日常行政后勤管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司日常行政后勤管理，規(guī)范行政后勤工作流程，提高工作效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工及公司行政后勤相關事務。（三）基本原則1.服務原則行政后勤工作要以服務公司各部門和全體員工為宗旨，樹立主動服務意識，不斷提高服務質量和水平。2.規(guī)范原則各項行政后勤工作要嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行操作，確保工作的規(guī)范化、標準化。3.高效原則優(yōu)化行政后勤工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效率，及時響應公司和員工的需求。4.節(jié)約原則合理利用公司資源，降低行政后勤成本，杜絕浪費現(xiàn)象，實現(xiàn)資源的有效配置。二、行政管理（一）辦公環(huán)境管理1.辦公區(qū)域規(guī)劃根據(jù)公司組織架構和業(yè)務需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。確保辦公區(qū)域布局合理，通道暢通，光線充足，通風良好。2.辦公設施配備為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、文件柜等辦公設施，并定期進行檢查和維護，確保設施正常使用。根據(jù)工作需要，及時更新和補充辦公設施，滿足公司發(fā)展的要求。3.環(huán)境衛(wèi)生管理制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生標準，明確清潔范圍、頻次和責任人。定期組織清潔人員對辦公區(qū)域進行清掃、消毒，保持辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。倡導員工保持個人辦公區(qū)域的整潔，愛護公共環(huán)境衛(wèi)生，不亂扔垃圾，不隨地吐痰。（二）辦公用品管理1.辦公用品采購根據(jù)公司實際需求，制定辦公用品采購計劃，明確采購種類、數(shù)量和時間。選擇合格的供應商，建立供應商評估機制，確保辦公用品的質量和價格合理。按照采購流程進行采購，簽訂采購合同，嚴格把控采購環(huán)節(jié)。2.辦公用品發(fā)放設立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的領用情況。根據(jù)員工實際需求，按照規(guī)定的標準發(fā)放辦公用品，做到按需發(fā)放，避免浪費。員工領用辦公用品時，需填寫領用申請表，經(jīng)部門負責人簽字后到行政后勤部門領取。3.辦公用品使用與節(jié)約加強對員工辦公用品使用的培訓和指導，倡導節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復印，減少紙張浪費；合理設置電腦待機時間，降低能耗等。定期對辦公用品使用情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以改進。（三）文件與檔案管理1.文件管理規(guī)范文件的起草、審核、審批、印發(fā)、傳閱、歸檔等流程，確保文件流轉順暢。對文件進行分類編號，建立文件索引，便于查找和使用。嚴格控制文件的發(fā)放范圍，確保文件傳達準確、及時。定期清理過期文件，做好文件銷毀工作，防止文件泄露。2.檔案管理建立健全檔案管理制度，明確檔案管理的職責和流程。對公司各類檔案進行分類整理，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。做好檔案的收集、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的完整性和安全性。按照國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，定期對檔案進行鑒定和銷毀，防止檔案積壓和丟失。（四）會議管理1.會議計劃根據(jù)公司工作安排，制定年度會議計劃，明確會議的種類、時間、地點、參會人員等。會議計劃應提前征求各部門意見，確保會議安排合理，不影響正常工作。2.會議組織會議組織部門負責會議的籌備工作，包括會議通知的發(fā)送、會議資料的準備、會議場地的布置等。提前檢查會議設備的運行情況，確保會議順利進行。安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內容、決議和工作要求。3.會議紀要會議結束后，及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議的主要內容、決議事項、責任部門和完成時間，確保會議精神得到有效落實。4.會議跟進建立會議決議跟蹤機制，對會議決議的執(zhí)行情況進行及時跟進和督促。責任部門應按照會議要求按時完成工作任務，并將完成情況反饋給會議組織部門。（五）印章管理1.印章種類與保管公司印章分為公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。明確各類印章的保管責任人，印章保管人應妥善保管印章，確保印章安全。2.印章使用建立印章使用審批制度，嚴格控制印章的使用范圍和審批流程。使用印章時，需填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人等信息，經(jīng)相關領導審批后，方可使用印章。印章使用過程中，印章保管人應進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保印章使用的真實性和合法性。3.印章登記與存檔建立印章使用登記臺賬，詳細記錄印章的使用時間、事由、使用部門、使用人等信息。印章使用完畢后，應及時將印章使用申請表、相關文件等資料進行歸檔保存，以備查閱。三、后勤管理（一）車輛管理1.車輛配置根據(jù)公司業(yè)務需求，合理配置公務車輛，確保車輛數(shù)量和車型滿足工作需要。建立車輛檔案，記錄車輛的購置時間、型號、車牌號、維修保養(yǎng)情況等信息。2.車輛調度制定車輛調度管理制度，明確車輛調度的原則和流程。根據(jù)工作需要，由行政后勤部門統(tǒng)一調度車輛，優(yōu)先保障重要公務和緊急任務的用車需求。員工因工作需要使用車輛時，需提前填寫用車申請表，經(jīng)部門負責人和行政后勤部門審批后，方可安排車輛。3.車輛使用與維護駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好，安全可靠。做好車輛的日常清潔工作，保持車輛內外整潔。建立車輛維修審批制度，車輛維修前需填寫維修申請表，經(jīng)行政后勤部門和相關領導審批后，方可進行維修。（二）食堂管理1.食堂設施與環(huán)境配備必要的食堂設施設備，如爐灶、蒸箱、冰箱、消毒柜等，確保食堂正常運營。保持食堂環(huán)境整潔衛(wèi)生，定期進行消毒和清潔，為員工提供良好的就餐環(huán)境。2.食品采購與儲存選擇正規(guī)的食品供應商，建立供應商評估機制，確保食品質量安全。嚴格把控食品采購環(huán)節(jié)，對采購的食品進行驗收，檢查食品的質量、數(shù)量和保質期等。做好食品的儲存工作，分類存放食品，防止食品變質和交叉污染。3.餐飲服務制定食堂菜譜，合理搭配膳食，滿足員工的口味需求和營養(yǎng)需求。加強食堂工作人員的培訓和管理，提高服務質量和水平，為員工提供優(yōu)質的餐飲服務。定期收集員工對食堂餐飲服務的意見和建議，及時進行改進。（三）宿舍管理1.宿舍分配與調整根據(jù)員工的工作地點和實際需求，合理分配宿舍，并建立宿舍分配臺賬。員工因工作調動或其他原因需要調整宿舍時，應提前向行政后勤部門提出申請，經(jīng)審批后進行調整。2.宿舍設施配備與維護為員工宿舍配備必要的生活設施，如床、桌椅、衣柜、空調等，并定期進行檢查和維護，確保設施正常使用。員工應愛護宿舍設施，如有損壞應及時報告，照價賠償。3.宿舍安全與衛(wèi)生管理加強宿舍安全管理，制定宿舍安全制度，禁止在宿舍內使用大功率電器、私拉亂接電線等行為，確保宿舍安全。倡導員工保持宿舍衛(wèi)生整潔，定期組織宿舍衛(wèi)生檢查，對衛(wèi)生不達標的宿舍進行督促整改。（四）水電管理1.水電設施維護定期對公司的水電設施進行檢查和維護，確保水電設施正常運行。及時發(fā)現(xiàn)和處理水電設施的故障和隱患，保障公司正常的水電供應。2.水電使用管理加強對員工水電使用的宣傳教育，倡導節(jié)約水電，養(yǎng)成隨手關燈、關水龍頭的好習慣。建立水電消耗統(tǒng)計制度，定期對公司的水電消耗情況進行統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時查找原因并采取措施加以控制。3.水電費用結算按照國家規(guī)定的水電價格標準，按時繳納水電費用。做好水電費用的核算和結算工作，確保費用準確無誤。四、安全管理（一）安全制度建設1.制定公司安全管理制度，明確安全管理的目標、職責和工作流程。2.建立健全安全責任體系，將安全責任落實到部門和個人。（二）安全教育培訓1.定期組織員工進行安全知識培訓，提高員工的安全意識和自我保護能力。2.對新入職員工進行入職安全教育，使其了解公司的安全規(guī)章制度和工作環(huán)境。（三）安全檢查與隱患排查1.定期開展安全檢查和隱患排查工作，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全問題，要明確整改責任人、整改措施和整改期限，確保整改到位。（四）安全事故處理1.制定安全事故應急預案，明確