文案管理辦法及流程一、總則（一）目的為加強公司文案管理，規(guī)范文案撰寫、審核、發(fā)布等流程，提高文案質(zhì)量和工作效率，確保公司各類文案符合法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類文案，包括但不限于通知、報告、合同、宣傳資料、產(chǎn)品說明等。（三）基本原則1.合法性原則：文案內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、政策要求以及行業(yè)規(guī)范。2.準確性原則：文案表述應準確清晰，避免歧義，數(shù)據(jù)、事實等應真實可靠。3.規(guī)范性原則：文案格式、語言風格等應保持統(tǒng)一規(guī)范，符合公司形象和行業(yè)慣例。4.時效性原則：文案應根據(jù)實際情況及時更新，確保信息的及時性和有效性。二、文案分類及撰寫要求（一）通知類1.定義：用于傳達公司內(nèi)部工作安排、事項通知等信息。2.撰寫要求標題：應準確概括通知主題，簡潔明了。正文：開頭需明確通知目的，詳細闡述通知事項，包括時間、地點、人員、要求等關鍵信息，語言應平實易懂。結尾：一般使用“特此通知”等結束語，并注明發(fā)布部門和日期。（二）報告類1.定義：向上級或相關部門匯報工作進展、成果、問題等情況的書面材料。2.撰寫要求標題：準確反映報告核心內(nèi)容。正文：按照工作實際情況，分章節(jié)或段落詳細闡述，數(shù)據(jù)要詳實，分析要客觀，提出的建議應具有針對性和可操作性。結尾：總結報告重點內(nèi)容，表達期望或下一步工作計劃。（三）合同類1.定義：明確雙方權利義務關系的具有法律效力的文書。2.撰寫要求標題：一般為合同名稱，體現(xiàn)合同性質(zhì)。正文：依據(jù)相關法律法規(guī)和業(yè)務需求，詳細約定雙方的權利、義務、責任，條款應嚴謹、完整，避免模糊不清或歧義條款。附件：如有相關補充協(xié)議、技術規(guī)格等，應作為合同附件一并明確。（四）宣傳資料類1.定義：用于宣傳公司形象、產(chǎn)品或服務的各類資料。2.撰寫要求標題：富有吸引力，突出宣傳重點。正文：語言生動、簡潔，突出產(chǎn)品或服務優(yōu)勢、特點，可適當運用圖片、圖表等輔助說明。設計排版：整體風格應符合公司品牌形象，色彩搭配協(xié)調(diào)，排版美觀大方。（五）產(chǎn)品說明類1.定義：對公司產(chǎn)品的功能、使用方法、技術參數(shù)等進行詳細介紹的文案。2.撰寫要求標題：準確概括產(chǎn)品核心特點。正文：從用戶角度出發(fā)，詳細說明產(chǎn)品功能、優(yōu)勢、使用場景、操作方法等，技術參數(shù)應準確無誤，并提供必要的圖表、示例。三、文案撰寫流程（一）任務分配1.根據(jù)公司工作安排和業(yè)務需求，由相關部門負責人確定文案撰寫任務，并指定具體撰寫人員。2.任務分配應明確文案類型、主題、完成時間等要求。（二）初稿撰寫1.撰寫人員按照任務要求和撰寫規(guī)范進行文案初稿創(chuàng)作。2.在撰寫過程中，應充分收集相關資料，確保內(nèi)容準確、完整。（三）內(nèi)部審核1.初稿完成后，撰寫人員應首先進行自我審核，檢查文案內(nèi)容、格式等是否符合要求。2.然后提交給本部門負責人進行部門內(nèi)部審核，重點審核文案內(nèi)容是否符合業(yè)務實際、撰寫規(guī)范以及是否存在法律風險等。3.部門負責人審核通過后，將文案提交給相關協(xié)作部門或涉及的其他部門進行會簽審核，各部門應從自身業(yè)務角度對文案提出意見和建議。（四）修改完善1.撰寫人員根據(jù)內(nèi)部審核和會簽審核意見，對文案進行修改完善。2.修改過程中應與相關部門充分溝通，確保文案質(zhì)量達到要求。（五）終審1.修改后的文案提交給公司分管領導進行終審。2.分管領導從公司整體戰(zhàn)略、業(yè)務方向、合規(guī)性等方面進行全面審核，提出終審意見。（六）定稿1.撰寫人員根據(jù)終審意見對文案進行最終修改，形成定稿。2.定稿后的文案應確保內(nèi)容準確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。四、文案審核流程（一）初審1.審核人員：文案撰寫人員所在部門負責人。2.審核內(nèi)容內(nèi)容準確性：檢查文案中的數(shù)據(jù)、事實、政策依據(jù)等是否準確。業(yè)務合規(guī)性：審核文案是否符合本部門業(yè)務流程和規(guī)定。語言規(guī)范性：查看語言表達是否通順、邏輯是否清晰，有無錯別字和語病。格式完整性：確認文案格式是否符合公司統(tǒng)一要求。3.審核方式：采用書面審核方式，在文案上標注審核意見。（二）會簽審核1.審核人員：涉及文案業(yè)務的相關部門人員。2.審核內(nèi)容業(yè)務關聯(lián)性：從本部門業(yè)務角度出發(fā)，審核文案與自身業(yè)務的關聯(lián)度，是否存在影響本部門工作開展的問題。條款合理性：對合同類文案，審核條款是否合理，是否保障了本部門權益；對其他文案，審核相關內(nèi)容是否符合實際業(yè)務情況。3.審核方式：通過書面會簽或會議討論等方式進行，各部門應明確提出審核意見。（三）終審1.審核人員：公司分管領導。2.審核內(nèi)容戰(zhàn)略契合度：審核文案是否符合公司整體戰(zhàn)略方向和發(fā)展目標。合規(guī)合法性：從法律法規(guī)、行業(yè)標準等層面審核文案是否存在合規(guī)風險。整體質(zhì)量把控：對文案的內(nèi)容、結構、語言、格式等進行全面綜合評估，確保文案質(zhì)量達到公司要求。3.審核方式：采取書面審批或面談溝通等方式，給出終審意見。五、文案發(fā)布流程（一）發(fā)布申請1.文案定稿后，由負責發(fā)布的部門或人員填寫《文案發(fā)布申請表》，申請表應包括文案標題、類型、發(fā)布渠道、發(fā)布時間、發(fā)布目的等信息。2.將申請表及定稿文案一并提交給公司指定的審核發(fā)布負責人。（二）發(fā)布審核1.審核發(fā)布負責人對《文案發(fā)布申請表》及文案進行審核，重點審核發(fā)布渠道是否合適、發(fā)布時間是否恰當、發(fā)布內(nèi)容是否符合公司宣傳策略和形象等。2.如審核通過，在申請表上簽字批準；如存在問題，返回申請部門進行修改完善。（三）發(fā)布執(zhí)行1.經(jīng)審核發(fā)布負責人批準后，申請部門或人員按照預定的發(fā)布渠道、時間進行文案發(fā)布操作。2.在發(fā)布過程中，應確保發(fā)布內(nèi)容準確無誤，發(fā)布效果符合預期。（四）發(fā)布記錄1.建立文案發(fā)布記錄臺賬，詳細記錄文案標題、類型、發(fā)布渠道、發(fā)布時間、發(fā)布責任人等信息。2.發(fā)布記錄應妥善保存，以備后續(xù)查詢和統(tǒng)計分析。六、文案存檔管理（一）存檔范圍公司各類定稿后的文案，包括紙質(zhì)文檔和電子文檔。（二）存檔方式1.紙質(zhì)文檔：按照公司檔案管理規(guī)定，進行分類、編號、裝訂，存入專門的檔案柜。2.電子文檔：建立電子文檔庫，按照文案類型、年份等進行分類存儲，確保電子文檔的完整性和可檢索性。（三）存檔期限根據(jù)公司業(yè)務特點和相關法律法規(guī)要求，確定文案存檔期限。一般重要文案存檔期限為[X]年，一般性文案存檔期限為[X]年。（四）查閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文案存檔的，應填寫《文案查閱申請表》，注明查閱目的、文案標題、類型等信息。2.經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門進行查閱。查閱過程中應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復印、涂改、損毀文案。3.外部單位或人員因特殊原因需要查閱公司文案存檔的，需經(jīng)公司分管領導批準，并按照公司對外提供資料的相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。七、文案保密管理（一）保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的文案。（二）保密措施1.對保密文案進行標識，明確保密級別。2.嚴格限制保密文案的知悉范圍，僅允許相關人員查閱和使用。3.采用加密存儲、密碼訪問等技術手段，保障電子保密文案的安全。4.對涉及保密文案的人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。（三）保密監(jiān)督1.定期對保密