規(guī)范了人員檔案管理制度[公司/組織名稱(chēng)]人員檔案管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司/組織（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“本單位”）人員檔案管理，規(guī)范人員檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保人員檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，為單位的人力資源管理、人才培養(yǎng)和發(fā)展提供有力支持，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本單位所有在職員工、離職員工以及與本單位有合作關(guān)系的相關(guān)人員的檔案管理。管理原則1.集中統(tǒng)一管理：人員檔案由本單位指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.真實(shí)準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映人員的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等信息，嚴(yán)禁虛假材料入檔。3.安全保密：采取必要的安全措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范有序：檔案管理工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，做到規(guī)范化、科學(xué)化、信息化。檔案管理部門(mén)職責(zé)檔案管理部門(mén)設(shè)置本單位設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)人員檔案的日常管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)和技能。主要職責(zé)1.制定和完善人員檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)人員檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、保管等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和鑒定，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保密工作，采取必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案的安全。7.對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范和統(tǒng)一。檔案的收集與整理檔案收集范圍1.基本信息類(lèi)：包括員工的身份證、戶(hù)口本、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)等相關(guān)證件的復(fù)印件。2.入職材料類(lèi)：包括員工的求職申請(qǐng)表、面試評(píng)估表、錄用通知書(shū)、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等。3.工作經(jīng)歷類(lèi)：包括員工的工作履歷、工作業(yè)績(jī)報(bào)告、績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等。4.培訓(xùn)與發(fā)展類(lèi)：包括員工參加的各類(lèi)培訓(xùn)課程、培訓(xùn)證書(shū)、學(xué)習(xí)成績(jī)單、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。5.薪酬福利類(lèi)：包括員工的工資條、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、社會(huì)保險(xiǎn)繳納記錄、住房公積金繳納記錄等。6.其他類(lèi)：包括員工的體檢報(bào)告、計(jì)劃生育證明、個(gè)人聲明等與員工個(gè)人相關(guān)的其他材料。收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)員工檔案材料的收集工作，及時(shí)將新產(chǎn)生的檔案材料送交檔案管理部門(mén)。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，符合檔案管理的要求。對(duì)于不符合要求的材料，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充或更正。3.檔案材料的收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，確保檔案信息的及時(shí)性和有效性。整理方法1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)送交的檔案材料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和分類(lèi)。按照檔案的性質(zhì)和類(lèi)別，將檔案分為不同的類(lèi)別和卷號(hào)。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行編號(hào)和裝訂，確保檔案材料的順序和完整性。編號(hào)應(yīng)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檔案的查找和管理。3.建立檔案目錄，將檔案材料的基本信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案的保管保管條件1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、除濕機(jī)、空調(diào)等，確保檔案庫(kù)房的溫度、濕度符合檔案保管的要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持通風(fēng)良好、干燥清潔，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全。保管期限1.人員檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括員工的基本信息、入職材料、勞動(dòng)合同等重要材料；長(zhǎng)期保管的檔案主要包括員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、培訓(xùn)與發(fā)展等材料，保管期限為30年；短期保管的檔案主要包括員工的薪酬福利、獎(jiǎng)懲記錄等材料，保管期限為10年。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和鑒定，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。保管安全1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案保管制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案?jìng)浞?，防止檔案因自然災(zāi)害、人為破壞等原因丟失或損壞。檔案的利用查閱與借閱1.本單位員工因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和權(quán)限，決定是否同意查閱或借閱檔案。對(duì)于涉及員工隱私和機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)陪同，確保檔案的安全和完整。借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制與摘錄1.因工作需要復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制/摘錄申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和權(quán)限，決定是否同意復(fù)制或摘錄檔案。對(duì)于涉及員工隱私和機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.復(fù)制或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的公章，注明復(fù)制或摘錄的日期和用途。利用限制1.檔案的利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)禁將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。2.嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、批注、損壞等，如有違反，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.檔案的利用應(yīng)僅限于工作需要，不得用于其他目的。檔案的保密保密制度1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)于涉及員工隱私和機(jī)密的檔案，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房的出入情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案的安全。保密責(zé)任1.對(duì)于違反檔案保密制度，泄露檔案內(nèi)容的人員，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處分；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和專(zhuān)業(yè)人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。3.對(duì)于需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核同意后，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批同意銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。2.銷(xiāo)毀檔案后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》存檔備查。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.單位內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理工作是否符合法律法規(guī)和本制度的要求。外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門(mén)的工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的