煤炭文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司煤炭文件管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，提高文件處理效率，促進公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在煤炭業(yè)務活動中形成的各類文件的管理，包括但不限于煤炭生產、銷售、運輸、安全管理等方面的文件。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司設立專門的文件管理部門，對各類煤炭文件進行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級負責原則：按照公司組織架構，明確各級部門在文件管理中的職責，實行分級負責、層層把關。3.準確及時原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)應確保信息準確、及時，避免延誤和失誤。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，加強文件的安全保密管理，防止文件泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報等。2.業(yè)務文件：涉及煤炭生產、技術、質量、安全、銷售、運輸?shù)葮I(yè)務領域的文件，如操作規(guī)程、技術標準、業(yè)務流程、合同協(xié)議等。3.技術文件：有關煤炭開采、加工、洗選等技術方面的文件，如地質報告、設計圖紙、工藝文件等。4.安全文件：關于煤炭安全生產管理的文件，如安全管理制度、應急預案、安全檢查記錄等。5.財務文件：與煤炭業(yè)務相關的財務報表、預算計劃、成本核算等文件。（二）文件編號1.為便于文件的識別、查詢和管理，對各類文件進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：文件類別代碼：采用兩位大寫字母表示，如“XZ”代表行政文件，“YW”代表業(yè)務文件，“JS”代表技術文件，“AQ”代表安全文件，“CW”代表財務文件。年份代碼：采用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”代表2023年。順序號：采用四位阿拉伯數(shù)字，從0001開始依次編號。2.示例：一份2023年發(fā)布的行政文件，編號為XZ20230001；一份2023年的技術文件，編號為JS20230002。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應根據(jù)工作需要，由相關部門或人員負責。起草人員應深入了解文件的背景和目的，確保文件內容符合公司實際情況和相關法律法規(guī)、行業(yè)標準要求。2.起草文件應語言規(guī)范、表達準確、邏輯清晰，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。文件內容應包括標題、主送單位、正文、附件、落款等部分。3.涉及多個部門的文件，應由主辦部門牽頭，會同相關部門共同起草，確保文件內容全面、協(xié)調一致。（二）審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核內容包括文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性和可行性等方面。2.部門負責人應認真審核文件內容，提出修改意見和建議，并簽字確認。對于重要文件，還應提交公司分管領導進行審核。3.審核通過的文件，由起草部門按照規(guī)定格式進行排版和打印，準備正式發(fā)文。四、文件簽發(fā)與發(fā)布（一）簽發(fā)1.文件經審核通過后，應按照公司文件審批流程進行簽發(fā)。一般文件由部門負責人簽發(fā)；重要文件由公司分管領導簽發(fā)；涉及公司重大決策、重要事項的文件，由公司主要領導簽發(fā)。2.簽發(fā)人應認真審閱文件內容，對文件的準確性、完整性和規(guī)范性負責，并在文件上簽署意見和姓名、日期。（二）發(fā)布1.文件簽發(fā)后，由文件管理部門負責按照規(guī)定的范圍和方式進行發(fā)布。發(fā)布方式包括內部辦公系統(tǒng)發(fā)布、紙質文件發(fā)放、會議傳達等。2.對于需要在公司內部廣泛傳達的文件，應通過內部辦公系統(tǒng)發(fā)布，并及時通知相關人員查閱。對于紙質文件，應按照規(guī)定的份數(shù)進行打印和發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。3.文件發(fā)布后，文件管理部門應及時跟蹤文件的傳達和執(zhí)行情況，確保文件精神得到有效貫徹落實。五、文件傳遞與簽收（一）傳遞1.文件傳遞應確保安全、及時、準確。對于紙質文件，應通過專人送達、機要通信、郵政快遞等方式進行傳遞；對于電子文件，應通過公司內部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進行傳遞。2.文件傳遞過程中，應做好文件的封裝、標識和保護工作，防止文件丟失、損壞或泄露。（二）簽收1.文件接收部門或人員在收到文件后，應及時進行簽收。簽收時應核對文件的名稱、編號、份數(shù)、傳遞方式等信息，并在文件簽收登記表上簽字確認。2.對于重要文件或緊急文件，接收部門或人員應優(yōu)先處理，并及時反饋文件的處理情況。六、文件使用與借閱（一）使用1.公司員工應按照文件規(guī)定的使用范圍和要求，正確使用文件。未經文件管理部門批準，不得擅自擴大文件的使用范圍或更改文件內容。2.文件使用過程中，應妥善保管文件，防止文件損壞、丟失或泄露。使用完畢后，應及時將文件歸還文件管理部門。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經部門負責人簽字同意后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。2.文件管理部門應對借閱申請表進行審核，對于符合借閱條件的，予以批準并發(fā)放文件。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應嚴格遵守文件借閱規(guī)定，不得將借閱的文件轉借他人或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應及時歸還文件，并在文件借閱登記表上簽字注銷。七、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應按照文件歸檔要求，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合文件形成規(guī)律和特點。2.歸檔文件應按照文件分類和編號規(guī)則進行整理，編制文件目錄，填寫文件歸檔登記表。文件目錄應包括文件編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.每年年底，承辦部門應將本年度歸檔文件移交文件管理部門統(tǒng)一保管。文件管理部門應對歸檔文件進行核對、清點和驗收，確保歸檔文件的質量。（二）保管1.文件管理部門應設立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設施、溫濕度控制設備等，確保文件的安全保管。2.文件檔案室應建立健全檔案管理制度，對檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.根據(jù)文件的重要性和保存價值，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的文件主要是涉及公司重大決策、重要歷史資料等；長期保管的文件一般為10年以上；短期保管的文件為10年以下。八、文件查閱與復制（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，應填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息，經部門負責人簽字同意后，到文件管理部門辦理查閱手續(xù)。2.文件管理部門應對查閱申請表進行審核，對于符合查閱條件的，予以批準并提供查閱服務。查閱人員應在文件查閱登記表上簽字記錄查閱情況。3.查閱文件應在文件管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將文件帶出檔案室。如需摘錄或復印文件內容，應經文件管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）復制1.因工作需要復制文件的，應填寫文件復制申請表，注明復制文件的名稱、編號、復制份數(shù)、復制用途等信息，經部門負責人簽字同意后，到文件管理部門辦理復制手續(xù)。2.文件管理部門應對復制申請表進行審核，對于符合復制條件的，予以批準并按照規(guī)定進行復制。復制文件應使用統(tǒng)一的紙張和設備，確保復制質量。3.復制文件應進行登記，記錄復制文件的名稱、編號、復制份數(shù)、復制日期、申請人等信息。復制文件的發(fā)放應按照文件傳遞與簽收的規(guī)定進行。九、文件保密與銷毀（一）保密1.公司員工應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、安全秘密等重要文件進行保密。2.文件管理部門應加強對文件保密工作的管理，采取必要的保密措施，如設置保密標識、限制查閱范圍、加密存儲等，防止文件泄露。3.對于涉及公司機密的文件，應在文件上加蓋“機密”、“絕密”等保密標識，并按照規(guī)定的范圍和程序進行傳遞、使用和保管。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應由文件管理部門提出銷毀申請，填寫文件銷毀申請表，注明銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經公司分管領導批準后，進行銷毀處理。2.文件銷毀應采用安