印發(fā)公章使用管理辦法一、引言公章作為公司/組織對外行使權(quán)力、對內(nèi)進行管理的重要象征，其使用的規(guī)范性和安全性直接關(guān)系到公司/組織的合法權(quán)益和正常運營。為了加強公章的使用管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，結(jié)合公司/組織實際情況，特制定本公章使用管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在涉及公司/組織對外事務(wù)、對內(nèi)管理等各類活動中使用公章的行為。三、公章種類及用途1.公司/組織公章：用于公司/組織對外簽訂合同、協(xié)議、文件，向政府部門報送重要資料，以及其他具有法律效力的事項。2.法定代表人章：用于辦理銀行結(jié)算、稅務(wù)申報等與法定代表人身份相關(guān)的特定業(yè)務(wù)。3.財務(wù)專用章：用于公司/組織的財務(wù)收支、資金結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同、業(yè)務(wù)合同等。5.部門章：由各部門根據(jù)工作需要自行刻制，用于本部門內(nèi)部文件、通知、報表等的發(fā)布，不得用于對外簽訂合同或具有法律效力的文件。四、公章的刻制、啟用與廢止1.公章的刻制公司/組織公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章的刻制，須由公司/組織指定的部門按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。部門章的刻制，由各部門填寫《部門章刻制申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制。2.公章的啟用新刻制的公章啟用前，須在公司/組織內(nèi)部進行公示，公示期不少于[X]個工作日。公示無異議后，由指定部門負(fù)責(zé)填寫《公章啟用申請表》，經(jīng)公司/組織法定代表人簽字批準(zhǔn)后，方可正式啟用。公章啟用時，應(yīng)做好啟用記錄，包括啟用時間、公章名稱、編號、啟用文件等，并將啟用記錄存檔。3.公章的廢止因公司/組織名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止公章的，由使用部門填寫《公章廢止申請表》，詳細說明廢止原因，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核、法定代表人批準(zhǔn)后，交指定部門統(tǒng)一保管。廢止的公章應(yīng)及時銷毀，銷毀過程須有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、公章名稱、編號、銷毀方式等，銷毀記錄存檔保存。五、公章的保管1.保管原則公章的保管應(yīng)遵循“誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保公章安全存放，防止丟失、被盜用或濫用。嚴(yán)禁將公章交由非授權(quán)人員保管或使用。2.保管人員職責(zé)公司/組織公章由[具體保管部門或人員]負(fù)責(zé)保管，法定代表人章由[具體保管部門或人員]負(fù)責(zé)保管，財務(wù)專用章由[具體保管部門或人員]負(fù)責(zé)保管，合同專用章由[具體保管部門或人員]負(fù)責(zé)保管，部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。保管人員應(yīng)妥善保管公章，確保公章存放安全，防止公章受潮、受損或丟失。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或丟失情況，應(yīng)立即向公司/組織報告，并采取相應(yīng)的補救措施。保管人員不得擅自將公章帶出公司/組織辦公場所，確因工作需要帶出的，須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《公章外出使用申請表》，注明帶出時間、事由、預(yù)計歸還時間等，同時安排專人陪同攜帶，確保公章安全。3.保管環(huán)境要求公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或其他專用保管設(shè)備中，并設(shè)置必要的安全防護措施，如密碼鎖、監(jiān)控設(shè)備等。保管公章的場所應(yīng)保持清潔、干燥，避免公章受到損壞或污染。六、公章的使用流程1.使用申請凡需使用公章的部門或個人，應(yīng)提前填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章內(nèi)容、用章時間、用章份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。涉及重要事項或金額較大的合同、協(xié)議等用章，須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項還須經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)。2.審核批準(zhǔn)《公章使用申請表》提交后，由相應(yīng)的審批人員按照規(guī)定的審批權(quán)限進行審核批準(zhǔn)。審核人員應(yīng)認(rèn)真審查用章事由是否合理、用章內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，確保用章行為符合公司/組織的利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。對于不符合規(guī)定的用章申請，審批人員應(yīng)及時予以退回，并說明理由。3.用章登記經(jīng)審核批準(zhǔn)的《公章使用申請表》，由保管人員進行用章登記。登記內(nèi)容包括用章時間、用章部門或個人、用章事由、用章內(nèi)容、用章份數(shù)、審批人員等信息。用章登記應(yīng)準(zhǔn)確、詳細，確?？勺匪菪浴５怯浲瓿珊?，保管人員應(yīng)留存《公章使用申請表》原件，并建立用章臺賬。4.用章操作保管人員在用章時，應(yīng)嚴(yán)格按照審批內(nèi)容進行操作，確保用章位置準(zhǔn)確、清晰，不得擅自更改用章內(nèi)容或擴大用章范圍。用章過程中，應(yīng)注意保護公章，避免公章受到損壞或污染。用章完畢后，保管人員應(yīng)及時將公章放回原處，并妥善保管。5.用章監(jiān)督在公章使用過程中，公司/組織應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保用章行為符合規(guī)定。監(jiān)督人員應(yīng)檢查用章申請是否經(jīng)過審批、用章內(nèi)容是否與申請一致、用章過程是否規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)用章過程中存在違規(guī)行為，監(jiān)督人員應(yīng)及時制止，并向公司/組織報告。七、公章使用的風(fēng)險防范1.加強安全教育公司/組織應(yīng)定期組織員工進行公章使用管理方面的安全教育培訓(xùn)，提高員工對公章重要性的認(rèn)識，增強員工的法律意識和風(fēng)險防范意識。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括公章使用管理辦法、相關(guān)法律法規(guī)、典型案例分析等，使員工了解公章使用的規(guī)范要求和違規(guī)后果。2.建立風(fēng)險預(yù)警機制公司/組織應(yīng)建立公章使用風(fēng)險預(yù)警機制，對可能出現(xiàn)的公章使用風(fēng)險進行實時監(jiān)測和預(yù)警。通過對用章數(shù)據(jù)的分析、異常用章行為的識別等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險隱患，并采取相應(yīng)的措施加以防范。例如，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某部門或個人頻繁使用公章且涉及金額較大、用章事由相似等異常情況時，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，防止出現(xiàn)公章被盜用或濫用的情況。3.完善內(nèi)部審計監(jiān)督公司/組織應(yīng)加強內(nèi)部審計監(jiān)督工作，定期對公章使用情況進行審計檢查。審計內(nèi)容包括用章審批手續(xù)是否齊全、用章登記是否準(zhǔn)確、用章行為是否合規(guī)等。通過內(nèi)部審計監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)公章使用管理中存在的問題，并提出改進建議，確保公章使用管理工作規(guī)范、有效。八、違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用公章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用公章給公司/組織造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。3.公司/組織鼓勵全體員工對違規(guī)使用