原料采購(gòu)債權(quán)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司原料采購(gòu)債權(quán)管理工作，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)中債權(quán)的有效管理，保障公司資金安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，確保原料采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及原料采購(gòu)的部門及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于采購(gòu)合同簽訂、執(zhí)行、款項(xiàng)支付以及債權(quán)追收等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保原料采購(gòu)債權(quán)管理工作合法合規(guī)。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則對(duì)原料采購(gòu)過程中的債權(quán)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估和有效防控，提前制定應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。3.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在原料采購(gòu)債權(quán)管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保工作落實(shí)到位。4.及時(shí)清收原則加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)債權(quán)的跟蹤管理，及時(shí)清收到期債權(quán)，提高資金回籠效率。二、管理職責(zé)（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)原料采購(gòu)合同的起草、談判、簽訂等工作，確保合同條款明確、合法、有效，保障公司權(quán)益。2.按照合同約定，及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商的供貨情況，協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題，確保原料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，建立供應(yīng)商信用檔案，為債權(quán)管理提供參考依據(jù)。4.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或可能影響債權(quán)實(shí)現(xiàn)的情況，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并協(xié)助相關(guān)部門采取措施解決。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核原料采購(gòu)合同中的付款條款，確保付款安排合理、合規(guī)，符合公司財(cái)務(wù)政策。2.按照合同約定和公司財(cái)務(wù)流程，及時(shí)、準(zhǔn)確地支付原料采購(gòu)款項(xiàng)，并做好賬務(wù)記錄。3.定期對(duì)原料采購(gòu)債權(quán)進(jìn)行核對(duì)和分析，監(jiān)控債權(quán)的賬齡和回收情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。4.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行債權(quán)追收工作，提供必要的財(cái)務(wù)支持和數(shù)據(jù)信息。（三）法務(wù)部門1.參與原料采購(gòu)合同的審核，從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行把關(guān)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.為原料采購(gòu)債權(quán)管理提供法律咨詢和建議，協(xié)助處理涉及債權(quán)的法律事務(wù)。3.在債權(quán)追收過程中，如遇法律糾紛，負(fù)責(zé)制定法律解決方案，維護(hù)公司合法權(quán)益。（四）審計(jì)部門1.對(duì)原料采購(gòu)債權(quán)管理工作進(jìn)行定期審計(jì)，檢查相關(guān)制度的執(zhí)行情況和工作流程的合規(guī)性。2.對(duì)債權(quán)追收情況進(jìn)行監(jiān)督，確保追收工作合法、有效，防止出現(xiàn)違規(guī)操作和損失浪費(fèi)。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，提出改進(jìn)建議和意見，促進(jìn)公司原料采購(gòu)債權(quán)管理水平的提升。三、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門在簽訂原料采購(gòu)合同前，應(yīng)仔細(xì)審查供應(yīng)商的主體資格、經(jīng)營(yíng)范圍、信用狀況等信息，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和良好的商業(yè)信譽(yù)。2.合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。3.對(duì)于重要的原料采購(gòu)合同，應(yīng)組織采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)審，確保合同符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照職責(zé)進(jìn)行后續(xù)管理。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.在合同執(zhí)行過程中，如因市場(chǎng)變化、不可抗力等原因需要變更合同條款，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)作為原合同的組成部分，具有同等法律效力。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和采購(gòu)部門提供的付款申請(qǐng)，及時(shí)審核并安排付款。付款前，應(yīng)核對(duì)合同條款、發(fā)票信息等相關(guān)資料，確保付款準(zhǔn)確無誤。4.法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，監(jiān)督雙方是否嚴(yán)格履行合同義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出法律意見和建議，協(xié)助采購(gòu)部門采取措施解決。（三）合同變更與解除1.如因客觀原因需要變更或解除原料采購(gòu)合同，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容。2.合同變更或解除后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門調(diào)整相關(guān)賬務(wù)處理，并確保已支付的款項(xiàng)與變更或解除后的合同條款相符。3.對(duì)于因合同變更或解除給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)要求，追究責(zé)任方的賠償責(zé)任。四、債權(quán)跟蹤與監(jiān)控（一）建立債權(quán)臺(tái)賬1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立原料采購(gòu)債權(quán)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆采購(gòu)業(yè)務(wù)的債權(quán)信息，包括供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、采購(gòu)金額、付款期限、已付款金額、未付款金額、逾期天數(shù)等內(nèi)容。2.債權(quán)臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)債權(quán)的變化情況，及時(shí)調(diào)整相關(guān)記錄，如供應(yīng)商還款、合同變更等。（二）債權(quán)跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)在合同約定的付款期限前，提醒財(cái)務(wù)部門安排付款，并跟蹤款項(xiàng)支付情況。如發(fā)現(xiàn)款項(xiàng)逾期未付，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原因，并向公司報(bào)告。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)債權(quán)進(jìn)行跟蹤分析，監(jiān)控債權(quán)的賬齡和回收情況。對(duì)于逾期債權(quán)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出催款通知，并與采購(gòu)部門協(xié)同跟進(jìn)催款進(jìn)展。3.法務(wù)部門應(yīng)關(guān)注債權(quán)的法律時(shí)效，及時(shí)提醒相關(guān)部門在法律規(guī)定的期限內(nèi)采取措施追收債權(quán)，避免因超過訴訟時(shí)效而導(dǎo)致債權(quán)無法實(shí)現(xiàn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警1.建立債權(quán)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，根據(jù)債權(quán)的逾期天數(shù)、供應(yīng)商信用狀況、市場(chǎng)環(huán)境等因素，設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)債權(quán)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)跡象時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。2.采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)，及時(shí)采取相應(yīng)的措施，如加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通、調(diào)整付款策略、啟動(dòng)法律程序等，降低債權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。五、債權(quán)追收（一）催款通知1.對(duì)于逾期未付的原料采購(gòu)款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在逾期一定期限內(nèi)發(fā)出催款通知，明確告知供應(yīng)商逾期未付款項(xiàng)的金額、逾期天數(shù)以及可能產(chǎn)生的違約責(zé)任等內(nèi)容。2.催款通知應(yīng)采用書面形式，并通過郵寄、電子郵件等方式送達(dá)供應(yīng)商。同時(shí)，應(yīng)保留相關(guān)送達(dá)憑證，以備后續(xù)查詢。（二）協(xié)商解決1.采購(gòu)部門應(yīng)積極與供應(yīng)商溝通協(xié)商，了解逾期未付款項(xiàng)的原因，并尋求解決方案。如供應(yīng)商因資金周轉(zhuǎn)困難等原因無法按時(shí)付款，可協(xié)商制定還款計(jì)劃，明確還款時(shí)間和金額。2.在協(xié)商過程中，應(yīng)注意收集相關(guān)證據(jù)，如供應(yīng)商的還款承諾、溝通記錄等，為后續(xù)可能采取的法律措施做好準(zhǔn)備。（三）法律措施1.如協(xié)商無果，且債權(quán)金額較大、逾期時(shí)間較長(zhǎng)，或供應(yīng)商存在惡意拖欠等情況，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序，通過訴訟、仲裁等方式追收債權(quán)。2.法務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)制定法律解決方案，組織相關(guān)人員收集證據(jù)、起草法律文書，并代表公司參加訴訟或仲裁活動(dòng)。3.在法律程序進(jìn)行過程中，應(yīng)密切關(guān)注案件進(jìn)展情況，及時(shí)調(diào)整策略，確保公司合法權(quán)益得到最大程度的保護(hù)。六、信息溝通與協(xié)作（一）內(nèi)部溝通1.建立原料采購(gòu)債權(quán)管理內(nèi)部溝通機(jī)制，加強(qiáng)采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門之間的信息交流與協(xié)作。2.定期召開債權(quán)管理工作會(huì)議，通報(bào)債權(quán)管理工作進(jìn)展情況，分析存在的問題，研究解決措施，協(xié)調(diào)各部門之間的工作。3.各部門應(yīng)及時(shí)將工作中發(fā)現(xiàn)的與債權(quán)管理相關(guān)的信息反饋給其他部門，確保信息共享，形成工作合力。（二）與供應(yīng)商溝通1.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通關(guān)系，及時(shí)了解供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況和財(cái)務(wù)狀況，為債權(quán)管理提供參考依據(jù)。2.在債權(quán)追收過程中，應(yīng)注重與供應(yīng)商的溝通方式和方法，避免因溝通不當(dāng)導(dǎo)致矛盾激化，影響債權(quán)追收工作的順利進(jìn)行。3.對(duì)于供應(yīng)商提出的合理訴求，應(yīng)認(rèn)真研究并積極協(xié)商解決，以維護(hù)良好的合作關(guān)系，促進(jìn)債權(quán)的順利回收。七、檔案管理（一）檔案收集1.采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集與原料采購(gòu)債權(quán)管理相關(guān)的文件資料，包括采購(gòu)合同、付款憑證、催款通知、溝通記錄、法律文書等。2.檔案資料應(yīng)確保真實(shí)、完整、有效，并按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理。（二）檔案整理與歸檔1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，建立電子和紙質(zhì)檔案。2.檔案應(yīng)妥善保管，存放地點(diǎn)應(yīng)安全、防火、防潮、防蟲，確保檔案資料的完整性和可讀性。（三）檔案查閱與使用1.建立檔案查閱制度，明確查閱檔案的流程和權(quán)限。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、借出檔案資料。2.因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)原料采購(gòu)債權(quán)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、執(zhí)行、債權(quán)跟蹤、追收等環(huán)節(jié)的工作情況，以及相關(guān)制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料查閱、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立原料采購(gòu)債權(quán)管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門在債權(quán)管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)可包括債權(quán)回收率、逾期賬款率、合同執(zhí)行率、法律風(fēng)險(xiǎn)防控情況等?？己私Y(jié)果將與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，作為獎(jiǎng)懲的依據(jù)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于在原料采購(gòu)債權(quán)管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。