采購輔材管理辦法總則目的為了規(guī)范公司采購輔材的管理流程，確保采購輔材的質(zhì)量、降低采購成本、提高采購效率，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各項目涉及的所有采購輔材的管理活動，包括輔材的計劃、采購、驗收、存儲、發(fā)放、使用及盤點等環(huán)節(jié)。定義本辦法所稱采購輔材，是指在公司生產(chǎn)、運營過程中，除主要原材料之外，為保證生產(chǎn)順利進(jìn)行、設(shè)備正常運轉(zhuǎn)、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定等所需要的各種輔助性材料，如各類工具、耗材、包裝材料、辦公用品等。管理職責(zé)采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購輔材的采購計劃和采購策略。2.尋找、評估和選擇合格的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。3.執(zhí)行采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保輔材按時、按質(zhì)、按量到貨。4.處理采購過程中的各類問題，如供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等。5.定期對采購成本進(jìn)行分析和控制，尋找降低成本的機會。需求部門1.準(zhǔn)確提出采購輔材的需求計劃，明確輔材的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求和使用時間等。2.參與采購輔材的驗收工作，對輔材的質(zhì)量和適用性進(jìn)行確認(rèn)。3.合理使用和保管采購輔材，避免浪費和損壞。倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)采購輔材的驗收、入庫、存儲和保管工作。2.建立輔材庫存臺賬，準(zhǔn)確記錄輔材的出入庫情況和庫存數(shù)量。3.定期對庫存輔材進(jìn)行盤點，確保賬實相符。4.按照規(guī)定的程序和要求發(fā)放采購輔材，做好發(fā)放記錄。質(zhì)量控制部門1.制定采購輔材的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范。2.對采購輔材進(jìn)行質(zhì)量檢驗和檢測，確保輔材符合質(zhì)量要求。3.處理采購輔材的質(zhì)量問題，如不合格品的退換貨、索賠等。財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)采購輔材的資金預(yù)算和成本核算。2.審核采購合同和付款申請，確保采購資金的合理使用。3.與供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)算，辦理付款手續(xù)。采購計劃管理需求申請各需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)、運營計劃和實際需求，提前制定采購輔材的需求計劃，并填寫《采購輔材需求申請表》，注明輔材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。計劃審核采購部門收到各需求部門的《采購輔材需求申請表》后，應(yīng)進(jìn)行匯總和審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、可行性等。對于不合理或不必要的需求，采購部門應(yīng)與需求部門進(jìn)行溝通和協(xié)商，提出調(diào)整建議。計劃制定采購部門根據(jù)審核通過的需求計劃，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購輔材的采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購的輔材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、供應(yīng)商等信息，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃變更、市場供應(yīng)變化等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)及時提出調(diào)整申請，經(jīng)采購部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對采購計劃進(jìn)行調(diào)整。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽等方面的信息。3.對初步篩選合格的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，評估其生產(chǎn)工藝、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等方面的情況。4.組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商評估1.采購部門應(yīng)定期對合格供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰。供應(yīng)商合作1.采購部門應(yīng)與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購輔材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.在合作過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。采購實施管理采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇結(jié)果，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購輔材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時將采購訂單副本發(fā)送給需求部門、倉庫管理部門和財務(wù)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。采購訂單跟蹤1.采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤機制，定期對采購訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查。跟蹤內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、交貨時間、運輸情況等。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商交貨延遲或出現(xiàn)其他問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取措施解決問題，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。采購付款1.采購輔材到貨驗收合格后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《采購付款申請表》，經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后，提交給財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)按照采購合同的約定和公司的財務(wù)管理制度，及時辦理付款手續(xù)。對于不符合付款條件的，應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)商，說明原因并提出處理意見。驗收管理驗收準(zhǔn)備1.倉庫管理部門在采購輔材到貨前，應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括清理驗收場地、準(zhǔn)備驗收工具和設(shè)備等。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)采購輔材的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范，準(zhǔn)備好檢驗設(shè)備和試劑，安排好檢驗人員。驗收流程1.采購輔材到貨后，倉庫管理部門應(yīng)首先核對采購訂單和送貨單，檢查采購輔材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等是否與訂單一致。2.質(zhì)量控制部門對采購輔材進(jìn)行質(zhì)量檢驗和檢測，按照規(guī)定的抽樣方法和檢驗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗。對于需要進(jìn)行特殊檢驗的采購輔材，應(yīng)委托有資質(zhì)的檢驗機構(gòu)進(jìn)行檢驗。3.倉庫管理部門對采購輔材的外觀、包裝等進(jìn)行檢查，確保采購輔材無損壞、無變形、無受潮等情況。4.驗收合格的采購輔材，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《采購輔材入庫單》，并將采購輔材存入指定的倉庫區(qū)域。5.驗收不合格的采購輔材，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時出具《不合格品檢驗報告》，采購部門應(yīng)根據(jù)報告結(jié)果與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退換貨、補貨、索賠等。存儲管理倉庫規(guī)劃1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購輔材的性質(zhì)、特點和用途，對倉庫進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、危險品區(qū)等。2.每個存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明存儲輔材的名稱、規(guī)格、型號等信息。庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)建立輔材庫存臺賬，準(zhǔn)確記錄輔材的出入庫情況和庫存數(shù)量。2.定期對庫存輔材進(jìn)行盤點，每月進(jìn)行一次小盤點，每季度進(jìn)行一次中盤點，每年進(jìn)行一次大盤點。盤點結(jié)果應(yīng)與庫存臺賬進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。3.根據(jù)庫存情況和采購計劃，合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨情況的發(fā)生。存儲條件1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購輔材的存儲要求，提供適宜的存儲條件，如溫度、濕度、通風(fēng)等。對于有特殊存儲要求的采購輔材，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施。2.定期對倉庫進(jìn)行清潔和整理，保持倉庫的整潔和衛(wèi)生。發(fā)放管理發(fā)放申請各需求部門需要領(lǐng)用采購輔材時，應(yīng)填寫《采購輔材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用輔材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給倉庫管理部門。發(fā)放審核倉庫管理部門收到《采購輔材領(lǐng)用申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括領(lǐng)用申請的合理性、庫存數(shù)量是否充足等。對于不合理的領(lǐng)用申請，應(yīng)與需求部門進(jìn)行溝通和協(xié)商，提出調(diào)整建議。發(fā)放流程1.審核通過后，倉庫管理部門應(yīng)按照《采購輔材領(lǐng)用申請表》的要求，及時發(fā)放采購輔材。2.發(fā)放采購輔材時，倉庫管理部門應(yīng)填寫《采購輔材發(fā)放單》，注明發(fā)放輔材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間等信息，并由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。3.倉庫管理部門應(yīng)及時更新庫存臺賬，記錄采購輔材的發(fā)放情況。盤點管理盤點計劃倉庫管理部門應(yīng)制定年度盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方法和人員安排等。盤點計劃應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。盤點實施1.按照盤點計劃，組織相關(guān)人員對庫存輔材進(jìn)行全面盤點。盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真核對輔材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保賬實相符。2.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如賬實不符、損壞、過期等，應(yīng)及時記錄并查明原因。盤點報告1.盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制《采購輔材盤點報告》，報告內(nèi)容包括盤點的基本情況、盤點結(jié)果、存在的問題及處理建議等。2.《采購輔材盤點報告》應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并抄送相關(guān)部門。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購輔材的管理情況進(jìn)行審計，審計內(nèi)容包括采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇、采購合同的簽訂、采購訂單的執(zhí)行、驗收、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)。專項檢查公司應(yīng)定期組織專項檢查，對采購輔材的管理情況