毀前，應編制銷毀清單，詳細記錄擬銷毀文書的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人、公司分管領(lǐng)導審核簽字。3.銷毀工作應在專人監(jiān)督下進行，確保文書被徹底銷毀。銷毀過程中產(chǎn)生的廢棄物應妥善處理，防止信息泄露。4.銷毀清單應與相關(guān)檔案資料一并保存，保存期限為銷毀后至少十年。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應建立健全破產(chǎn)文書管理的內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對破產(chǎn)文書的制作、傳遞、送達、簽收、登記、整理、歸檔、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.管理人應加強對自身工作文書的管理，建立內(nèi)部審核制度，確保文書內(nèi)