金融公司電話機使用管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在規(guī)范本金融公司電話機的使用與管理，確保公司通信的順暢、高效，提升工作效率，降低運營成本，同時維護公司正常的辦公秩序，體現(xiàn)公司的專業(yè)形象與企業(yè)文化。公司秉持“客戶至上、誠信創(chuàng)新、高效協(xié)作、以人為本”的企業(yè)文化，電話機的使用管理應遵循這一理念，保障員工在工作中能夠充分、合理地利用通信設(shè)備，更好地為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務。本規(guī)定依據(jù)公司的管理需求與實際運營情況制定，堅持扁平化管理原則，減少管理層次，提高信息傳遞效率，確保每一位員工都能清晰了解電話機使用規(guī)則并嚴格遵守。二、適用范圍本規(guī)定適用于金融公司全體員工。公司內(nèi)所有電話機設(shè)備均受本規(guī)定約束。同時，對于來訪客戶在公司辦公區(qū)域使用電話機的情況，可參照本規(guī)定的相關(guān)指引進行操作。三、組織架構(gòu)與職責分工1.行政部門行政部門作為電話機使用管理的主要負責部門，承擔整體規(guī)劃、設(shè)備采購、調(diào)配與維護的職責。具體包括：根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需求，規(guī)劃電話機的數(shù)量與分布；負責電話機設(shè)備的選型與采購，確保設(shè)備質(zhì)量與性能符合公司要求；對電話機進行合理調(diào)配，滿足不同部門與崗位的工作需要；定期組織對電話機設(shè)備進行檢查與維護，保障設(shè)備正常運行。2.信息技術(shù)部門信息技術(shù)部門負責電話機的網(wǎng)絡連接與通信技術(shù)支持。確保電話機的網(wǎng)絡配置正確，通信線路暢通；及時處理電話機使用過程中出現(xiàn)的技術(shù)故障，如信號問題、通話中斷等；協(xié)助行政部門對新采購的電話機進行技術(shù)調(diào)試與驗收。3.各業(yè)務部門各業(yè)務部門應配合行政與信息技術(shù)部門做好電話機的使用管理工作。指定專人負責本部門電話機的日常管理，督促員工遵守電話機使用規(guī)定；及時反饋電話機使用過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助相關(guān)部門進行處理。四、管理內(nèi)容與流程1.電話機的配置與發(fā)放行政部門根據(jù)各部門的人員數(shù)量、業(yè)務需求等因素，確定各部門電話機的配置數(shù)量與型號。新員工入職時，所在部門向行政部門提出電話機使用申請，行政部門審核通過后，為員工發(fā)放電話機，并做好登記工作，記錄電話機的編號、型號、發(fā)放時間、使用人等信息。2.電話機的使用規(guī)范-工作用途：電話機主要用于公司業(yè)務相關(guān)的溝通與交流，嚴禁員工使用公司電話機進行私人事務的長時間通話。員工應優(yōu)先使用公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)進行工作溝通，如內(nèi)線電話、即時通訊工具等，以提高工作效率。-通話禮儀：員工在使用電話機時，應遵循良好的通話禮儀。接聽電話要及時，使用禮貌用語，態(tài)度熱情、專業(yè)；撥打電話前應做好充分準備，明確通話目的，簡潔明了地表達觀點，避免冗長、無效的通話。-愛護設(shè)備：員工應愛護電話機設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或私自更改電話機的配置。如發(fā)現(xiàn)電話機有故障或損壞，應及時向行政部門或信息技術(shù)部門報告，不得自行處理。嚴禁在電話機上張貼與工作無關(guān)的物品，保持電話機的整潔。3.電話機的維護與保養(yǎng)-日常清潔：使用人應定期對電話機進行清潔，保持話機表面的干凈、衛(wèi)生。清潔時應使用柔軟的濕布輕輕擦拭，避免使用腐蝕性的清潔劑。-定期檢查：信息技術(shù)部門應定期對電話機進行檢查，包括通話質(zhì)量、線路連接等方面。至少每月進行一次全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的問題，確保電話機的正常運行。-維修處理：當電話機出現(xiàn)故障時，使用人應及時填寫維修申請表，詳細描述故障現(xiàn)象，提交給行政部門。行政部門將申請表轉(zhuǎn)交給信息技術(shù)部門，信息技術(shù)部門應在接到申請后的[X]個工作日內(nèi)安排維修人員進行維修。對于無法當場修復的故障，維修人員應及時告知使用人預計修復時間，并提供臨時替代設(shè)備。4.電話機的報廢與更新行政部門定期對電話機設(shè)備進行評估，對于使用年限較長、維修成本過高或技術(shù)性能無法滿足工作需求的電話機，可申請報廢。報廢申請需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導審批通過后，由行政部門負責統(tǒng)一處理。同時，根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展與技術(shù)進步的需要，行政部門適時提出電話機更新計劃，經(jīng)審批后進行采購與更換，確保公司的通信設(shè)備始終保持良好的運行狀態(tài)。五、權(quán)利與義務1.員工權(quán)利-員工有權(quán)獲得符合工作需求的電話機設(shè)備，確保能夠正常開展業(yè)務工作。-員工在使用電話機過程中遇到技術(shù)問題或故障時，有權(quán)及時獲得信息技術(shù)部門的技術(shù)支持與維修服務。-員工對電話機使用管理規(guī)定有提出意見和建議的權(quán)利，公司將根據(jù)實際情況進行合理采納與改進。2.員工義務-員工有義務遵守本規(guī)定，正確、合理地使用電話機，不得違反規(guī)定進行私人通話或惡意損壞設(shè)備。-員工應妥善保管所使用的電話機，如因個人原因?qū)е码娫挋C丟失或損壞，應承擔相應的賠償責任。-員工在離職時，應將所使用的電話機完好無損地交還給行政部門，辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)對電話機的配置、使用與管理進行統(tǒng)一規(guī)劃與安排，以滿足公司整體業(yè)務發(fā)展的需要。-公司有權(quán)對員工使用電話機的情況進行監(jiān)督與檢查，對于違反規(guī)定的行為進行糾正與處理。-公司有權(quán)根據(jù)實際情況對電話機使用管理規(guī)定進行修訂與完善，確保制度的有效性與適應性。4.公司義務-公司有義務為員工提供功能完好、數(shù)量充足的電話機設(shè)備，并確保設(shè)備的正常運行。-公司應定期對電話機設(shè)備進行維護與保養(yǎng)，降低設(shè)備故障率，提高設(shè)備使用壽命。-公司應加強對員工的培訓與教育，使員工了解電話機的正確使用方法與相關(guān)規(guī)定，提升員工的使用技能與規(guī)范意識。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對各部門電話機的使用情況進行檢查，包括電話機的使用記錄、設(shè)備狀態(tài)等方面。檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、電話抽查等多種形式。-信息技術(shù)部門在日常維護工作中，如發(fā)現(xiàn)員工存在違規(guī)使用電話機的行為，應及時記錄并反饋給行政部門。-鼓勵員工相互監(jiān)督，對于發(fā)現(xiàn)并舉報他人違規(guī)使用電話機行為的員工，公司將給予適當?shù)莫剟睢?.考核機制-將電話機的使用情況納入員工績效考核體系。對于嚴格遵守規(guī)定、愛護設(shè)備的員工，在績效考核中給予適當加分；對于違反規(guī)定的員工，根據(jù)情節(jié)輕重進行扣分處理。-對于多次違規(guī)使用電話機或造成嚴重后果的員工，公司將視情況給予警告、罰款、降職等相應的紀律處分。-各部門電話機的整體使用管理情況將作為部門績效考核的一項指標。部門內(nèi)員工違規(guī)使用電話機情況嚴重的，將影響部門的整體績效得分。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由行政部門負責解釋與補充。2.本規(guī)定應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展、法律法規(guī)變化以及實際執(zhí)行情況進行