日常辦公用品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司日常辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)全體員工。（三）基本原則1.按需配置原則。根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。2.勤儉節(jié)約原則。倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。3.規(guī)范管理原則。建立健全辦公用品管理制度，規(guī)范采購(gòu)、使用、保管等流程。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定辦公用品年度采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后組織實(shí)施采購(gòu)工作。2.負(fù)責(zé)建立辦公用品庫(kù)存管理臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保賬物相符。3.負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放、回收及報(bào)廢處理等工作。4.定期對(duì)辦公用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)建議。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)工作。2.負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用、使用和保管等工作，教育督促員工節(jié)約使用辦公用品。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核辦公用品采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合規(guī)。2.協(xié)助行政部門做好辦公用品成本核算工作。三、辦公用品的分類與標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、膠水、膠帶等。（二）辦公設(shè)備1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險(xiǎn)柜等辦公家具。（三）其他辦公用品1.清潔用品：如拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。2.飲用水、茶葉等。（四）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)工作崗位和業(yè)務(wù)需求，制定各類辦公用品的配備標(biāo)準(zhǔn)，明確使用數(shù)量、規(guī)格和更換周期等。2.對(duì)于價(jià)格較高的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)根據(jù)工作需要和資產(chǎn)使用年限等因素，制定合理的采購(gòu)和更新計(jì)劃。四、辦公用品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)于每年末根據(jù)公司下一年度工作計(jì)劃和人員變動(dòng)情況，制定辦公用品年度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.各部門應(yīng)于每月末向行政部門申報(bào)次月辦公用品需求計(jì)劃，行政部門結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行匯總審核，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充。（二）采購(gòu)流程1.行政部門根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式可采用招標(biāo)、詢價(jià)、定點(diǎn)采購(gòu)等多種形式，確保采購(gòu)價(jià)格合理、質(zhì)量可靠。2.采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)商品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.供應(yīng)商將辦公用品送達(dá)公司后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，確保與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)。（三）采購(gòu)審批1.辦公用品采購(gòu)金額在[X]元以下的，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購(gòu)金額在[X]元至[X]元之間的，由分管行政的公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)金額超過[X]元的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。五、辦公用品庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.辦公用品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等。2.驗(yàn)收合格的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門記賬。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員聯(lián)系，要求供應(yīng)商退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。（二）庫(kù)存保管1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)辦公用品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，確保擺放整齊、便于查找。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，防止辦公用品受潮、發(fā)霉、損壞等。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度末進(jìn)行一次大盤點(diǎn)，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）出庫(kù)管理1.各部門因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表，發(fā)放辦公用品，并填寫出庫(kù)單，注明領(lǐng)用部門、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息。3.出庫(kù)單一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交領(lǐng)用部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬。六、辦公用品使用與節(jié)約（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照辦公用品的使用說明和操作規(guī)程正確使用辦公用品，不得隨意損壞或丟棄。2.辦公文具應(yīng)限量領(lǐng)取，節(jié)約使用，嚴(yán)禁浪費(fèi)。如因個(gè)人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應(yīng)照價(jià)賠償。3.辦公設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修，不得擅自拆卸或維修。（二）節(jié)約措施1.推行無紙化辦公，盡量減少紙質(zhì)文件的打印和復(fù)印。文件傳輸、審批等應(yīng)通過電子文檔進(jìn)行，確需打印的文件應(yīng)雙面打印。2.合理設(shè)置電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備的待機(jī)時(shí)間和節(jié)能模式，降低能源消耗。3.加強(qiáng)對(duì)飲用水的管理，提倡自帶水杯，減少一次性水杯的使用。七、辦公用品的回收與報(bào)廢（一）回收1.對(duì)于可回收利用的辦公用品，如紙張、塑料瓶、墨盒等，員工應(yīng)分類存放，定期交行政部門統(tǒng)一回收處理。2.行政部門應(yīng)與專業(yè)的回收公司合作，將回收的辦公用品進(jìn)行分類整理、加工處理，實(shí)現(xiàn)資源的再利用。（二）報(bào)廢1.辦公用品因損壞、老化等原因無法繼續(xù)使用的，使用部門應(yīng)填寫辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，報(bào)行政部門審核。2.行政部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)情況屬實(shí)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公用品，由行政部門統(tǒng)一組織處理。3.報(bào)廢辦公用品的處理方式可采用變賣、捐贈(zèng)、銷毀等多種形式，確保資產(chǎn)得到合理處置。八、監(jiān)督與檢查（一）行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況進(jìn)行檢查，確保辦公用品管理工作規(guī)范有序。（二）財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公用品費(fèi)用的核算和監(jiān)督，定期對(duì)辦公用