安業(yè)務(wù)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司安業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高安業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司安業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定和銷毀等管理活動(dòng)。安業(yè)務(wù)檔案包括但不限于安全生產(chǎn)檢查記錄、安全事故報(bào)告與處理資料、安全培訓(xùn)檔案、安全設(shè)施設(shè)備檔案、安全管理制度文件等各類與安業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：安業(yè)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映安業(yè)務(wù)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集安業(yè)務(wù)工作過(guò)程中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的規(guī)范化。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的安業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）職責(zé)分工1.安業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門安業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類工作。定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門進(jìn)行檔案的審核和整理。按照規(guī)定的程序和要求查閱、利用本部門的安業(yè)務(wù)檔案。2.檔案管理部門制定和完善安業(yè)務(wù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)接收、整理、保管安業(yè)務(wù)檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放和有效管理。為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。定期對(duì)安業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見(jiàn)，并按照規(guī)定程序組織實(shí)施。3.公司其他部門在各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，協(xié)助安業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門做好安業(yè)務(wù)檔案的收集工作。按照規(guī)定程序查閱和利用與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的安業(yè)務(wù)檔案。二、檔案收集（一）收集范圍1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、政策文件等。2.安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全管理制度、操作規(guī)程等文件。3.安全生產(chǎn)檢查計(jì)劃、檢查表、檢查記錄、隱患排查治理臺(tái)賬等。4.安全事故報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、處理決定、整改措施及落實(shí)情況等。5.安全培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核試卷等。6.安全設(shè)施設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理記錄等。7.安全評(píng)價(jià)報(bào)告、職業(yè)衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。8.其他與安業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.安業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.各類文件材料應(yīng)在形成后及時(shí)收集，不得積壓或遺漏。對(duì)于重要文件和緊急事項(xiàng)，應(yīng)隨時(shí)收集并移交。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）收集渠道1.安業(yè)務(wù)部門在工作過(guò)程中直接形成的文件材料，由本部門負(fù)責(zé)收集。2.公司內(nèi)部各部門之間流轉(zhuǎn)的與安業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，由安業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)收集。3.外部單位發(fā)送的與安業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料，由接收部門及時(shí)轉(zhuǎn)交安業(yè)務(wù)部門進(jìn)行收集。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、不同保管期限、不同類別進(jìn)行整理。3.便于保管和利用。（二）整理方法1.分類安業(yè)務(wù)檔案分為安全生產(chǎn)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類、安全管理制度類、安全檢查類、安全事故類、安全培訓(xùn)類、安全設(shè)施設(shè)備類、安全評(píng)價(jià)與職業(yè)衛(wèi)生類、應(yīng)急預(yù)案類等類別。每個(gè)類別下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目，如安全檢查類可分為日常檢查、專項(xiàng)檢查、季節(jié)性檢查等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的方式，如“2023AJ001”，其中“2023”表示年度，“AJ”表示安業(yè)務(wù)檔案類別代碼，“001”表示該類別下的順序號(hào)。3.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修整和裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字，便于翻閱。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等項(xiàng)目。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的電子目錄，確保電子目錄與紙質(zhì)目錄的一致性。（三）整理流程1.安業(yè)務(wù)部門將收集到的文件材料按照分類要求進(jìn)行初步整理，填寫檔案移交清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案管理部門接收安業(yè)務(wù)部門移交的檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行審核和復(fù)查，對(duì)不符合整理要求的檔案退回安業(yè)務(wù)部門重新整理。3.檔案管理部門對(duì)審核通過(guò)的檔案進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目等工作，建立檔案實(shí)體分類存放，并將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等。備份應(yīng)定期進(jìn)行，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)重要的安業(yè)務(wù)檔案，可采用數(shù)字化存儲(chǔ)方式，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。（三）保管期限1.安業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括安全生產(chǎn)法律法規(guī)、重要的安全管理制度、安全事故報(bào)告及處理文件等。3.定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年等，具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)安業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，核對(duì)檔案目錄與檔案實(shí)體是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果及存在的問(wèn)題和處理意見(jiàn)等。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱安業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密和敏感信息的安業(yè)務(wù)檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位查閱安業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定的范圍和要求進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人向檔案管理部門提交檔案查閱申請(qǐng)表。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，在檔案管理系統(tǒng)中登記查閱信息，并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字，注明查閱日期、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門核對(duì)無(wú)誤后，在檔案查閱登記簿上注明歸還日期。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件查閱、復(fù)印件、摘錄等服務(wù)。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。3.對(duì)于重要的安業(yè)務(wù)檔案，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，組織相關(guān)人員進(jìn)行專題研討或提供咨詢服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)安業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。3.鑒定工作應(yīng)遵循客觀、公正、準(zhǔn)確的原則，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、安業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等因素，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求及法律法規(guī)要求，綜合考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史意義。3.參考同行業(yè)類似檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可組織實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀