供貨計劃及管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司供貨計劃的制定與執(zhí)行，加強供貨過程的管理，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，滿足客戶需求，提高公司經(jīng)濟效益和市場競爭力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及原材料、零部件、成品等貨物的采購與供應活動，包括與供應商的溝通、訂單下達、貨物交付、驗收等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保供貨活動合法合規(guī)。2.準確性原則：供貨計劃應準確反映公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，避免因計劃失誤導致的供應短缺或過剩。3.及時性原則：確保貨物按時交付，滿足公司生產(chǎn)進度和客戶交貨期要求。4.經(jīng)濟性原則：在保證貨物質(zhì)量和供應及時性的前提下，合理控制采購成本，降低公司運營成本。5.合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。二、供貨計劃的制定（一）需求預測1.市場調(diào)研市場部定期收集、分析市場動態(tài)信息，包括行業(yè)發(fā)展趨勢、市場需求變化、競爭對手情況等，為需求預測提供依據(jù)。關注宏觀經(jīng)濟形勢、政策法規(guī)變化等因素對公司產(chǎn)品市場需求的影響。2.銷售數(shù)據(jù)分析銷售部門根據(jù)歷史銷售數(shù)據(jù)，運用統(tǒng)計分析方法，預測未來一段時間內(nèi)產(chǎn)品的銷售趨勢?？紤]季節(jié)性、周期性等因素對銷售數(shù)據(jù)的影響，對預測結(jié)果進行調(diào)整。3.客戶需求反饋銷售部門及時與客戶溝通，了解客戶的訂單需求、新產(chǎn)品開發(fā)計劃等信息，并反饋給相關部門。對于客戶的特殊需求，應及時記錄并傳達給采購部門，以便在供貨計劃中予以考慮。（二）生產(chǎn)計劃對接1.生產(chǎn)部門根據(jù)需求預測和銷售訂單情況，制定詳細的生產(chǎn)計劃明確各產(chǎn)品的生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時間、生產(chǎn)批次等信息。將生產(chǎn)計劃提前通知采購部門，以便采購部門合理安排供貨計劃。2.采購部門與生產(chǎn)部門建立定期溝通機制每周召開生產(chǎn)與采購協(xié)調(diào)會議，及時解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的供應問題。對于生產(chǎn)計劃的調(diào)整，采購部門應及時了解并相應調(diào)整供貨計劃。（三）供貨計劃編制1.采購部門根據(jù)需求預測和生產(chǎn)計劃，編制供貨計劃明確各類貨物的采購數(shù)量、采購時間、交貨地點等信息。對于重要物資和關鍵零部件，應制定詳細的采購進度計劃，確保供應的及時性和穩(wěn)定性。2.供貨計劃應經(jīng)相關部門審核生產(chǎn)部門審核供貨計劃是否滿足生產(chǎn)需求，是否與生產(chǎn)計劃相匹配。財務部門審核供貨計劃的資金預算是否合理，是否符合公司財務狀況。審核通過后的供貨計劃報公司領導審批。三、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商評估標準從供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務等方面制定評估標準。根據(jù)公司業(yè)務需求和發(fā)展戰(zhàn)略，確定各項評估指標的權(quán)重。2.供應商篩選與考察通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，剔除不符合基本要求的供應商。對篩選后的供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設備等情況。3.供應商評估與選擇采購部門組織相關部門對考察合格的供應商進行綜合評估，填寫供應商評估表。根據(jù)評估結(jié)果，選擇得分較高的供應商作為合格供應商，并建立供應商檔案。（二）供應商考核1.建立供應商考核指標體系包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合等方面的指標。定期對供應商的表現(xiàn)進行考核評分，根據(jù)考核結(jié)果對供應商進行分類管理。2.考核方式采購部門定期收集供應商的交貨記錄、質(zhì)量檢驗報告、售后服務反饋等信息，作為考核依據(jù)。每季度對供應商進行一次全面考核，每年進行一次綜合評估。3.考核結(jié)果應用對于考核優(yōu)秀的供應商，給予一定的獎勵，如增加訂單份額、優(yōu)先付款等。對于考核不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應暫?；蚪K止合作關系。（三）供應商關系維護1.定期溝通與交流采購部門與供應商保持定期的溝通與交流，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況等信息。每年至少組織一次供應商座談會，加強雙方的合作與溝通。2.合作項目推進對于重要的合作項目，采購部門與供應商成立專門的項目小組，共同推進項目實施。在項目實施過程中，及時協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題，確保項目順利完成。3.應急處理機制建立供應商應急處理機制，當供應商出現(xiàn)突發(fā)情況導致供貨中斷時，能夠迅速采取應對措施。與備用供應商保持聯(lián)系，確保在需要時能夠及時切換供應商，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動不受影響。四、供貨合同管理（一）合同簽訂1.采購部門根據(jù)供貨計劃，與供應商簽訂供貨合同合同內(nèi)容應明確雙方的權(quán)利和義務，包括貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。合同文本應符合法律法規(guī)要求，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。2.合同審核法務部門對供貨合同進行合法性審核，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)規(guī)定。財務部門對合同的付款方式、資金預算等進行審核，確保公司資金安全。審核通過后的合同由雙方簽字蓋章生效。（二）合同執(zhí)行1.采購部門負責跟蹤供貨合同的執(zhí)行情況及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等信息，確保供應商按照合同約定履行義務。對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題。2.供應商應按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交付貨物提供貨物的質(zhì)量檢驗報告、合格證等相關文件。在交貨前提前通知采購部門，以便采購部門做好驗收準備工作。（三）合同變更與終止1.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同內(nèi)容的雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因一方違約或其他原因需要終止合同的應按照合同約定辦理終止手續(xù)，并承擔相應的違約責任。合同終止后，雙方應清理債權(quán)債務，妥善處理相關事宜。五、貨物采購與交付（一）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)供貨計劃和合同約定，向供應商下達采購訂單采購訂單應明確貨物的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單下達后，應及時通知供應商確認訂單內(nèi)容。2.供應商確認采購訂單后應按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時向采購部門反饋訂單執(zhí)行情況。（二）貨物運輸與交付1.供應商負責將貨物運輸至合同約定的交貨地點選擇合適的運輸方式，確保貨物安全、及時送達。在貨物運輸過程中，應做好貨物的保護措施，防止貨物損壞或丟失。2.采購部門應提前做好貨物驗收準備工作安排驗收人員，準備驗收工具和場地。根據(jù)貨物特點和合同要求，制定詳細的驗收標準和流程。3.貨物到達交貨地點后采購部門按照驗收標準和流程對貨物進行驗收。驗收合格的貨物辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的貨物，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取補貨、換貨或退貨等措施。六、貨物驗收管理（一）驗收標準制定1.采購部門會同質(zhì)量控制部門、使用部門等相關部門根據(jù)貨物的特性、合同要求和行業(yè)標準，制定詳細的驗收標準。驗收標準應明確貨物的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量等方面的要求。（二）驗收流程1.貨物到貨前采購部門通知質(zhì)量控制部門和使用部門做好驗收準備工作。2.貨物到貨時采購部門、質(zhì)量控制部門和使用部門共同對貨物進行驗收。驗收人員按照驗收標準對貨物進行檢查、測試、檢驗等操作。填寫驗收報告，記錄驗收情況。3.驗收結(jié)果處理驗收合格的貨物，驗收人員在驗收報告上簽字確認，采購部門辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的貨物，采購部門填寫不合格通知單，通知供應商限期處理。供應商應在規(guī)定時間內(nèi)采取補貨、換貨或退貨等措施，并承擔相應的費用。七、庫存管理（一）庫存計劃制定1.采購部門根據(jù)供貨計劃、生產(chǎn)計劃和市場需求情況制定合理的庫存計劃，確定各類貨物的安全庫存、最高庫存和最低庫存水平。庫存計劃應定期進行評估和調(diào)整，確保庫存水平的合理性。（二）庫存管理措施1.建立庫存管理制度明確庫存管理的職責分工、出入庫流程、盤點制度等。加強庫存物資的保管，確保物資的安全和完好。2.庫存盤點定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的物資，應及時查明原因，進行相應的處理。3.庫存預警當庫存水平達到或低于預警線時，系統(tǒng)自動發(fā)出預警信息。采購部門根據(jù)預警信息及時調(diào)整供貨計劃，補充庫存。八、信息管理（一）建立供貨信息管理系統(tǒng)1.采購部門負責建立供貨信息管理系統(tǒng)涵蓋供應商信息、供貨計劃、采購訂單、合同管理、貨物交付、驗收情況、庫存管理等模塊。實現(xiàn)信息的實時共享和動態(tài)更新，提高工作效率和管理水平。（二）信息收集與整理1.采購部門及相關部門定期收集供貨過程中的各類信息包括供應商報價、訂單執(zhí)行情況、質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄等。對收集到的信息進行整理和分析，為決策提供依據(jù)。（三）信息溝通與共享1.建立信息溝通機制采購部門與供應商、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、銷售部門等相關部門之間保持及時、有效的信息溝通。通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、電話等方式傳遞信息，確保信息的暢通無阻。2.定期召開供貨協(xié)調(diào)會議通報供貨計劃執(zhí)行情況、存在的問題及解決方案。協(xié)調(diào)各部門之間的工作，共同推進供貨工作的順利進行。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對供貨計劃及管理辦法的執(zhí)行情況進行審計檢查供貨計劃的制定與執(zhí)行、供應商管理、合同管理、貨物采購與交付、驗收管理、庫存管理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。