采買(mǎi)樣品管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采買(mǎi)樣品的管理流程，確保采買(mǎi)樣品的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)得到有效控制，提高工作效率，保證公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行的采買(mǎi)樣品活動(dòng)，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量檢測(cè)、市場(chǎng)推廣等方面。（三）原則1.合法性原則：采買(mǎi)樣品活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.合理性原則：根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理確定采買(mǎi)樣品的種類(lèi)、數(shù)量和規(guī)格，避免浪費(fèi)。3.規(guī)范性原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的采買(mǎi)樣品管理流程，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及相關(guān)人員在采買(mǎi)樣品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）需求部門(mén)1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出采買(mǎi)樣品的申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明樣品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)回來(lái)的樣品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查樣品的質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。3.妥善保管和使用采買(mǎi)樣品，按照規(guī)定進(jìn)行登記和記錄。（二）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)需求部門(mén)的申請(qǐng)，負(fù)責(zé)采買(mǎi)樣品的具體采購(gòu)工作，選擇合適的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保樣品按時(shí)、按質(zhì)、按量采購(gòu)回來(lái)。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.審核采買(mǎi)樣品的預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.負(fù)責(zé)對(duì)采買(mǎi)樣品的費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷(xiāo)，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行操作。3.監(jiān)督采買(mǎi)樣品資金的使用情況，防止出現(xiàn)資金浪費(fèi)和違規(guī)支出。（四）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)采買(mǎi)樣品的入庫(kù)、存儲(chǔ)和保管工作，按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行存放，確保樣品質(zhì)量不受影響。2.建立樣品庫(kù)存臺(tái)賬，記錄樣品的出入庫(kù)情況，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。3.根據(jù)需求部門(mén)的領(lǐng)用申請(qǐng)，及時(shí)發(fā)放樣品，并做好發(fā)放記錄。（五）質(zhì)量管理部門(mén)1.對(duì)采買(mǎi)樣品的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，確保采購(gòu)的樣品符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.參與樣品驗(yàn)收工作，提供專(zhuān)業(yè)的質(zhì)量意見(jiàn)和建議。3.負(fù)責(zé)對(duì)不合格樣品的處理進(jìn)行監(jiān)督和審核。三、采買(mǎi)樣品申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.需求部門(mén)填寫(xiě)《采買(mǎi)樣品申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額、用途、需求日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，簽署意見(jiàn)后提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）審批權(quán)限1.采購(gòu)金額在[X]元以下的采買(mǎi)樣品申請(qǐng)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.采購(gòu)金額在[X]元至[X]元之間的采買(mǎi)樣品申請(qǐng)，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)金額在[X]元以上的采買(mǎi)樣品申請(qǐng)，由總經(jīng)理審批。（三）預(yù)算管理1.需求部門(mén)在申請(qǐng)采買(mǎi)樣品時(shí)，應(yīng)同時(shí)提交樣品采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)費(fèi)用的來(lái)源和金額。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算合理、可行。對(duì)于超出預(yù)算的申請(qǐng)，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批后才能進(jìn)行采購(gòu)。四、采購(gòu)管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.對(duì)于新的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)等情況，確保其符合公司要求。3.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括樣品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。（二）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)和合同，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保樣品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。2.在采購(gòu)過(guò)程中，如遇供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等情況，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問(wèn)題，如要求供應(yīng)商加快生產(chǎn)進(jìn)度、更換產(chǎn)品等。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向需求部門(mén)反饋采購(gòu)進(jìn)度，如遇重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.樣品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知需求部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.需求部門(mén)按照申請(qǐng)要求對(duì)樣品的規(guī)格、數(shù)量、外觀等進(jìn)行驗(yàn)收，檢查樣品是否與采購(gòu)合同一致。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)對(duì)樣品的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，并檢查樣品的包裝是否完好。4.質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)樣品的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保樣品質(zhì)量合格。5.驗(yàn)收合格的樣品，由需求部門(mén)在《采買(mǎi)樣品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的樣品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等，并做好記錄。五、樣品使用與保管（一）使用管理1.需求部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的用途使用采買(mǎi)樣品，不得擅自改變其用途或挪作他用。2.在使用樣品過(guò)程中，需求部門(mén)應(yīng)做好記錄，包括樣品的使用時(shí)間、使用人員、使用情況等信息，以便追溯和查詢。3.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的樣品，需求部門(mén)應(yīng)按照要求進(jìn)行存儲(chǔ)和使用，確保樣品質(zhì)量不受影響。（二）保管管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)樣品的特性和存儲(chǔ)要求，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)區(qū)域，確保樣品妥善存放。2.對(duì)于易損壞、易變質(zhì)的樣品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如防潮、防蟲(chóng)、防火等，定期對(duì)樣品進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保樣品質(zhì)量安全。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立樣品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣品的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量、存放位置等信息，做到賬物相符。4.定期對(duì)樣品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。六、樣品處置（一）報(bào)廢處理1.對(duì)于已失去使用價(jià)值或損壞無(wú)法修復(fù)的樣品，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《樣品報(bào)廢申請(qǐng)表》，說(shuō)明報(bào)廢原因、樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.將申請(qǐng)表提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后提交至質(zhì)量管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審批。3.質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)報(bào)廢樣品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)其確實(shí)已無(wú)使用價(jià)值；財(cái)務(wù)部門(mén)審核報(bào)廢申請(qǐng)的合理性和合規(guī)性。4.經(jīng)審批同意后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)對(duì)報(bào)廢樣品進(jìn)行清理，并做好記錄。報(bào)廢樣品的處理方式應(yīng)符合環(huán)保要求，避免造成環(huán)境污染。（二）退換貨處理1.如因質(zhì)量問(wèn)題或其他原因需要退換貨的樣品，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退換貨手續(xù)。2.采購(gòu)部門(mén)填寫(xiě)《樣品退換貨申請(qǐng)表》，說(shuō)明退換貨原因、樣品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)日期等信息，并附上相關(guān)證明材料。3.將申請(qǐng)表提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意后，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系，安排退換貨事宜。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好退換貨樣品的出入庫(kù)記錄。（三）樣品回收1.對(duì)于因業(yè)務(wù)結(jié)束或其他原因不再需要的樣品，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行回收。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)對(duì)回收的樣品進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，辦理入庫(kù)手續(xù)，并做好記錄。3.回收的樣品應(yīng)妥善保管，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行處理，如再次利用、報(bào)廢等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采買(mǎi)樣品的費(fèi)用支出進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)費(fèi)用是否合理、合規(guī)，是否存在浪費(fèi)和違規(guī)支出的情況。2.審計(jì)部門(mén)對(duì)采買(mǎi)樣品的管理流程進(jìn)行不定期審計(jì)，檢查各部門(mén)是否按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作，各項(xiàng)職責(zé)是否落實(shí)到位。（二）日常檢查1.質(zhì)量管理部門(mén)定期對(duì)采買(mǎi)樣品的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，確保采購(gòu)的樣品符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)定期對(duì)樣品的庫(kù)存情況進(jìn)行檢查，確保賬物相符，樣品存儲(chǔ)安全。3.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)采買(mǎi)樣品的管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況上報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于在采買(mǎi)樣品管理過(guò)程中違反本辦法規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、績(jī)效扣分等。2.對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，要求其賠償損失。八、附則（一）解