股份制公司印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)股份制公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司，以及公司所有涉及印章使用的部門和人員。（三）印章種類1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等，代表公司的法定效力。2.法定代表人章：用于特定的財務(wù)文件、票據(jù)等，與法定代表人的簽字具有同等法律效力。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同，明確合同的法律效力。4.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財務(wù)文件，是財務(wù)工作的重要印鑒。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、報表等，對外不具有獨(dú)立法律效力。（四）印章管理原則1.依法依規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.專人負(fù)責(zé)原則：每枚印章均指定專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。3.審批使用原則：印章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。4.登記備案原則：對印章的刻制、啟用、變更、注銷等情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，提交公司法定代表人審批。審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時組織對印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章的規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求，印章是否清晰、完整。驗(yàn)收合格后，填寫《印章驗(yàn)收單》。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政管理部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.印章啟用時，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)在《印章使用登記表》上登記印章啟用日期、啟用人等信息，并在印章上加蓋印模。3.新印章啟用后，原相關(guān)印章同時廢止。行政管理部門應(yīng)及時將廢止印章進(jìn)行封存，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。三、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生。2.嚴(yán)格按照印章使用審批流程進(jìn)行用印，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕。3.定期對印章進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。4.配合公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門對印章使用情況的檢查和審計工作。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章應(yīng)存放在專門的保險柜中，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.部門章可由部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方。（三）保管地點(diǎn)變更1.因工作需要變更印章保管地點(diǎn)時，由原保管人員填寫《印章保管地點(diǎn)變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因、變更后的保管地點(diǎn)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，提交公司法定代表人審批。審批通過后，方可進(jìn)行印章保管地點(diǎn)的變更。3.印章保管地點(diǎn)變更后，原保管人員應(yīng)與新保管人員辦理印章交接手續(xù)，填寫《印章交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。（四）印章遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)印章遺失，保管人員應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報告，并在第一時間采取措施防止印章被非法使用。2.部門負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)及時向公司行政管理部門報告，并組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查。3.公司行政管理部門應(yīng)根據(jù)情況及時向公安機(jī)關(guān)報案，并在公司內(nèi)部發(fā)布《印章遺失聲明》，聲明該印章作廢，以避免造成不必要的損失。4.如因印章遺失給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照副本等的蓋章。2.法定代表人章：用于特定的財務(wù)文件、票據(jù)、授權(quán)書等需要法定代表人簽字蓋章的場合。3.合同專用章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。4.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)核算、資金收付、稅務(wù)申報等相關(guān)財務(wù)文件的蓋章。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、報表、通知、證明等的蓋章，對外不具有獨(dú)立法律效力。（二）使用流程1.申請：用印部門或個人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，提交相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審核，重要事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，重大事項(xiàng)由公司法定代表人審核。3.審批：審核通過后，在《印章使用申請表》上簽署審批意見，并注明審批日期。4.用?。河≌卤９苋藛T根據(jù)審批通過的《印章使用申請表》，在指定的位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息。5.留存：用印完成后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請表》和用印文件原件留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程進(jìn)行審批時，用印部門或個人可通過電話、郵件等方式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印時，用印部門或個人應(yīng)提前與印章保管人員溝通協(xié)調(diào)，并按照公司規(guī)定的方式進(jìn)行遠(yuǎn)程審批。審批通過后，可委托當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)人員代為用印，但必須確保用印過程的安全和規(guī)范。（四）禁止使用印章的情況1.未經(jīng)審批的文件、合同、協(xié)議等。2.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的文件、合同、協(xié)議等。3.空白紙張、介紹信、授權(quán)委托書等。4.與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、合同、協(xié)議等。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.公司名稱變更、重組、分立、合并等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩?.印章?lián)p壞、遺失等原因需要更換新印章。3.因工作需要，經(jīng)公司研究決定停用的印章。（二）停用流程1.由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明印章停用原因、停用日期等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批。2.審批通過后，行政管理部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章停用通知》，明確印章停用日期、停用后的保管方式等信息。3.印章保管人員接到《印章停用通知》后，應(yīng)及時將停用印章進(jìn)行封存，并在《印章使用登記表》上注明停用日期。（三）銷毀流程1.對于需要銷毀的印章，由行政管理部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、銷毀原因、銷毀方式等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批。2.審批通過后，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對印章進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復(fù)使用。3.印章銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《印章銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點(diǎn)、參與人員等信息。4.印章銷毀完成后，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)在《印章銷毀記錄》上簽字確認(rèn)，并將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀記錄》等相關(guān)資料留存歸檔。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)對印章使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章使用符合規(guī)定。2.公司內(nèi)部審計、監(jiān)察等部門有權(quán)對印章使用情況進(jìn)行審計和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、政府相關(guān)部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供印章使用情況的相關(guān)資料。2.對于涉及重大經(jīng)濟(jì)合同、重要文件等的印章使用，可邀請律師事務(wù)所等專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行法律審查，確保印章使用的合法性和有效性。七、違規(guī)責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因印章保管人員未嚴(yán)格履行保管職責(zé)，導(dǎo)致印章被盜、丟失、損壞等情況發(fā)生的，由保管人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因用印部門或個人未按照規(guī)定流程申請用印，擅自使用印章的，由用印部門或個人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因?qū)徟藛T未認(rèn)真審核用印申請，導(dǎo)致違規(guī)用印的，由審批人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.批評教育：對違規(guī)情節(jié)較輕的，給予批評教育，責(zé)令其立即改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對違規(guī)情節(jié)較重的，給予經(jīng)濟(jì)處罰，視情節(jié)輕重處以一定金額的罰款。3.行政處分：對違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的，給予行政處分，包括警告、記過、記大過、降級、撤職、開