公積金證件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公積金證件的管理，規(guī)范證件的申請(qǐng)、使用、保管、變更及注銷等流程，確保公積金業(yè)務(wù)的正常開展，保障員工合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)涉及公積金證件相關(guān)業(yè)務(wù)的部門、崗位及人員，包括但不限于人力資源部門、財(cái)務(wù)部門、公積金管理專員等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家及地方關(guān)于公積金管理的法律法規(guī)、政策規(guī)定，確保證件管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強(qiáng)公積金證件的安全保管，防止證件信息泄露，保障員工隱私及公司利益。3.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保證件管理工作有序進(jìn)行，提高工作效率和質(zhì)量。二、公積金證件種類及用途（一）公積金繳存登記證1.用途：用于公司辦理公積金繳存登記手續(xù)，是公司作為公積金繳存單位的重要憑證，記錄公司基本信息、繳存職工信息、繳存比例、繳存基數(shù)等內(nèi)容。2.登記信息范圍：包括公司名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系電話等公司基本信息；職工姓名、身份證號(hào)碼、工資基數(shù)、繳存比例、月繳存額等職工個(gè)人信息。（二）公積金專用章1.用途：在辦理公積金相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，如繳存、提取、貸款等申請(qǐng)文件上加蓋，作為公司辦理業(yè)務(wù)的有效印鑒。2.使用范圍：僅限于公積金業(yè)務(wù)辦理，不得用于其他無關(guān)事項(xiàng)。（三）職工公積金聯(lián)名卡1.用途：是職工繳存公積金的有效憑證，同時(shí)具備銀行借記卡功能。職工可通過聯(lián)名卡辦理公積金查詢、提取、還款等業(yè)務(wù)，方便快捷地管理個(gè)人公積金賬戶。2.聯(lián)名卡信息：包含職工姓名、身份證號(hào)碼、銀行賬號(hào)、公積金賬號(hào)等關(guān)聯(lián)信息，確保與職工公積金賬戶信息一致。三、公積金證件申請(qǐng)與辦理（一）繳存登記證申請(qǐng)1.申請(qǐng)材料：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件；組織機(jī)構(gòu)代碼證原件及復(fù)印件（已辦理三證合一的企業(yè)提供統(tǒng)一社會(huì)信用代碼營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本原件及復(fù)印件）；法定代表人身份證原件及復(fù)印件；單位經(jīng)辦人身份證原件及復(fù)印件；《住房公積金單位繳存登記表》；《住房公積金匯繳清冊(cè)》。2.申請(qǐng)流程：人力資源部門負(fù)責(zé)收集整理申請(qǐng)材料，并進(jìn)行初審。將初審?fù)ㄟ^的申請(qǐng)材料提交至當(dāng)?shù)毓e金管理中心業(yè)務(wù)窗口。公積金管理中心對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過后發(fā)放公積金繳存登記證。人力資源部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取繳存登記證，并進(jìn)行妥善保管。（二）公積金專用章申請(qǐng)1.申請(qǐng)材料：公司介紹信；法定代表人授權(quán)書；經(jīng)辦人身份證原件及復(fù)印件；繳存登記證原件及復(fù)印件。2.申請(qǐng)流程：人力資源部門填寫《住房公積金專用章申請(qǐng)表》，并加蓋公司公章。將申請(qǐng)材料提交至當(dāng)?shù)毓e金管理中心審批。公積金管理中心審批通過后，指定刻章單位刻制公積金專用章。人力資源部門領(lǐng)取公積金專用章，并進(jìn)行備案登記。（三）職工公積金聯(lián)名卡辦理1.辦理方式：公司統(tǒng)一組織職工辦理公積金聯(lián)名卡，與合作銀行簽訂批量辦卡協(xié)議。職工提供有效身份證件原件及復(fù)印件，填寫《住房公積金聯(lián)名卡申請(qǐng)表》。2.辦理流程：人力資源部門收集職工申請(qǐng)材料，并進(jìn)行初審。將初審?fù)ㄟ^的申請(qǐng)材料提交至合作銀行。合作銀行對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過后制卡發(fā)卡。職工領(lǐng)取公積金聯(lián)名卡后，需按照銀行要求激活卡片，并設(shè)置相關(guān)密碼。四、公積金證件使用與管理（一）繳存登記證使用1.繳存登記證僅限公司公積金管理專員使用，用于辦理公積金繳存、變更、注銷等業(yè)務(wù)。2.在辦理公積金業(yè)務(wù)時(shí)，公積金管理專員應(yīng)出示繳存登記證，并確保證件信息與實(shí)際業(yè)務(wù)情況一致。3.繳存登記證不得轉(zhuǎn)借、出租、涂改或用于其他非法目的。（二）公積金專用章使用1.公積金專用章由公司指定專人保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.使用公積金專用章時(shí)，必須填寫《公積金專用章使用登記表》，注明使用日期、用途、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字。3.蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋在無關(guān)文件上。4.嚴(yán)禁在空白紙張或未填寫完整的文件上加蓋公積金專用章。（三）職工公積金聯(lián)名卡使用1.職工應(yīng)妥善保管公積金聯(lián)名卡，不得隨意透露密碼等信息。2.在辦理公積金提取、貸款等業(yè)務(wù)時(shí)，職工需按照公積金管理中心及銀行要求提供聯(lián)名卡及相關(guān)證明材料。3.職工可通過公積金聯(lián)名卡所屬銀行的網(wǎng)上銀行、手機(jī)銀行、自助終端等渠道查詢公積金賬戶信息、辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。（四）證件保管1.設(shè)立專門的公積金證件保管柜，對(duì)繳存登記證、公積金專用章、職工公積金聯(lián)名卡等進(jìn)行分類存放，確保安全。2.公積金證件保管人員應(yīng)定期對(duì)證件進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，確保證件數(shù)量、信息準(zhǔn)確無誤。3.如發(fā)現(xiàn)證件遺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并按照規(guī)定程序進(jìn)行補(bǔ)辦或處理。五、公積金證件變更與注銷（一）變更1.公司基本信息變更：如公司名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系電話等發(fā)生變更，人力資源部門應(yīng)在變更事項(xiàng)發(fā)生之日起30日內(nèi)，持相關(guān)證明材料到當(dāng)?shù)毓e金管理中心辦理繳存登記證變更手續(xù)。2.職工信息變更：如職工姓名、身份證號(hào)碼、工資基數(shù)、繳存比例等發(fā)生變更，人力資源部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證明材料，并填寫《住房公積金職工信息變更登記表》，到當(dāng)?shù)毓e金管理中心辦理變更手續(xù)。3.變更流程：人力資源部門填寫變更申請(qǐng)表，并加蓋公司公章。將變更申請(qǐng)材料提交至當(dāng)?shù)毓e金管理中心業(yè)務(wù)窗口。公積金管理中心對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過后辦理變更手續(xù)，并換發(fā)相關(guān)證件。（二）注銷1.公司注銷：公司因合并、分立、破產(chǎn)等原因需要注銷公積金繳存登記的，應(yīng)在辦理工商注銷登記前，持相關(guān)證明材料到當(dāng)?shù)毓e金管理中心辦理注銷手續(xù)。2.注銷流程：人力資源部門填寫《住房公積金單位繳存登記注銷申請(qǐng)表》，并加蓋公司公章。將注銷申請(qǐng)材料提交至當(dāng)?shù)毓e金管理中心業(yè)務(wù)窗口，包括公司注銷證明、繳存登記證原件等。公積金管理中心對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過后辦理注銷手續(xù)，并收回繳存登記證、公積金專用章等證件。3.職工離職銷戶：職工離職后，符合公積金提取條件的，可辦理公積金銷戶提取手續(xù)。人力資源部門應(yīng)協(xié)助職工填寫《住房公積金提取申請(qǐng)表》，并提供相關(guān)證明材料，到當(dāng)?shù)毓e金管理中心辦理銷戶手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)公積金證件管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保證件管理工作符合規(guī)定要求。2.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)公積金管理專員的工作進(jìn)行檢查，督促其嚴(yán)格按照規(guī)定流程辦理業(yè)務(wù)，妥善保管證件。（二）外部監(jiān)督1.接受當(dāng)?shù)毓e金管理中心的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，及時(shí)整改發(fā)現(xiàn)的問題。2.主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)群眾反映的問題認(rèn)真調(diào)查處理，不斷改進(jìn)公積金證件管理工作。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定申請(qǐng)、辦理公積金證件的；2.擅自轉(zhuǎn)借、出租、涂改公積金證件或用于其他非法目的的；3.未按規(guī)定使用公積金專用章，造成不良后果的；4.因保管不善導(dǎo)致公積金證件遺失、損壞，影響業(yè)務(wù)辦理的；5.其他違反公積金證件管理規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的，給予責(zé)任人批評(píng)教育、責(zé)令改正等處理。2.對(duì)于違規(guī)行為造成