會計電算化管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織會計電算化工作，保證會計電算化工作的順利開展，提高會計工作效率和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計電算化管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有使用會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行會計核算和財務(wù)管理的部門及人員。（三）定義1.會計電算化：指以電子計算機為主、將當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。2.會計電算化系統(tǒng)：指利用電子計算機技術(shù)對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲、處理和輸出，并完成會計核算任務(wù)，提供會計管理、分析與決策相關(guān)會計信息的系統(tǒng)。（四）管理原則1.合法性原則：會計電算化工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計信息的合法性、真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.安全性原則：建立健全會計電算化系統(tǒng)的安全防護(hù)機制，保障會計數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范性原則：規(guī)范會計電算化系統(tǒng)的操作流程、數(shù)據(jù)處理方法和文檔管理，保證會計工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.效益性原則：通過實施會計電算化，提高會計工作效率，降低會計成本，為公司/組織的經(jīng)營管理提供有力支持，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的最大化。二、會計電算化系統(tǒng)建設(shè)（一）系統(tǒng)規(guī)劃1.根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，制定會計電算化系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和時間安排。2.系統(tǒng)規(guī)劃應(yīng)充分考慮公司/組織的規(guī)模、業(yè)務(wù)特點、管理要求以及信息技術(shù)發(fā)展趨勢，確保系統(tǒng)具有前瞻性、實用性和可擴展性。（二）系統(tǒng)選型1.按照系統(tǒng)規(guī)劃要求，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行會計電算化系統(tǒng)的選型工作。2.選型過程中，應(yīng)綜合考慮軟件的功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、售后服務(wù)以及價格等因素，進(jìn)行多方面比較和評估，選擇適合本公司/組織的會計電算化系統(tǒng)軟件。3.對選定的軟件供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，了解其公司實力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量和信譽等情況，確保軟件供應(yīng)商能夠提供可靠的產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。（三）系統(tǒng)實施1.成立由公司/組織內(nèi)部相關(guān)人員和軟件供應(yīng)商技術(shù)人員組成的項目實施小組，負(fù)責(zé)會計電算化系統(tǒng)的具體實施工作。2.項目實施小組應(yīng)制定詳細(xì)的項目實施計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時間節(jié)點和質(zhì)量要求，確保項目實施工作按計劃順利進(jìn)行。3.在系統(tǒng)實施過程中，要做好系統(tǒng)安裝調(diào)試、數(shù)據(jù)初始化、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)測試等工作，確保系統(tǒng)能夠正常運行，滿足公司/組織的會計核算和財務(wù)管理需求。4.系統(tǒng)實施完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對系統(tǒng)進(jìn)行驗收，驗收合格后方可正式投入使用。（四）系統(tǒng)升級1.關(guān)注會計電算化系統(tǒng)軟件供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級信息，根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理要求，及時評估軟件升級的必要性和可行性。2.如需進(jìn)行軟件升級，應(yīng)制定詳細(xì)的升級計劃，明確升級的內(nèi)容、步驟、時間安排和風(fēng)險防范措施，確保升級工作順利進(jìn)行，不影響公司/組織的正常會計核算和財務(wù)管理工作。3.升級完成后，要對系統(tǒng)進(jìn)行全面測試，確保系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，并對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉升級后的系統(tǒng)操作。三、會計電算化崗位設(shè)置與職責(zé)（一）崗位設(shè)置1.根據(jù)會計電算化工作的需要，設(shè)置以下崗位：系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)審核員、數(shù)據(jù)分析員、檔案管理員等。2.各崗位應(yīng)保持相對獨立，相互制約，確保會計電算化工作的正常開展和會計數(shù)據(jù)的安全。（二）崗位職責(zé)1.系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)會計電算化系統(tǒng)的日常管理和維護(hù)工作，包括系統(tǒng)安裝、調(diào)試、升級、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等。制定和修改系統(tǒng)操作管理制度，設(shè)置用戶權(quán)限，保證系統(tǒng)的安全運行。協(xié)調(diào)解決系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，對重大問題及時向上級匯報。定期對系統(tǒng)運行情況進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。2.系統(tǒng)操作員按照規(guī)定的操作流程和權(quán)限，負(fù)責(zé)會計電算化系統(tǒng)的日常操作，錄入記賬憑證、登記賬簿、生成報表等。及時核對和處理系統(tǒng)提示的異常情況，確保會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對自己操作的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。協(xié)助系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級工作，配合完成系統(tǒng)測試任務(wù)。3.數(shù)據(jù)審核員對系統(tǒng)操作員錄入的記賬憑證及其他會計數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，檢查數(shù)據(jù)的合法性、準(zhǔn)確性和完整性。審核通過的憑證方可記賬，對審核不通過的憑證應(yīng)及時通知系統(tǒng)操作員進(jìn)行修改。定期對審核工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)審核方法和提高審核效率的建議。4.數(shù)據(jù)分析員運用會計電算化系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對公司/組織的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，為管理層提供決策支持。定期編制財務(wù)分析報告，對公司/組織的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等進(jìn)行分析評價，預(yù)測未來發(fā)展趨勢。根據(jù)管理層的需求，開展專項數(shù)據(jù)分析工作，提供針對性的決策建議。5.檔案管理員負(fù)責(zé)會計電算化系統(tǒng)相關(guān)檔案的管理工作，包括會計憑證、賬簿、報表、存儲介質(zhì)等。按照檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、整理、裝訂、編號和存放，確保檔案的安全和完整。建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱和使用，確保檔案不被篡改、丟失或損壞。定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。四、會計電算化操作管理（一）操作流程1.系統(tǒng)操作員應(yīng)按照以下操作流程進(jìn)行會計電算化系統(tǒng)的操作：登錄系統(tǒng)：輸入用戶名和密碼，經(jīng)系統(tǒng)驗證通過后進(jìn)入會計電算化系統(tǒng)。選擇功能模塊：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，選擇相應(yīng)的功能模塊，如賬務(wù)處理、報表管理、固定資產(chǎn)管理等。錄入數(shù)據(jù)：按照系統(tǒng)提示，準(zhǔn)確錄入記賬憑證、原始憑證等相關(guān)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)審核：錄入完成后，提交數(shù)據(jù)審核員進(jìn)行審核。記賬處理：審核通過的憑證進(jìn)行記賬處理，更新賬簿數(shù)據(jù)。報表生成：根據(jù)賬簿數(shù)據(jù)生成各類會計報表。數(shù)據(jù)備份：定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。退出系統(tǒng)：操作完成后，退出會計電算化系統(tǒng)。2.在操作過程中，系統(tǒng)操作員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的操作流程進(jìn)行操作，不得擅自修改系統(tǒng)參數(shù)和程序，不得越權(quán)操作。（二）操作規(guī)范1.系統(tǒng)操作員應(yīng)保持計算機設(shè)備及軟件的清潔和正常運行，定期對計算機進(jìn)行殺毒和維護(hù)，防止病毒感染和系統(tǒng)故障。2.錄入數(shù)據(jù)時，應(yīng)認(rèn)真核對原始憑證，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。錄入的憑證應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、科目準(zhǔn)確、借貸平衡。3.數(shù)據(jù)審核員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時與系統(tǒng)操作員溝通，要求其進(jìn)行修改。審核通過的憑證應(yīng)簽字確認(rèn)。4.系統(tǒng)運行過程中，如出現(xiàn)異常情況，系統(tǒng)操作員應(yīng)及時記錄異?，F(xiàn)象，并向系統(tǒng)管理員報告。系統(tǒng)管理員應(yīng)及時進(jìn)行處理，確保系統(tǒng)正常運行。5.禁止在會計電算化系統(tǒng)計算機上安裝與工作無關(guān)的軟件和游戲，禁止使用未經(jīng)授權(quán)的移動存儲設(shè)備，防止計算機感染病毒和數(shù)據(jù)泄露。五、會計電算化數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)量和數(shù)據(jù)重要程度確定，一般每周至少備份一次。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在多種介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)測試制度，定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測試，確保在需要時能夠及時、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)據(jù)。測試記錄應(yīng)妥善保存。4.如遇系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。恢復(fù)的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）數(shù)據(jù)存儲與保管1.會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，服務(wù)器應(yīng)具備冗余備份、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施。2.對存儲數(shù)據(jù)的介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。如發(fā)現(xiàn)介質(zhì)有損壞跡象，應(yīng)及時進(jìn)行更換，并對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行驗證。3.嚴(yán)格控制對數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作數(shù)據(jù)。對數(shù)據(jù)的訪問應(yīng)進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行審計和追蹤。4.數(shù)據(jù)存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全的環(huán)境中，防止被盜、火災(zāi)、水災(zāi)等意外事件的發(fā)生。（三）數(shù)據(jù)保密與安全1.加強對會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密工作，對涉及公司/組織商業(yè)秘密和財務(wù)機密的數(shù)據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止數(shù)據(jù)泄露。2.建立數(shù)據(jù)安全管理制度，明確數(shù)據(jù)安全責(zé)任，采取有效的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。3.對系統(tǒng)用戶的密碼應(yīng)定期進(jìn)行更換，密碼應(yīng)具有一定的強度要求，包含字母、數(shù)字和特殊字符。嚴(yán)禁使用簡單易猜的密碼。4.加強對員工的安全教育，提高員工的數(shù)據(jù)安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全事故的發(fā)生。六、會計電算化檔案管理（一）檔案內(nèi)容會計電算化檔案包括以下內(nèi)容：1.會計憑證、賬簿、報表等紙質(zhì)檔案的電子副本。2.存儲會計數(shù)據(jù)的硬盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)。3.會計電算化系統(tǒng)的操作手冊、維護(hù)手冊、用戶手冊等文檔資料。4.會計電算化系統(tǒng)的軟件安裝程序、升級程序、備份數(shù)據(jù)恢復(fù)程序等。（二）檔案保管1.會計電算化檔案應(yīng)由檔案管理員負(fù)責(zé)保管，檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，分類存放，便于查找和管理。2.檔案保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般會計憑證、賬簿等保管期限為30年，會計報表等保管期限為10年。3.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。（三）檔案查閱與借閱1.內(nèi)部人員查閱會計電算化檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、修改或銷毀檔案。2.外部單位查閱會計電算化檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，查閱人員不得將檔案帶離公司/組織指定地點。3.因工作需要借閱會計電算化檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限和歸還時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理員批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、會計電算化監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立健全會計電算化內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對會計電算化工作進(jìn)行檢查和評估，確保會計電算化系統(tǒng)的正常運行和會計數(shù)據(jù)的安全。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計電算化系統(tǒng)進(jìn)行審計，檢查系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度是否健全有效，數(shù)據(jù)處理是否合規(guī)，會計信息是否真實準(zhǔn)確等。3.各部