合同管理辦法補(bǔ)充方案一、使用背景在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中，合同作為企業(yè)運(yùn)營的重要法律文件，貫穿于公司業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展和多樣化，原有的合同管理辦法在某些方面已不能完全滿足實(shí)際運(yùn)營需求。為了進(jìn)一步規(guī)范合同管理流程，提高合同管理效率，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本合同管理辦法補(bǔ)充方案。二、參考法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)本補(bǔ)充方案嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國合同法》等，確保合同的合法性和有效性。同時(shí)，參考行業(yè)內(nèi)通行的合同管理標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐，力求使公司的合同管理工作達(dá)到行業(yè)領(lǐng)先水平。三、完整詳細(xì)框架（一）總則1.目的本補(bǔ)充方案旨在完善公司合同管理體系，加強(qiáng)合同全過程管理，保障公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。2.適用范圍本方案適用于公司各部門及所屬單位簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)。風(fēng)險(xiǎn)防范原則：注重合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評估和控制，確保公司利益不受損失。流程規(guī)范原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)的流程和責(zé)任，確保合同管理工作有序進(jìn)行。協(xié)作共贏原則：強(qiáng)調(diào)各部門之間的協(xié)作配合，共同維護(hù)公司合同利益。（二）合同管理組織與職責(zé)1.合同管理委員會(huì)成立合同管理委員會(huì)，作為公司合同管理的最高決策機(jī)構(gòu)。由公司領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。其主要職責(zé)包括：審議合同管理制度和重大合同事項(xiàng)。協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。監(jiān)督合同管理工作的執(zhí)行情況。2.合同管理部門明確合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：制定和完善合同管理制度和流程。組織合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等工作。建立合同臺(tái)賬，對合同進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析。協(xié)調(diào)處理合同糾紛和風(fēng)險(xiǎn)防范。3.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、履行等工作，并配合合同管理部門做好相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通和談判。按照合同管理流程，及時(shí)將合同相關(guān)資料提交合同管理部門審核。履行合同約定的義務(wù)，及時(shí)反饋合同履行情況。（三）合同簽訂管理1.合同起草業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，認(rèn)真起草合同文本，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)、方式、違約責(zé)任等主要條款。鼓勵(lì)使用公司統(tǒng)一制定的合同示范文本，如無示范文本，應(yīng)參考相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例進(jìn)行起草。2.合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從法律、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等方面對合同進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、可行性等。審核過程中，合同管理部門可征求相關(guān)部門和法律專業(yè)人士的意見，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)組織專題會(huì)議進(jìn)行討論和審核。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。簽訂合同前，應(yīng)確保合同對方具有合法的主體資格和履約能力，必要時(shí)可要求對方提供相關(guān)資質(zhì)證明文件。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并做好合同歸檔工作。（四）合同履行管理1.履行計(jì)劃業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)合同管理部門備案，合同管理部門應(yīng)定期對履行計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查。2.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃，認(rèn)真履行合同義務(wù)，及時(shí)反饋合同履行情況。合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.變更管理合同履行過程中如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知合同管理部門，并辦理相關(guān)備案手續(xù)。4.解除管理合同履行過程中如需解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及解除合同的原因、方式、時(shí)間等內(nèi)容。解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將解除情況通知合同管理部門，并辦理相關(guān)備案手續(xù)。（五）合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別合同管理部門應(yīng)定期組織各業(yè)務(wù)部門對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評估，重點(diǎn)關(guān)注合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)包括但不限于法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評估合同管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性和定量相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣、層次分析法等。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對針對不同等級(jí)的合同風(fēng)險(xiǎn)，合同管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的要求，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控工作，確保合同風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。（六）合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行情況的跟蹤和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。業(yè)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與合同對方的溝通和協(xié)調(diào)，建立良好的合作關(guān)系，共同推動(dòng)合同的順利履行。2.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和法律專業(yè)人士對糾紛進(jìn)行分析和研究，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、仲裁、訴訟等。在糾紛處理過程中，應(yīng)注意維護(hù)公司的合法權(quán)益，確保糾紛得到妥善解決。（七）合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、履行記錄等。2.檔案整理合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對歸檔資料進(jìn)行分類整理、編號(hào)裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管合同管理部門應(yīng)建立合同檔案保管制度，指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作。檔案保管應(yīng)確保檔案資料的安全、完整，防止檔案資料的丟失、損壞和泄露。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。（八）附則1.解釋權(quán)本補(bǔ)充方案由公司合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.生效日期本補(bǔ)充方案自發(fā)布之日起生效實(shí)施。四、符合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求本補(bǔ)充方案緊密結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營情況，對合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行了細(xì)化和完善。在合同簽訂管理方面，明確了合同起草、審核、簽訂的具體流程和要求，確保合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性和合法性；在合同履行管理方面，強(qiáng)調(diào)了履行計(jì)劃的制定和跟蹤，以及變更、解除的規(guī)范操作，保障合同的順利執(zhí)行；在合同風(fēng)險(xiǎn)管理方面，通過風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評估和應(yīng)對措施的制定，有效降低了合同風(fēng)險(xiǎn)；在合同糾紛處理方面，注重糾紛的預(yù)防和妥善解決，維護(hù)了公司的合法權(quán)益；在合同檔案管理方面，規(guī)范了檔案的收集、整理、保管和查閱，為公司的合同管理提供了有力的支持。五、格式易讀內(nèi)容詳細(xì)易懂本補(bǔ)充方案采用了清晰明了的格式，各部分內(nèi)容層次分明，易于閱讀和理解。在語言表述上，盡量避免使用過于專業(yè)和冰冷的術(shù)語，采用了溫和、日常的表述方式，使管理更具親和力，人們更易接受。例如，在合同管理組織與職責(zé)部分，明確了合同管理委員會(huì)、合同管理部門和業(yè)務(wù)部門的具體職責(zé)，使用了簡潔易懂的語言進(jìn)行闡述；在合同簽訂管理部分，對合同起草、審核、簽訂的流程進(jìn)行了詳細(xì)說明，并給出了具體的操作建議，讓讀者能夠清楚地了解每個(gè)環(huán)節(jié)的要求和注意事項(xiàng)。六、溫和、日常的表述替代冰冷術(shù)語1.在描述合同管理流程時(shí)，使用“起草合同文本”“提交合同審核”“簽訂合同”等表述，替代了“擬定合同”“報(bào)審合同”“簽署合同”等較為專業(yè)和冰冷的術(shù)語。2.在強(qiáng)調(diào)合同風(fēng)險(xiǎn)防范時(shí)，使用“注意合同風(fēng)險(xiǎn)”“加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控”等表述，讓員工更容易理解和接受。3.在闡述合同糾紛處理時(shí)，使用“發(fā)生合同糾紛”“及時(shí)報(bào)告糾紛情況”“制定糾紛處理方案”等表述，使整個(gè)過程更加清晰明了。七、減少命令式，多采用祈使句、陳述句，語氣更柔和1.在總則部分，使用“本補(bǔ)充方案旨在完善公司合同管理體系……”“本方案適用于公司各部門及所屬單位簽訂的各類合同……”等陳述句，平和地闡述方案的目的和適用范圍。2.在合同簽訂管理部分，使用“業(yè)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真起草合同文本……”“合同管理部門應(yīng)從多方面對合同進(jìn)行全面審核……”等祈使句，明確各部門的責(zé)任，語氣較為柔和。3.在合同履行管理部分，“業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照履行計(jì)劃，認(rèn)真履行合同義務(wù)……”“合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和檢查……”等表述，既明確了要求，又讓員工感受到尊重和理解。八、適當(dāng)融入引導(dǎo)性話語，讓管理更具親和力1.在總則部分，“我們鼓勵(lì)各部門嚴(yán)格遵守合同管理的基本原則，共同維護(hù)公司的合法權(quán)益?！蓖ㄟ^“我們鼓勵(lì)”這樣的引導(dǎo)性話語