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集團(tuán)分公司會(huì)議管理制度一、總則(一)目的為規(guī)范集團(tuán)分公司會(huì)議管理,提高會(huì)議效率,確保會(huì)議決策有效執(zhí)行,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于集團(tuán)分公司各部門、各層級(jí)組織召開的各類會(huì)議。(三)會(huì)議原則1.精簡(jiǎn)高效原則:嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間,提高會(huì)議質(zhì)量,確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。2.務(wù)實(shí)有用原則:會(huì)議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞工作實(shí)際,注重解決問題,提出切實(shí)可行的措施和建議。3.分級(jí)負(fù)責(zé)原則:根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和參會(huì)人員范圍,明確會(huì)議組織和管理的責(zé)任主體。二、會(huì)議分類及組織(一)公司級(jí)會(huì)議1.年度工作會(huì)議召開時(shí)間:每年年初召開。參會(huì)人員:集團(tuán)分公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人、下屬各單位負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容:總結(jié)上一年度工作,部署本年度工作任務(wù)和目標(biāo),表彰先進(jìn)集體和個(gè)人。組織部門:由集團(tuán)分公司綜合管理部負(fù)責(zé)組織籌備,會(huì)議方案報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施。2.季度工作會(huì)議召開時(shí)間:每季度末召開。參會(huì)人員:集團(tuán)分公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人、下屬各單位負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容:總結(jié)本季度工作進(jìn)展情況,分析存在的問題,部署下一季度工作重點(diǎn)。組織部門:由集團(tuán)分公司綜合管理部負(fù)責(zé)組織籌備,會(huì)議方案報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施。3.月度工作例會(huì)召開時(shí)間:每月初召開。參會(huì)人員:集團(tuán)分公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人、下屬各單位負(fù)責(zé)人等。會(huì)議內(nèi)容:匯報(bào)上月工作完成情況,交流工作經(jīng)驗(yàn),協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題,部署本月重點(diǎn)工作。組織部門:由集團(tuán)分公司綜合管理部負(fù)責(zé)組織籌備,會(huì)議方案報(bào)總經(jīng)理審批后實(shí)施。4.總經(jīng)理辦公會(huì)召開時(shí)間:根據(jù)工作需要不定期召開。參會(huì)人員:集團(tuán)分公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員。會(huì)議內(nèi)容:研究決定公司重大事項(xiàng)、重要決策、重要人事任免、大額資金使用等。組織部門:由集團(tuán)分公司綜合管理部負(fù)責(zé)組織籌備,會(huì)議議題由總經(jīng)理確定,會(huì)議紀(jì)要由總經(jīng)理簽發(fā)。(二)部門級(jí)會(huì)議1.部門工作會(huì)議召開時(shí)間:由各部門根據(jù)工作需要自行安排。參會(huì)人員:部門全體員工。會(huì)議內(nèi)容:傳達(dá)公司相關(guān)會(huì)議精神,總結(jié)部門工作進(jìn)展情況,分析存在的問題,部署部門下一階段工作任務(wù)。組織部門:由各部門自行組織,會(huì)議記錄和紀(jì)要由部門指定專人負(fù)責(zé)。2.專題研討會(huì)召開時(shí)間:根據(jù)專項(xiàng)工作需要召開。參會(huì)人員:相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干。會(huì)議內(nèi)容:針對(duì)某一專項(xiàng)工作進(jìn)行深入研討,分析問題原因,提出解決方案和建議。組織部門:由相關(guān)部門提出申請(qǐng),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織召開,會(huì)議紀(jì)要報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。(三)跨部門會(huì)議1.工作協(xié)調(diào)會(huì)召開時(shí)間:根據(jù)工作協(xié)調(diào)需要召開。參會(huì)人員:涉及相關(guān)工作的部門負(fù)責(zé)人及工作人員。會(huì)議內(nèi)容:協(xié)調(diào)解決跨部門工作中存在的問題,明確工作責(zé)任和時(shí)間節(jié)點(diǎn),確保各項(xiàng)工作順利推進(jìn)。組織部門:由涉及相關(guān)工作的牽頭部門負(fù)責(zé)組織籌備,會(huì)議紀(jì)要報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。2.項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)召開時(shí)間:根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況不定期召開。參會(huì)人員:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及工作人員。會(huì)議內(nèi)容:匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況,分析存在的問題,研究解決措施,部署下一階段項(xiàng)目工作任務(wù)。組織部門:由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織籌備,會(huì)議紀(jì)要報(bào)總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。三、會(huì)議準(zhǔn)備(一)會(huì)議議題確定1.公司級(jí)會(huì)議議題由總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)提出,綜合管理部匯總整理后報(bào)總經(jīng)理審定。2.部門級(jí)會(huì)議議題由部門負(fù)責(zé)人提出,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.跨部門會(huì)議議題由牽頭部門與相關(guān)部門溝通協(xié)商后提出,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(二)會(huì)議通知1.會(huì)議通知應(yīng)提前[X]個(gè)工作日發(fā)出,明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題等內(nèi)容。2.重要會(huì)議應(yīng)附會(huì)議議程和相關(guān)資料,以便參會(huì)人員提前準(zhǔn)備。3.因特殊情況需要臨時(shí)召開的會(huì)議,應(yīng)提前[X]小時(shí)通知參會(huì)人員。(三)會(huì)議資料準(zhǔn)備1.根據(jù)會(huì)議議題,準(zhǔn)備相關(guān)的文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)等資料,確保資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.重要會(huì)議資料應(yīng)提前發(fā)放給參會(huì)人員,以便參會(huì)人員提前熟悉會(huì)議內(nèi)容,提高會(huì)議效率。(四)會(huì)議場(chǎng)地安排1.根據(jù)會(huì)議規(guī)模和參會(huì)人員數(shù)量,合理安排會(huì)議場(chǎng)地,確保會(huì)議場(chǎng)地寬敞、舒適、通風(fēng)良好。2.會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)配備必要的音響設(shè)備、投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)施,確保會(huì)議順利進(jìn)行。(五)會(huì)議人員安排1.明確會(huì)議主持人、記錄人、發(fā)言人等人員職責(zé),確保會(huì)議有序進(jìn)行。2.會(huì)議主持人應(yīng)具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力,能夠有效地引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程,確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。3.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容,確保會(huì)議記錄準(zhǔn)確、完整,會(huì)后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。四、會(huì)議召開(一)會(huì)議簽到1.參會(huì)人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議地點(diǎn),在會(huì)議簽到表上簽到。2.會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到,對(duì)遲到、早退、缺席人員進(jìn)行記錄,并及時(shí)向會(huì)議主持人報(bào)告。(二)會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律,按時(shí)參加會(huì)議,不得遲到、早退、缺席。2.會(huì)議期間,參會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài),不得隨意接聽電話、收發(fā)短信、交頭接耳,不得從事與會(huì)議無關(guān)的事情。3.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容,積極發(fā)言,提出建設(shè)性意見和建議,不得隨意打斷他人發(fā)言。(三)會(huì)議議程執(zhí)行1.會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程組織會(huì)議,確保會(huì)議有序進(jìn)行。2.會(huì)議發(fā)言應(yīng)緊扣會(huì)議議題,簡(jiǎn)明扼要,重點(diǎn)突出,不得偏離主題,不得冗長(zhǎng)拖沓。3.會(huì)議討論應(yīng)充分發(fā)揚(yáng)民主,鼓勵(lì)參會(huì)人員發(fā)表不同意見,形成共識(shí)。(四)會(huì)議記錄1.會(huì)議記錄人應(yīng)認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容,包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議題、會(huì)議發(fā)言、會(huì)議決議等。2.會(huì)議記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的會(huì)議記錄格式,字跡工整,內(nèi)容準(zhǔn)確,不得遺漏重要信息。3.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要,經(jīng)會(huì)議主持人審閱后印發(fā)給參會(huì)人員。五、會(huì)議決議及執(zhí)行(一)會(huì)議決議形成1.會(huì)議討論結(jié)束后,主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議討論情況,對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行總結(jié)和歸納,形成明確的會(huì)議決議。2.會(huì)議決議應(yīng)明確決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等內(nèi)容,確保決議事項(xiàng)具有可操作性。(二)會(huì)議決議傳達(dá)1.會(huì)議紀(jì)要印發(fā)后,會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)將會(huì)議決議傳達(dá)給相關(guān)部門和人員,確保決議事項(xiàng)得到及時(shí)傳達(dá)和落實(shí)。2.重要會(huì)議決議應(yīng)通過公司內(nèi)部文件、郵件、公告等形式進(jìn)行傳達(dá),確保全體員工知曉。(三)會(huì)議決議執(zhí)行1.責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議決議要求,認(rèn)真組織實(shí)施,確保決議事項(xiàng)按時(shí)完成。2.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查,及時(shí)掌握決議事項(xiàng)進(jìn)展情況,協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中存在的問題。3.對(duì)未按時(shí)完成會(huì)議決議事項(xiàng)的責(zé)任部門和責(zé)任人,應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評(píng),并責(zé)令限期整改。六、會(huì)議監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督機(jī)制1.集團(tuán)分公司綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議組織和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,定期對(duì)會(huì)議質(zhì)量、會(huì)議決議執(zhí)行情況等進(jìn)行評(píng)估。2.設(shè)立意見箱和投訴電話,接受員工對(duì)會(huì)議組織和管理方面的意見和建議,及時(shí)處理投訴和舉報(bào)。(二)考核辦法1.將會(huì)議組織和管理情況納入部門和個(gè)人績(jī)效考核體系,對(duì)會(huì)議組織得力、會(huì)議質(zhì)量高、會(huì)議決
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