工程檔案管理辦法試行一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)維護(hù)、技術(shù)創(chuàng)新等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目前期策劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收至交付使用全過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司工程檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門(mén)歸口負(fù)責(zé)，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各類文件、資料、圖表等均應(yīng)納入檔案管理范圍，確保檔案內(nèi)容完整。4.規(guī)范性原則檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用等應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及公司的統(tǒng)一規(guī)范。5.及時(shí)性原則工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和行業(yè)有關(guān)工程檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定和完善公司工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門(mén)及工程項(xiàng)目部的工程檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.組織開(kāi)展工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.參與工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（二）工程項(xiàng)目部職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目工程檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理的日常工作，并接受公司檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.在工程建設(shè)過(guò)程中，督促各參建單位做好各自形成檔案資料的收集、整理工作，并對(duì)其進(jìn)行審核把關(guān)。4.按照公司檔案管理要求，及時(shí)向公司檔案管理部門(mén)移交項(xiàng)目檔案。（三）各參建單位職責(zé)1.嚴(yán)格按照國(guó)家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定及合同要求，做好本單位承擔(dān)工程項(xiàng)目范圍內(nèi)檔案資料的形成、收集、整理、歸檔工作。2.接受工程項(xiàng)目部的監(jiān)督和檢查，確保檔案資料符合質(zhì)量要求。3.向工程項(xiàng)目部提交完整、準(zhǔn)確的檔案資料，并協(xié)助做好項(xiàng)目檔案的匯總和移交工作。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，各部門(mén)、各參建單位應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)形成各類文件材料，包括工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。（二）檔案的收集范圍1.工程前期文件包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件及設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程測(cè)量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件材料，如工程聲像資料、電子文件等。（三）收集要求1.工程項(xiàng)目部應(yīng)建立檔案收集臺(tái)賬，明確檔案收集的責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人、收集內(nèi)容和時(shí)間要求，確保檔案資料及時(shí)、完整收集。2.各參建單位應(yīng)在工程建設(shè)過(guò)程中及時(shí)將形成的檔案資料移交工程項(xiàng)目部，不得拖延或截留。3.對(duì)于重要的文件材料，如涉及工程安全、質(zhì)量、環(huán)保等方面的文件，應(yīng)實(shí)行原件歸檔；確實(shí)無(wú)法提供原件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。四、檔案的整理與立卷（一）整理原則工程檔案應(yīng)按照工程建設(shè)程序、專業(yè)分類和形成規(guī)律進(jìn)行整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.工程前期文件按照文件性質(zhì)和時(shí)間順序分類整理。2.設(shè)計(jì)文件按專業(yè)和設(shè)計(jì)階段分類，如建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)，初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等階段。3.施工文件按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程分類，結(jié)合施工順序進(jìn)行排列。4.監(jiān)理文件按監(jiān)理工作流程和文件性質(zhì)分類，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、質(zhì)量控制文件等。5.竣工驗(yàn)收文件按竣工驗(yàn)收相關(guān)文件類別分類整理。（三）立卷方法1.同一卷內(nèi)的文件應(yīng)具有內(nèi)在聯(lián)系，不同載體的文件應(yīng)分別組卷。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，單面書(shū)寫(xiě)的文件在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件正面在右下角，背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。3.卷內(nèi)文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等，卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。4.卷內(nèi)備考表應(yīng)放在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后，注明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件頁(yè)數(shù)、照片張數(shù)等，以及立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等信息。（四）竣工圖編制要求1.竣工圖應(yīng)真實(shí)反映工程竣工后的實(shí)際情況，做到圖物相符。2.竣工圖的編制應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用統(tǒng)一的圖幅、格式和編號(hào)。3.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處或其他規(guī)定位置?？⒐D章內(nèi)容包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)等。4.凡按圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，由施工單位在原施工圖上加蓋“竣工圖”章后作為竣工圖；凡有一般性圖紙變更，能在原施工圖上修改補(bǔ)充的，可在原施工圖上進(jìn)行修改，并加蓋“竣工圖”章后作為竣工圖；凡結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變及圖面變更超過(guò)35%的，應(yīng)重新繪制竣工圖。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程項(xiàng)目竣工后，工程項(xiàng)目部應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成項(xiàng)目檔案的整理和歸檔工作，并向公司檔案管理部門(mén)移交。2.對(duì)于分階段竣工驗(yàn)收的工程項(xiàng)目，應(yīng)在各階段驗(yàn)收后及時(shí)歸檔該階段形成的檔案資料。（二）歸檔要求1.工程項(xiàng)目部向公司檔案管理部門(mén)移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案案卷題名、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止日期、保管期限等，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.移交的檔案應(yīng)符合整理和立卷要求，檔案載體應(yīng)完好，字跡清晰，簽章手續(xù)完備。3.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回工程項(xiàng)目部重新整理。六、檔案的保管（一）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司工程建設(shè)重要?dú)v史面貌和具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如工程前期重要文件、重大設(shè)計(jì)變更文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案對(duì)工程建設(shè)有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，如工程設(shè)計(jì)文件、施工過(guò)程中的重要技術(shù)資料等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案對(duì)工程建設(shè)有短期利用價(jià)值的檔案，如一般性施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為10年。（二）保管條件1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）檔案的保管與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.按照檔案保管期限的要求，定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)維護(hù)、技術(shù)改造、項(xiàng)目審計(jì)、資質(zhì)申報(bào)等工作需要，可查閱利用工程檔案。（二）利用流程1.查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交公司檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人應(yīng)在指定的檔案查閱場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱人如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，與原件具有同等效力。（三）利用記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、利用目的等，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.工程檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，確保檔案信息的及時(shí)更新和共享。2.對(duì)歸檔的工程檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的清晰可讀。3.建立電子檔案的備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握工程檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，利用系統(tǒng)進(jìn)行檔案的日常管理和利用服務(wù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)及工程項(xiàng)目部的工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤督促整改落實(shí)情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的形成與收集、整理與立卷、歸檔與保管、利用與信息化