各公司印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，防范印章管理風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各分公司、子公司、事業(yè)部等（以下統(tǒng)稱“各公司”）。（三）印章定義本辦法所稱印章，是指公司在對外活動和內(nèi)部管理中使用的，代表公司意志，具有法律效力的各類印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門章、業(yè)務(wù)專用章等。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.分級管理原則：按照“誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則，實行分級管理，明確各級管理職責(zé)。3.風(fēng)險防控原則：強(qiáng)化印章管理各環(huán)節(jié)的風(fēng)險防控，確保印章使用安全，防止公司利益受損。4.便捷高效原則：在確保印章安全和規(guī)范使用的前提下，優(yōu)化印章使用流程，提高工作效率。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.各部門因工作需要刻制印章的，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司行政管理部門。2.行政管理部門對申請事項進(jìn)行審核，符合刻制條件的，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)。（二）刻制要求1.印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。2.印章刻制完成后，制作單位應(yīng)出具印章刻制證明，并提供印章印模。行政管理部門應(yīng)對印章印模進(jìn)行留存?zhèn)浒?。（三）啟用流?.新印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，附上印章印模，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式啟用。2.行政管理部門應(yīng)將印章啟用信息及時通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告。3.新印章啟用后，原印章同時廢止。如有特殊情況需要保留原印章的，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并明確保留期限和使用范圍。三、印章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章由公司行政管理部門指定專人保管；合同專用章由公司合同管理部門指定專人保管；財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由公司財務(wù)部門指定專人保管；部門章、業(yè)務(wù)專用章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)與印章使用人員分離，不得由同一人兼任。3.印章保管人員應(yīng)簽訂《印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任和義務(wù)。（二）保管要求1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，并按照規(guī)定設(shè)置密碼或鑰匙。3.印章保管人員不得擅自將印章帶出公司或交予他人使用。如因工作需要攜帶印章外出的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時報告行政管理部門，并申請更換印章。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章的，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息，并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)。2.交接雙方應(yīng)在公司行政管理部門或相關(guān)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行印章交接，確保印章交接清楚、準(zhǔn)確。3.印章交接完成后，行政管理部門應(yīng)及時更新印章保管人員信息，并對印章交接情況進(jìn)行備案。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章主要用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表等的簽署；法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)的對外文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署；合同專用章主要用于公司對外簽訂合同、協(xié)議等法律文件；財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務(wù)；發(fā)票專用章主要用于公司開具發(fā)票；部門章主要用于部門內(nèi)部文件、通知、報表等的簽署；業(yè)務(wù)專用章主要用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、協(xié)議、報表等的簽署。2.印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出范圍使用。（二）使用流程1.申請：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報印章保管部門。2.審核：印章保管部門對用印申請進(jìn)行審核，重點審核用印事項是否符合公司規(guī)定、用印文件是否合法合規(guī)、用印審批手續(xù)是否齊全等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核情況進(jìn)行審批，同意用印的，在《印章使用申請表》上簽字批準(zhǔn)。4.用印：印章保管人員根據(jù)公司分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印時間、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。5.登記：用印完成后，印章保管人員應(yīng)及時將《印章使用申請表》和《印章使用登記表》歸檔保存，以備查閱。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程辦理用印審批手續(xù)的，用印部門或個人應(yīng)電話請示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行用印，并在事后及時補(bǔ)辦用印審批手續(xù)。2.涉及重大事項或重要文件的用印，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可加蓋印章。（四）禁止使用印章的情況1.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.不得在與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、材料上加蓋印章。3.不得為外單位或個人私自加蓋印章。五、印章的廢止與銷毀（一）廢止情形1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，原印章不再使用的，應(yīng)及時廢止。2.印章?lián)p壞、遺失、被盜等情況，無法繼續(xù)使用的，應(yīng)及時廢止。（二）廢止流程1.印章使用部門或保管部門發(fā)現(xiàn)印章需要廢止的，應(yīng)填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明印章廢止原因、廢止時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司行政管理部門。2.行政管理部門對申請事項進(jìn)行審核，符合廢止條件的，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布印章廢止公告，并通知相關(guān)部門和人員停止使用廢止印章。（三）銷毀要求1.廢止的印章應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，防止印章被非法使用。2.印章銷毀應(yīng)采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保印章無法恢復(fù)使用。3.印章銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.《印章銷毀登記表》應(yīng)歸檔保存，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)對各公司印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理工作符合本辦法規(guī)定。2.公司審計部門負(fù)責(zé)對各公司印章管理情況進(jìn)行不定期審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、使用、保管、廢止、銷毀等環(huán)節(jié)。2.印章使用審批手續(xù)的完備情況，是否存在越權(quán)用印、違規(guī)用印等情況。3.印章保管情況，是否存在印章被盜、丟失、損壞等情況。4.印章使用登記情況，是否如實記錄用印時間、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應(yīng)及時下達(dá)《印章管理問題整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書要求，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告檢查部門。3.對于違反印章管理規(guī)定，給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)