電腦軟件管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司電腦軟件的管理，規(guī)范軟件的采購、使用、維護和處置等行為，確保軟件資產(chǎn)的安全、有效使用，提高公司信息化水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有使用電腦軟件的部門和個人，包括但不限于辦公軟件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件、開發(fā)工具軟件等。（三）管理原則1.合法性原則：軟件的采購、使用和管理必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，不得使用未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件。2.規(guī)范化原則：建立健全軟件管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責和操作規(guī)范，確保軟件管理工作有序進行。3.效益性原則：合理配置軟件資源，提高軟件使用效率，降低軟件采購和維護成本，為公司創(chuàng)造經(jīng)濟效益。4.安全性原則：加強軟件的安全管理，防止軟件數(shù)據(jù)泄露、被篡改或遭受惡意攻擊，保障公司信息安全。二、軟件采購管理（一）需求調(diào)研與評估1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出軟件采購申請，詳細說明軟件的功能要求、使用范圍、預計使用人數(shù)等信息。2.信息技術(shù)部門對采購申請進行調(diào)研和評估，結(jié)合公司現(xiàn)有軟件資源和技術(shù)架構(gòu)，分析軟件的必要性、可行性和適用性。3.對于涉及金額較大或技術(shù)復雜的軟件采購項目，信息技術(shù)部門可組織相關(guān)專家進行論證，形成評估報告，為采購決策提供依據(jù)。（二）采購流程1.采購申請經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導批準后，提交至采購部門。2.采購部門按照公司采購管理制度，通過招標、詢價、競爭性談判等方式，選擇合適的軟件供應(yīng)商進行采購。3.在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確軟件的功能、價格、交付時間、售后服務(wù)等條款，確保公司權(quán)益得到保障。4.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購進度，確保軟件按時、按質(zhì)、按量交付。軟件交付時，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。（三）采購預算管理1.財務(wù)部門根據(jù)公司年度預算編制要求，結(jié)合軟件采購計劃，編制軟件采購預算。2.軟件采購預算應(yīng)明確采購項目、金額、資金來源等信息，并報公司預算管理委員會審核批準。3.采購部門應(yīng)嚴格按照批準的預算進行采購，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整預算，應(yīng)按照公司預算調(diào)整程序辦理。三、軟件使用管理（一）安裝與授權(quán)1.信息技術(shù)部門負責按照軟件使用說明和公司相關(guān)規(guī)定，為員工安裝軟件。未經(jīng)授權(quán)，員工不得私自安裝軟件。2.對于需要授權(quán)使用的軟件，信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同或授權(quán)協(xié)議，為員工辦理軟件授權(quán)手續(xù)，確保軟件合法使用。3.員工在使用軟件過程中，應(yīng)妥善保管軟件授權(quán)文件和密碼，不得擅自將軟件授權(quán)轉(zhuǎn)讓給他人使用。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照軟件使用說明和操作規(guī)程，正確使用軟件，不得進行違規(guī)操作，以免影響軟件的正常運行和數(shù)據(jù)安全。2.員工在使用軟件過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件存在問題或故障，應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報告，不得自行處理。3.禁止員工使用未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件或破解版軟件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。4.對于涉及公司機密信息的軟件，員工應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，采取必要的安全措施，防止信息泄露。（三）數(shù)據(jù)管理1.員工應(yīng)定期備份軟件中的重要數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并按照公司規(guī)定進行妥善保管。2.在軟件升級、更換或停用前，員工應(yīng)及時備份相關(guān)數(shù)據(jù)，并按照公司規(guī)定進行數(shù)據(jù)遷移或處置。3.禁止員工擅自刪除、修改或共享軟件中的數(shù)據(jù)，如需對數(shù)據(jù)進行操作，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。四、軟件維護管理（一）維護計劃制定1.信息技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)軟件的使用情況和技術(shù)發(fā)展趨勢，制定軟件維護計劃，明確維護內(nèi)容、維護時間、維護人員等信息。2.軟件維護計劃應(yīng)包括軟件的日常維護、故障排除、升級更新、安全防護等方面的內(nèi)容，確保軟件始終處于良好的運行狀態(tài)。（二）維護實施1.信息技術(shù)部門按照軟件維護計劃，組織維護人員對軟件進行維護操作。在維護過程中，應(yīng)做好詳細的記錄，包括維護時間、維護內(nèi)容、維護結(jié)果等信息。2.對于軟件出現(xiàn)的故障，維護人員應(yīng)及時進行排查和修復，確保軟件盡快恢復正常運行。如遇重大故障，應(yīng)及時向上級報告，并采取應(yīng)急措施，減少對公司業(yè)務(wù)的影響。3.根據(jù)軟件供應(yīng)商發(fā)布的升級補丁或新版本，信息技術(shù)部門應(yīng)及時組織對軟件進行升級更新，確保軟件功能的完善和性能的提升。在升級更新前，應(yīng)進行充分的測試，確保升級更新的安全性和穩(wěn)定性。（三）維護費用管理1.財務(wù)部門根據(jù)軟件維護計劃和實際維護情況，編制軟件維護費用預算。軟件維護費用預算應(yīng)包括維護人員費用、軟件升級費用、技術(shù)支持費用等方面的內(nèi)容。2.軟件維護費用應(yīng)嚴格按照預算進行控制，如因特殊原因需要調(diào)整預算，應(yīng)按照公司預算調(diào)整程序辦理。3.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對軟件維護費用進行統(tǒng)計和分析，評估維護效果，優(yōu)化維護成本，提高資金使用效益。五、軟件處置管理（一）處置申請1.當軟件不再使用或因其他原因需要處置時，使用部門應(yīng)填寫軟件處置申請，詳細說明軟件的名稱、版本、購置時間、處置原因等信息。2.軟件處置申請經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導批準后，提交至信息技術(shù)部門。（二）處置方式1.對于不再使用但仍有價值的軟件，信息技術(shù)部門可進行資產(chǎn)調(diào)劑，供其他部門使用。2.對于已無使用價值的軟件，信息技術(shù)部門應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置規(guī)定，進行報廢處理。在報廢處理前，應(yīng)確保軟件中的數(shù)據(jù)已進行妥善備份或清除，防止數(shù)據(jù)泄露。3.對于涉及公司機密信息的軟件，在處置時應(yīng)按照公司保密制度進行嚴格的保密處理，確保公司機密信息不被泄露。（三）處置記錄1.信息技術(shù)部門應(yīng)對軟件處置過程進行詳細記錄，包括處置時間、處置方式、處置結(jié)果等信息。2.軟件處置記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立軟件管理監(jiān)督機制，由信息技術(shù)部門負責對軟件采購、使用、維護和處置等環(huán)節(jié)進行日常監(jiān)督檢查。2.審計部門定期對軟件管理情況進行審計，檢查軟件管理是否符合公司相關(guān)規(guī)定和法律法規(guī)要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.軟件采購是否符合公司采購流程和預算管理要求，采購合同是否規(guī)范有效。2.軟件使用是否合法合規(guī)，是否存在違規(guī)操作和使用盜版軟件的情況。3.軟件維護是否及時有效，維護記錄是否完整準確。4.軟件處置是否按照規(guī)定進行，處置記錄是否齊全。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警