廣告促銷物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司廣告促銷物料的管理，規(guī)范物料的采購、制作、使用、庫存及核銷等流程，確保廣告促銷活動的順利開展，提高物料使用效率，降低成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有廣告促銷物料的管理，包括但不限于海報、宣傳單頁、促銷贈品、展示道具等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：廣告促銷物料的管理由公司市場營銷部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保物料的設(shè)計、采購、制作、發(fā)放等環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)一致。2.規(guī)范流程原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的物料管理流程，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和要求，確保物料管理工作的規(guī)范化、制度化。3.成本控制原則：在保證廣告促銷效果的前提下，合理控制物料成本，提高物料使用效率，避免浪費。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在物料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保物料管理工作的有效執(zhí)行。二、職責(zé)分工（一）市場營銷部門1.負(fù)責(zé)制定廣告促銷物料的年度需求計劃，并根據(jù)市場活動安排及時調(diào)整需求。2.負(fù)責(zé)物料的設(shè)計、策劃和創(chuàng)意工作，確保物料內(nèi)容符合公司品牌形象和市場推廣策略。3.負(fù)責(zé)物料的采購申請、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂等工作。4.負(fù)責(zé)物料的制作跟進、質(zhì)量檢驗、驗收及入庫等工作。5.負(fù)責(zé)物料的發(fā)放、使用監(jiān)督及回收等工作。6.負(fù)責(zé)物料庫存的盤點、統(tǒng)計及分析工作，定期向上級匯報物料庫存情況。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核廣告促銷物料的采購預(yù)算，確保預(yù)算合理、合規(guī)。2.負(fù)責(zé)物料采購費用的核算、支付及報銷等工作。3.協(xié)助市場營銷部門進行物料成本控制和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（三）行政部門1.負(fù)責(zé)提供物料制作所需的場地、設(shè)備等資源支持。2.負(fù)責(zé)物料的倉儲管理，確保物料的安全存儲和妥善保管。3.協(xié)助市場營銷部門進行物料的發(fā)放和回收工作。（四）其他部門1.根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求，向市場營銷部門提出廣告促銷物料的使用申請。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物料的使用管理和核銷工作，確保物料使用符合公司規(guī)定和活動要求。三、物料需求計劃（一）年度需求計劃1.市場營銷部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)公司下一年度的市場推廣計劃和銷售目標(biāo)，制定廣告促銷物料的年度需求計劃。年度需求計劃應(yīng)包括物料的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等詳細(xì)信息。2.年度需求計劃需經(jīng)公司管理層審核批準(zhǔn)后實施。審核過程中，應(yīng)充分考慮市場變化、產(chǎn)品特點、促銷活動安排等因素，確保需求計劃的合理性和準(zhǔn)確性。（二）月度需求計劃1.市場營銷部門應(yīng)每月初根據(jù)當(dāng)月的市場活動安排，在年度需求計劃的基礎(chǔ)上，制定月度需求計劃。月度需求計劃應(yīng)明確物料的具體需求數(shù)量、交付時間等信息。2.月度需求計劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門進行采購。如遇緊急情況需要臨時增加物料需求，應(yīng)及時填寫《物料緊急需求申請表》，說明需求原因、物料種類、數(shù)量及交付時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購部門優(yōu)先安排采購。四、物料采購（一）供應(yīng)商選擇1.市場營銷部門應(yīng)建立廣告促銷物料供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進行評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.對于新的供應(yīng)商，應(yīng)進行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和實地考察，確保其具備提供優(yōu)質(zhì)物料的能力和條件。只有通過評估的供應(yīng)商才能進入公司供應(yīng)商名錄，并參與物料采購?fù)稑?biāo)。3.采購部門應(yīng)優(yōu)先從供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進行采購，以保證物料質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。如因特殊原因需要從名錄外采購物料，需經(jīng)市場營銷部門和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）采購申請1.市場營銷部門根據(jù)月度需求計劃，填寫《物料采購申請表》，詳細(xì)注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、預(yù)算金額等信息，并附上物料設(shè)計稿或樣品。2.《物料采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)申請表內(nèi)容進行采購詢價和比價，選擇合適的供應(yīng)商進行采購。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交給市場營銷部門、財務(wù)部門和行政部門備案，以便各部門進行跟蹤和監(jiān)督。（四）采購執(zhí)行1.采購部門負(fù)責(zé)按照采購合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量交付。2.在物料交付前，采購部門應(yīng)通知市場營銷部門和相關(guān)人員進行驗收準(zhǔn)備。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的物料不符合合同要求，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或重新提供合格物料。五、物料制作（一）制作流程1.市場營銷部門將設(shè)計好的物料稿件提交給行政部門或指定的制作單位進行制作。制作單位應(yīng)根據(jù)稿件要求，制定詳細(xì)的制作計劃，明確制作工藝、時間節(jié)點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.制作過程中，市場營銷部門應(yīng)安排專人進行跟蹤監(jiān)督，確保制作進度和質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與制作單位溝通解決，必要時可要求制作單位進行整改或重新制作。3.物料制作完成后，制作單位應(yīng)通知市場營銷部門進行驗收。市場營銷部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。（二）質(zhì)量控制1.市場營銷部門應(yīng)在物料制作前明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收要求，并向制作單位進行交底。制作單位應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行制作，確保物料質(zhì)量符合要求。2.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題，市場營銷部門應(yīng)及時與制作單位協(xié)商解決。對于質(zhì)量問題嚴(yán)重的物料，應(yīng)要求制作單位重新制作，由此產(chǎn)生的費用由制作單位承擔(dān)。3.行政部門或制作單位應(yīng)建立物料制作質(zhì)量檔案，記錄物料制作過程中的質(zhì)量問題及處理情況，以便日后查詢和分析。六、物料庫存管理（一）入庫管理1.物料到貨后，采購部門應(yīng)及時通知市場營銷部門和行政部門進行驗收。驗收合格的物料，由行政部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《物料入庫單》，注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。2.《物料入庫單》一式三聯(lián)，一聯(lián)由行政部門留存，作為庫存管理的依據(jù)；一聯(lián)交市場營銷部門，用于物料發(fā)放和使用記錄；一聯(lián)交財務(wù)部門，作為記賬憑證。3.對于驗收不合格的物料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補救措施。如因特殊原因無法退換貨，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期對物料庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點，每年進行一次年終盤點。2.盤點前，行政部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。盤點過程中，應(yīng)認(rèn)真核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，如實記錄盤點結(jié)果。3.盤點結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《物料盤點報告》，詳細(xì)說明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理建議。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進行調(diào)整和處理。（三）庫存安全1.行政部門應(yīng)確保物料倉庫的安全，配備必要的消防、防盜等設(shè)施設(shè)備，防止物料被盜、損壞或丟失。2.物料應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。對于易燃易爆、有毒有害等危險物料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對物料進行檢查和維護，及時清理過期、損壞或變質(zhì)的物料，確保庫存物料的質(zhì)量安全。七、物料發(fā)放與使用（一）發(fā)放流程1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《物料領(lǐng)用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給市場營銷部門。2.市場營銷部門根據(jù)庫存情況進行審核，如庫存充足，應(yīng)及時發(fā)放物料，并在《物料領(lǐng)用申請表》上簽字確認(rèn)；如庫存不足，應(yīng)告知領(lǐng)用部門，并說明情況。3.領(lǐng)用部門憑《物料領(lǐng)用申請表》到行政部門倉庫領(lǐng)取物料，倉庫管理人員應(yīng)按照申請表內(nèi)容進行發(fā)放，并在《物料入庫單》上做好發(fā)放記錄。（二）使用管理1.領(lǐng)用部門應(yīng)按照申請用途合理使用物料，不得擅自改變物料用途或挪作他用。如因特殊原因需要變更用途，應(yīng)提前向市場營銷部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。2.在廣告促銷活動期間，市場營銷部門應(yīng)安排專人對物料的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保物料使用符合活動要求和公司規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用物料的情況，應(yīng)及時制止并要求整改。3.活動結(jié)束后，領(lǐng)用部門應(yīng)及時將剩余物料退回行政部門倉庫，并填寫《物料退庫單》。倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對退庫物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確認(rèn)無誤后辦理退庫手續(xù)。八、物料核銷（一）核銷流程1.活動結(jié)束后，市場營銷部門應(yīng)及時對廣告促銷物料的使用情況進行統(tǒng)計和分析，填寫《物料核銷申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、活動名稱等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《物料核銷申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財務(wù)部門進行核銷。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)申請表內(nèi)容和相關(guān)憑證，對物料采購費用進行核算和核銷。3.核銷完成后，財務(wù)部門應(yīng)將核銷結(jié)果反饋給市場營銷部門。市場營銷部門應(yīng)根據(jù)核銷結(jié)果，對物料庫存進行調(diào)整，確保賬實相符。（二）核銷要求1.物料核銷應(yīng)遵循真實、準(zhǔn)確、完整的原則，確保核銷數(shù)據(jù)與實際使用情況一致。核銷證明材料應(yīng)包括但不限于活動照片、視頻、簽到記錄、銷售數(shù)據(jù)等，能夠充分證明物料的使用情況。2.對于已核銷的物料，市場營銷部門應(yīng)妥善保管相關(guān)證明材料，以備審計和檢查。如發(fā)現(xiàn)核銷數(shù)據(jù)存在問題或證明材料缺失，應(yīng)及時進行整改和補充。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對廣告促銷物料的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查物料采購、制作、使用、庫存及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.市場營銷部門應(yīng)加強對物料管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。對于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)責(zé)令相關(guān)部門和人員限期整改，并追究其責(zé)任。（二）考核機制1.建立廣告促銷物料管理工作考核機制，對各部門及人員在物料管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。考核內(nèi)容包括物料需求計劃制定的準(zhǔn)確性、采購工作的及時性和質(zhì)量、制作質(zhì)量控制、庫存管理水平、物料使用效率及核銷工作的規(guī)范性等方面。2.考核結(jié)果