更換計(jì)算機(jī)設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司計(jì)算機(jī)設(shè)備的更換管理，確保設(shè)備更換過程的有序進(jìn)行，提高設(shè)備使用效率，保障公司業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有計(jì)算機(jī)設(shè)備（包括臺(tái)式電腦、筆記本電腦、服務(wù)器等）的更換管理。（三）基本原則1.符合需求原則：設(shè)備更換應(yīng)基于公司業(yè)務(wù)發(fā)展和工作實(shí)際需求，確保新設(shè)備能夠滿足工作要求。2.成本效益原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制設(shè)備更換成本，提高資金使用效益。3.規(guī)范流程原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行設(shè)備更換操作，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范、透明。4.資產(chǎn)保護(hù)原則：加強(qiáng)對(duì)更換設(shè)備的管理，防止資產(chǎn)流失，確保資產(chǎn)安全。二、職責(zé)分工（一）使用部門1.根據(jù)工作需要，提出計(jì)算機(jī)設(shè)備更換申請(qǐng)，詳細(xì)說明更換理由、設(shè)備規(guī)格要求等。2.配合設(shè)備管理部門進(jìn)行新設(shè)備的驗(yàn)收、安裝和調(diào)試工作，確保新設(shè)備正常投入使用。3.負(fù)責(zé)對(duì)更換下來的舊設(shè)備進(jìn)行清理和交接，配合做好資產(chǎn)盤點(diǎn)工作。（二）設(shè)備管理部門1.負(fù)責(zé)審核使用部門的設(shè)備更換申請(qǐng)，綜合考慮公司實(shí)際情況和設(shè)備使用狀況，提出審核意見。2.負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)設(shè)備的采購、選型、招標(biāo)等工作，確保所采購設(shè)備符合公司需求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.組織新設(shè)備的到貨驗(yàn)收工作，對(duì)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，確保設(shè)備符合合同要求。4.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)新設(shè)備的安裝、調(diào)試工作，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行。5.建立計(jì)算機(jī)設(shè)備更換檔案，記錄設(shè)備更換的全過程信息，包括申請(qǐng)、審批、采購、驗(yàn)收、安裝調(diào)試、資產(chǎn)變動(dòng)等情況。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核設(shè)備更換申請(qǐng)中的預(yù)算，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.按照公司財(cái)務(wù)制度，辦理設(shè)備采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.對(duì)設(shè)備更換涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保財(cái)務(wù)記錄準(zhǔn)確無誤。（四）審計(jì)部門1.對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備更換過程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.對(duì)設(shè)備更換的費(fèi)用支出進(jìn)行審計(jì)，防止出現(xiàn)違規(guī)支出和浪費(fèi)現(xiàn)象。三、設(shè)備更換申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)硬件故障，經(jīng)專業(yè)人員維修后仍無法正常使用，嚴(yán)重影響工作效率。2.現(xiàn)有設(shè)備性能無法滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的新需求，如軟件運(yùn)行緩慢、處理能力不足等。3.設(shè)備使用年限較長，已達(dá)到或超過規(guī)定的使用期限，存在安全隱患。4.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、辦公地點(diǎn)變更等原因，需要更換計(jì)算機(jī)設(shè)備。（二）申請(qǐng)流程1.使用部門填寫《計(jì)算機(jī)設(shè)備更換申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明設(shè)備名稱、型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)、購置時(shí)間、更換原因、擬更換設(shè)備規(guī)格及預(yù)計(jì)費(fèi)用等信息。2.將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至設(shè)備管理部門。設(shè)備管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，核實(shí)設(shè)備是否確實(shí)需要更換，并對(duì)擬更換設(shè)備的規(guī)格、性能等進(jìn)行審核，確保符合公司業(yè)務(wù)需求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。4.設(shè)備管理部門審核通過后，申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)中的預(yù)算進(jìn)行審核，評(píng)估費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性，簽署審核意見。5.申請(qǐng)表最后提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門的審核意見，綜合考慮公司整體情況，做出最終審批決定。（三）審批時(shí)間1.對(duì)于緊急情況的設(shè)備更換申請(qǐng)，如設(shè)備故障嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)正常開展，應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成審批流程。2.一般情況下，設(shè)備更換申請(qǐng)的審批應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。四、設(shè)備采購（一）采購方式1.根據(jù)公司實(shí)際情況和采購金額大小，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。2.對(duì)于采購金額較大、技術(shù)要求復(fù)雜的計(jì)算機(jī)設(shè)備采購項(xiàng)目，應(yīng)優(yōu)先采用公開招標(biāo)方式，確保采購過程的公平、公正、公開。3.對(duì)于采購金額較小、市場(chǎng)供應(yīng)較為單一的設(shè)備采購項(xiàng)目，可采用單一來源采購方式，但需嚴(yán)格按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行操作，并提供充分的采購依據(jù)。（二）采購流程1.設(shè)備管理部門根據(jù)審批通過的設(shè)備更換申請(qǐng)，制定采購計(jì)劃，明確采購設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、采購時(shí)間等信息。2.按照選定的采購方式，編制采購文件，如招標(biāo)文件、談判文件等。采購文件應(yīng)明確采購要求、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購過程的規(guī)范性和透明度。3.發(fā)布采購信息，邀請(qǐng)合格的供應(yīng)商參與投標(biāo)或談判。對(duì)于公開招標(biāo)項(xiàng)目，應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告；對(duì)于邀請(qǐng)招標(biāo)、競爭性談判等項(xiàng)目，應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出邀請(qǐng)書。4.組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)或談判活動(dòng)。開標(biāo)過程應(yīng)公開進(jìn)行，接受監(jiān)督；評(píng)標(biāo)或談判小組應(yīng)按照事先確定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判條件，對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件或談判響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人或確定成交供應(yīng)商。5.與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保合同的合法性和有效性。（三）采購監(jiān)督1.審計(jì)部門對(duì)設(shè)備采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購文件是否完整、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是否公正等。2.公司內(nèi)部設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，接受員工對(duì)采購過程中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并依法依規(guī)處理。五、設(shè)備驗(yàn)收（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.設(shè)備管理部門在設(shè)備到貨前，應(yīng)通知使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收流程、驗(yàn)收人員職責(zé)等內(nèi)容。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合采購合同要求和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）驗(yàn)收流程1.設(shè)備到貨后，由設(shè)備管理部門組織使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。2.首先對(duì)設(shè)備的外包裝進(jìn)行檢查，查看是否有破損、變形等情況。3.按照裝箱清單，核對(duì)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等是否與合同一致。4.對(duì)設(shè)備進(jìn)行外觀檢查，查看設(shè)備是否有劃痕、磕碰、掉漆等質(zhì)量問題。5.通電開機(jī)，對(duì)設(shè)備的性能進(jìn)行測(cè)試，檢查設(shè)備是否能夠正常啟動(dòng)、運(yùn)行，各項(xiàng)功能是否符合要求。6.檢查設(shè)備的隨機(jī)資料，如說明書、保修卡、合格證等是否齊全。7.對(duì)于服務(wù)器等關(guān)鍵設(shè)備，還應(yīng)進(jìn)行性能指標(biāo)測(cè)試和安全檢測(cè)，確保設(shè)備符合公司的技術(shù)要求和安全標(biāo)準(zhǔn)。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫《計(jì)算機(jī)設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、規(guī)格、外觀檢查情況、性能測(cè)試情況、隨機(jī)資料情況等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在問題，應(yīng)在報(bào)告中注明問題詳情，并提出整改要求。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審核后存檔，作為設(shè)備入賬、后續(xù)管理和維護(hù)的依據(jù)。六、設(shè)備安裝與調(diào)試（一）安裝調(diào)試準(zhǔn)備1.設(shè)備管理部門根據(jù)設(shè)備驗(yàn)收情況，安排專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行設(shè)備安裝調(diào)試工作。2.在安裝調(diào)試前，技術(shù)人員應(yīng)熟悉設(shè)備的安裝說明書和操作手冊(cè)，了解設(shè)備的安裝要求和調(diào)試方法。3.準(zhǔn)備好安裝調(diào)試所需的工具和材料，如螺絲刀、扳手、網(wǎng)線、電源線等。（二）安裝調(diào)試過程1.技術(shù)人員按照設(shè)備安裝說明書的要求，進(jìn)行設(shè)備的硬件安裝，包括主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等設(shè)備的連接和固定。2.安裝操作系統(tǒng)、辦公軟件等軟件系統(tǒng)，并進(jìn)行必要的配置和設(shè)置，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行公司的業(yè)務(wù)軟件。3.對(duì)設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)連接進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備能夠正常接入公司網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸和共享。4.對(duì)設(shè)備的各項(xiàng)功能進(jìn)行測(cè)試，如打印、掃描、復(fù)印等功能，確保設(shè)備的功能正常。5.在安裝調(diào)試過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在問題或與公司網(wǎng)絡(luò)、軟件系統(tǒng)不兼容等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。（三）安裝調(diào)試報(bào)告1.安裝調(diào)試完成后，技術(shù)人員應(yīng)填寫《計(jì)算機(jī)設(shè)備安裝調(diào)試報(bào)告》，詳細(xì)記錄安裝調(diào)試過程、設(shè)備運(yùn)行情況、存在問題及解決方法等信息。2.安裝調(diào)試報(bào)告經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審核后存檔，作為設(shè)備正式投入使用的依據(jù)。七、舊設(shè)備處置（一）舊設(shè)備回收1.設(shè)備更換完成后，使用部門應(yīng)及時(shí)將更換下來的舊設(shè)備清理干凈，并交還給設(shè)備管理部門。2.設(shè)備管理部門對(duì)回收的舊設(shè)備進(jìn)行登記，記錄設(shè)備名稱、型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)、購置時(shí)間、回收時(shí)間等信息。（二）舊設(shè)備評(píng)估1.設(shè)備管理部門定期對(duì)回收的舊設(shè)備進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)設(shè)備的使用狀況、性能狀況、市場(chǎng)價(jià)值等因素，確定舊設(shè)備的處置方式。2.對(duì)于仍有一定使用價(jià)值的舊設(shè)備，可考慮進(jìn)行內(nèi)部調(diào)劑，供其他部門使用；對(duì)于已無使用價(jià)值的舊設(shè)備，可考慮進(jìn)行報(bào)廢處理。（三）舊設(shè)備報(bào)廢1.對(duì)于擬報(bào)廢的舊設(shè)備，設(shè)備管理部門應(yīng)填寫《計(jì)算機(jī)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明設(shè)備報(bào)廢原因、設(shè)備名稱、型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)、購置時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)設(shè)備的賬面價(jià)值進(jìn)行核實(shí)，并簽署審核意見。3.申請(qǐng)表最后提交至公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，做出最終審批決定。4.經(jīng)審批同意報(bào)廢的舊設(shè)備，由設(shè)備管理部門按照公司規(guī)定的報(bào)廢流程進(jìn)行處理，如變賣、拆解等，確保資產(chǎn)得到妥善處置，防止資產(chǎn)流失。八、設(shè)備檔案管理（一）檔案建立1.設(shè)備管理部門應(yīng)建立計(jì)算機(jī)設(shè)備更換檔案，對(duì)設(shè)備更換的全過程信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案內(nèi)容應(yīng)包括設(shè)備更換申請(qǐng)表、審批文件、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安裝調(diào)試報(bào)告、舊設(shè)備回收記錄、報(bào)廢申請(qǐng)表及審批文件等相關(guān)資料。（二）檔案保管1.計(jì)算機(jī)設(shè)備更換檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全和完整。2.檔案應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類整理，便于查閱和管理。3.檔案保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱計(jì)算機(jī)設(shè)備更換檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請(qǐng)表提交至設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱檔案。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、損毀檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立設(shè)備更換管理監(jiān)督小組，由設(shè)備管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備更換過程進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對(duì)設(shè)備更換管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檢查設(shè)備更換申請(qǐng)的審批流程是否規(guī)范，是否存在未經(jīng)審批擅自更換設(shè)備的情況。2.檢查設(shè)備采購過程是否合規(guī)，是否存在違規(guī)采購、收受回扣等行為。3.檢查設(shè)備驗(yàn)收工作是否認(rèn)真負(fù)責(zé)，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位，是否存在驗(yàn)收走過場(chǎng)的情況。4.檢查設(shè)備安裝調(diào)試工作是否及時(shí)、有效，設(shè)備是否能夠正常投入使用，是否存在因安裝調(diào)試不到位導(dǎo)致設(shè)備無法正常運(yùn)行的情況。5.檢查舊設(shè)備處置是否符合規(guī)定，是否存在資產(chǎn)流失的風(fēng)險(xiǎn)。6.檢查設(shè)備檔案管理是否規(guī)范，檔案資料是否齊全、完整，查閱手續(xù)是否完備。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)