充電樁公司傳真機(jī)使用管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范公司傳真機(jī)的使用，確保傳真通信的高效、準(zhǔn)確和安全。秉持公司“創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)、服務(wù)至上、綠色共享”的企業(yè)文化，以提高工作效率、降低運(yùn)營(yíng)成本為設(shè)計(jì)理念，在扁平化管理模式下，實(shí)現(xiàn)資源的合理分配與利用，同時(shí)兼顧社會(huì)效益。通過(guò)明確傳真機(jī)使用的各項(xiàng)規(guī)范，保障公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，提升整體運(yùn)營(yíng)水平。二、適用范圍本規(guī)定適用于充電樁公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）行政部門行政部門作為傳真機(jī)使用管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)傳真機(jī)的采購(gòu)、安裝、維護(hù)與報(bào)廢處理等工作。同時(shí)，制定傳真機(jī)使用的相關(guān)培訓(xùn)計(jì)劃，確保員工能夠正確使用傳真設(shè)備。行政部門需指定專人負(fù)責(zé)傳真機(jī)的日常管理，包括檢查設(shè)備運(yùn)行狀況、清理傳真記錄等。（二）使用部門各使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門傳真機(jī)的使用操作。使用人員需嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行傳真發(fā)送與接收，及時(shí)處理傳真文件，并做好相關(guān)記錄。對(duì)于重要傳真文件，需及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。四、管理內(nèi)容與流程（一）傳真發(fā)送1.準(zhǔn)備工作發(fā)送傳真前，員工需確認(rèn)傳真內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確，排版合理。對(duì)重要文件，應(yīng)進(jìn)行備份。同時(shí)，檢查傳真機(jī)是否處于正常工作狀態(tài)，紙張是否充足。2.填寫(xiě)傳真封面為便于對(duì)方識(shí)別和處理，發(fā)送傳真時(shí)需填寫(xiě)傳真封面。封面內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)送方公司名稱、部門、聯(lián)系人、聯(lián)系電話，接收方公司名稱、部門、聯(lián)系人、傳真號(hào)碼，傳真頁(yè)數(shù)以及傳真主題等信息。3.發(fā)送操作將需發(fā)送的文件放置在傳真機(jī)進(jìn)紙口，按照傳真機(jī)操作說(shuō)明輸入接收方傳真號(hào)碼，確認(rèn)號(hào)碼無(wú)誤后，啟動(dòng)發(fā)送功能。發(fā)送過(guò)程中，密切關(guān)注傳真機(jī)的工作狀態(tài)，若出現(xiàn)卡紙等異常情況，及時(shí)處理。發(fā)送完成后，檢查傳真機(jī)給出的發(fā)送報(bào)告，確認(rèn)傳真是否成功發(fā)送。若發(fā)送失敗，應(yīng)重新發(fā)送或與接收方聯(lián)系確認(rèn)傳真號(hào)碼是否正確。（二）傳真接收1.日常接收傳真機(jī)接收傳真時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)查看。對(duì)于清晰完整的傳真文件，立即從傳真機(jī)中取出，并按照文件的性質(zhì)和緊急程度進(jìn)行分類處理。2.不清晰或不完整傳真處理若接收的傳真文件不清晰或不完整，使用人員應(yīng)及時(shí)與發(fā)送方聯(lián)系，說(shuō)明情況并請(qǐng)求重新發(fā)送。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)信息的傳真，需特別重視，確保獲取完整準(zhǔn)確的內(nèi)容。（三）傳真文件管理1.分類歸檔各部門接收的傳真文件應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時(shí)間等進(jìn)行分類歸檔。重要傳真文件應(yīng)單獨(dú)存放，并建立電子或紙質(zhì)索引，以便快速查找。2.保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，傳真文件的保存期限根據(jù)其重要性和業(yè)務(wù)性質(zhì)而定。一般業(yè)務(wù)傳真文件保存期限為[X]年，重要合同、協(xié)議等傳真文件保存期限為[X]年。保存期滿后，按照公司檔案銷毀流程進(jìn)行處理。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利員工有權(quán)在工作需要時(shí)使用公司傳真機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通。在使用過(guò)程中，若傳真機(jī)出現(xiàn)故障，員工有權(quán)及時(shí)向行政部門報(bào)修，以保障工作的正常開(kāi)展。（二）員工義務(wù)1.員工應(yīng)遵守本規(guī)定，正確、合理使用傳真機(jī)，不得利用傳真機(jī)發(fā)送與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容。2.嚴(yán)格保護(hù)公司商業(yè)機(jī)密和客戶信息，對(duì)于涉及機(jī)密內(nèi)容的傳真文件，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行妥善處理，不得隨意泄露。3.積極配合行政部門對(duì)傳真機(jī)的管理和維護(hù)工作，如發(fā)現(xiàn)傳真機(jī)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（三）客戶權(quán)利客戶在與公司進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)過(guò)程中，有權(quán)通過(guò)傳真方式發(fā)送和接收相關(guān)文件。公司應(yīng)確保傳真通信的暢通，及時(shí)處理客戶傳真。（四）客戶義務(wù)客戶應(yīng)確保傳真內(nèi)容真實(shí)、合法，不得發(fā)送違法違規(guī)或虛假信息。若因客戶原因?qū)е聜髡嫱ㄐ懦霈F(xiàn)問(wèn)題，客戶應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制行政部門定期對(duì)傳真機(jī)的使用情況進(jìn)行檢查，包括傳真記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等。檢查內(nèi)容包括傳真機(jī)是否正常使用，是否存在違規(guī)發(fā)送傳真的情況，傳真文件的管理是否規(guī)范等。同時(shí)，接受員工和客戶的監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)于違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）考核機(jī)制1.將傳真機(jī)使用規(guī)范納入員工績(jī)效考核體系。對(duì)于嚴(yán)格遵守規(guī)定，在傳真機(jī)使用和管理方面表現(xiàn)出色的員工，給予一定的績(jī)效加分或獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反傳真機(jī)使用規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績(jī)效扣分或處罰。如因違規(guī)使用傳真機(jī)導(dǎo)致公司利益受損的，將按照公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。3.對(duì)于頻繁出現(xiàn)傳真機(jī)使用問(wèn)題的部門，將影響部門整體績(jī)效考核成績(jī)。行政部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，督促其整改。七、附則（一）本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施。如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。（二）隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和傳真技術(shù)的更新，行政部門將適時(shí)對(duì)本規(guī)定進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，以確保規(guī)定的有效性和適應(yīng)性。（三）本規(guī)定的制定與執(zhí)行，旨在促