行政電子管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司/組織行政事務(wù)的電子管理流程，提高行政工作效率，確保行政信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，促進(jìn)公司/組織的信息化建設(shè)與發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及行政電子管理的部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保行政電子管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：行政電子信息的錄入、存儲(chǔ)、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)應(yīng)保證信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤或決策偏差。3.安全性原則：采取有效措施保障行政電子信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，確保公司/組織的核心行政數(shù)據(jù)安全。4.便捷性原則：充分利用電子信息技術(shù)手段，優(yōu)化行政工作流程，提高行政工作效率，為公司/組織各部門及員工提供便捷的服務(wù)。二、行政電子管理職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善行政電子管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)行政電子信息系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理，包括系統(tǒng)的安裝、升級(jí)、故障排除等工作。3.負(fù)責(zé)行政電子文件的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索、備份等工作，確保文件的規(guī)范管理。4.負(fù)責(zé)行政電子印章的制作、保管、使用及監(jiān)督管理，確保印章使用的安全與規(guī)范。5.負(fù)責(zé)行政電子檔案的整理、歸檔、保管及查閱利用等工作，確保檔案資料的完整性和可追溯性。（二）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)為行政電子管理提供技術(shù)支持，包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建與維護(hù)、服務(wù)器的管理等。2.協(xié)助行政部門進(jìn)行行政電子信息系統(tǒng)的選型、建設(shè)與優(yōu)化，提供技術(shù)方案和建議。3.負(fù)責(zé)對(duì)行政電子信息系統(tǒng)的安全防護(hù)進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，制定安全策略，防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)。4.負(fù)責(zé)對(duì)行政電子管理相關(guān)人員進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，提高其信息技術(shù)應(yīng)用能力。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門行政電子信息的產(chǎn)生、收集、整理和上傳，確保信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照行政電子管理規(guī)定，及時(shí)處理本部門的行政電子文件和事務(wù)，配合行政部門做好相關(guān)工作。3.負(fù)責(zé)本部門行政電子設(shè)備的日常維護(hù)與管理，保證設(shè)備正常運(yùn)行，妥善保管設(shè)備賬號(hào)和密碼。三、行政電子文件管理（一）文件的生成與收集1.各部門在行政工作中應(yīng)按照規(guī)范格式和要求，通過電子辦公軟件生成行政電子文件。文件內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，符合公司/組織的行政管理制度和業(yè)務(wù)流程。2.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的行政電子文件，確保文件不遺漏。對(duì)于重要文件，應(yīng)建立專門的收集記錄，注明文件名稱、生成時(shí)間、來源等信息。（二）文件的分類與編號(hào)1.行政部門應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和來源，對(duì)行政電子文件進(jìn)行分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于文件的存儲(chǔ)、檢索和管理。2.行政部門應(yīng)為每份行政電子文件編制唯一的編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)文件的類別、年份、順序等信息，確保文件編號(hào)的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）文件的存儲(chǔ)1.行政電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司/組織指定的電子存儲(chǔ)設(shè)備或存儲(chǔ)系統(tǒng)中。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文件存儲(chǔ)的安全性和可靠性。2.對(duì)于重要的行政電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、云存儲(chǔ)備份等多種形式，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）文件的檢索與利用1.行政部門應(yīng)建立完善的行政電子文件檢索系統(tǒng)，方便各部門及員工快速準(zhǔn)確地查找所需文件。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按文件編號(hào)、標(biāo)題、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行檢索。2.各部門及員工如需查閱行政電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行申請(qǐng)。行政部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)于符合權(quán)限和流程的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)提供文件查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（五）文件的修改與廢止1.行政電子文件如需修改，應(yīng)由文件的起草部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人提出修改申請(qǐng)，并說明修改原因和內(nèi)容。修改申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修改，并更新文件的編號(hào)和存儲(chǔ)信息。2.對(duì)于已廢止的行政電子文件，行政部門應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和清理，確保文件不再被誤使用。廢止文件應(yīng)妥善保存一定期限，以備后續(xù)查閱和審計(jì)需要。四、行政電子印章管理（一）印章的制作1.行政電子印章的制作應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保印章的合法性和安全性。2.行政電子印章的制作應(yīng)由具備資質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，制作過程應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證和加密處理，確保印章的唯一性和不可復(fù)制性。（二）印章的保管1.行政電子印章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和安全意識(shí)。2.保管人員應(yīng)妥善保管行政電子印章的密鑰或存儲(chǔ)介質(zhì)，確保密鑰或存儲(chǔ)介質(zhì)的安全。密鑰或存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，防止密鑰丟失或被盜用。（三）印章的使用1.行政電子印章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的規(guī)定流程進(jìn)行審批。使用部門或人員應(yīng)填寫印章使用申請(qǐng)表，注明使用事項(xiàng)、文件名稱、使用時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.行政部門應(yīng)在收到印章使用申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核。審核通過后，由保管人員按照規(guī)定的操作流程使用行政電子印章進(jìn)行文件蓋章，并做好蓋章記錄。3.行政電子印章的使用應(yīng)采用加密技術(shù)，確保印章使用過程的安全性和可追溯性。蓋章后的文件應(yīng)進(jìn)行電子簽名或數(shù)字水印處理，防止文件被篡改。（四）印章的監(jiān)督與審計(jì)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)行政電子印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章使用符合規(guī)定流程和要求。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)行政電子印章的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章的制作、保管、使用等環(huán)節(jié)是否存在安全隱患和違規(guī)行為。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。五、行政電子檔案管理（一）檔案的整理與歸檔1.各部門應(yīng)在行政工作結(jié)束后，及時(shí)對(duì)本部門產(chǎn)生的行政電子文件進(jìn)行整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理后的行政電子文件應(yīng)定期移交行政部門進(jìn)行歸檔。行政部門應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定，對(duì)接收的電子文件進(jìn)行進(jìn)一步的審核和整理，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.行政電子檔案應(yīng)按照年度、類別等進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案目錄和索引，便于檔案的查找和利用。（二）檔案的保管1.行政電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備或存儲(chǔ)系統(tǒng)中，并采取有效的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)行政電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。3.行政電子檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。（三）檔案的查閱與利用1.各部門及員工如需查閱行政電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行申請(qǐng)。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.行政部門應(yīng)在收到查閱申請(qǐng)后及時(shí)進(jìn)行審核，對(duì)于符合權(quán)限和流程的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱人員應(yīng)按照規(guī)定的方式和范圍進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、傳播或篡改檔案信息。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密或敏感信息的行政電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，查閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，確保檔案信息的安全。（四）檔案的鑒定與銷毀1.行政部門應(yīng)定期對(duì)行政電子檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組共同進(jìn)行。2.對(duì)于已確定銷毀的行政電子檔案，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息，確保銷毀工作的可追溯性。3.行政電子檔案的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀等，防止檔案信息被恢復(fù)或泄露。六、行政電子設(shè)備管理（一）設(shè)備的配備與采購(gòu)1.根據(jù)公司/組織行政工作的需要，合理配備行政電子設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。2.行政部門應(yīng)按照公司/組織的采購(gòu)管理制度，負(fù)責(zé)行政電子設(shè)備的采購(gòu)工作。采購(gòu)過程中應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價(jià)格合理的設(shè)備，并確保設(shè)備符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。（二）設(shè)備的使用與維護(hù)1.各部門及員工應(yīng)按照設(shè)備的操作規(guī)程正確使用行政電子設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的配置和參數(shù)。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)行政電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，安排專業(yè)人員進(jìn)行設(shè)備的檢查、維修、保養(yǎng)等工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)于設(shè)備出現(xiàn)的故障，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，行政部門應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。維修記錄應(yīng)包括設(shè)備名稱、故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修內(nèi)容等信息。（三）設(shè)備的報(bào)廢與處置1.行政電子設(shè)備達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)，使用部門應(yīng)填寫設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，說明設(shè)備報(bào)廢原因、使用年限、設(shè)備現(xiàn)狀等信息，并提交行政部門審核。2.行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合報(bào)廢條件的設(shè)備，應(yīng)按照公司/組織的資產(chǎn)處置規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。3.設(shè)備報(bào)廢后，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)核銷，并妥善處理設(shè)備的殘值。設(shè)備殘值的處置應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保資產(chǎn)處置的合規(guī)性和效益性。七、行政電子信息安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全行政電子信息安全管理制度，明確信息安全管理的職責(zé)、流程和要求，確保行政電子信息安全管理工作有章可循。2.定期對(duì)行政電子信息安全管理制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，及時(shí)完善制度內(nèi)容，提高制度的適應(yīng)性和有效性。（二）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)行政電子管理相關(guān)人員的安全意識(shí)教育和培訓(xùn)，提高其信息安全意識(shí)和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括信息安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等。2.對(duì)行政電子管理相關(guān)人員進(jìn)行背景審查和權(quán)限管理，確保人員具備必要的資質(zhì)和能力，避免因人員問題導(dǎo)致信息安全事故。3.與行政電子管理相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)，防止信息泄露。（三）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強(qiáng)行政電子信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。2.定期對(duì)行政電子信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行檢測(cè)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全漏洞，確保網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行。3.制定網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案，明確在網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，提高應(yīng)急響應(yīng)能力，減少損失。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)行政電子