工程檔案存儲(chǔ)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的存儲(chǔ)管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于工程建設(shè)、維護(hù)、管理及后期查閱利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目檔案的存儲(chǔ)管理，包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建等各類工程項(xiàng)目。（三）定義1.工程檔案：指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.存儲(chǔ)管理：涵蓋工程檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程管理活動(dòng)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工程檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.同步管理原則：工程檔案管理工作應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步，做到工程進(jìn)度與檔案形成進(jìn)度相一致。3.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保工程檔案的安全與保密。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案存儲(chǔ)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門工程檔案的形成、積累和整理工作。3.負(fù)責(zé)工程檔案的集中統(tǒng)一收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、保管、檢索、利用等工作。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，并按照規(guī)定程序組織銷毀。5.負(fù)責(zé)工程檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)工程檔案管理工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。3.在工程建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）項(xiàng)目設(shè)計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件檔案的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。2.確保設(shè)計(jì)文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，為工程檔案的形成提供可靠依據(jù)。3.在設(shè)計(jì)變更時(shí)，及時(shí)向檔案管理部門提供變更后的設(shè)計(jì)文件，并配合做好檔案的修改和補(bǔ)充工作。（四）項(xiàng)目施工部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目施工文件檔案的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照工程建設(shè)規(guī)范和檔案管理要求，做好施工過程中各項(xiàng)文件資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.負(fù)責(zé)施工過程中形成的聲像檔案的拍攝和整理工作，及時(shí)移交檔案管理部門。（五）項(xiàng)目監(jiān)理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目監(jiān)理文件檔案的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。2.對(duì)工程建設(shè)全過程進(jìn)行監(jiān)理，監(jiān)督施工單位做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保工程檔案符合要求。3.負(fù)責(zé)審核施工單位報(bào)送的檔案資料，簽署審核意見，并及時(shí)向檔案管理部門移交相關(guān)監(jiān)理文件。三、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件：包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等文件。3.施工文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志等。4.監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件：如工程照片、錄像、錄音、電子文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，明確專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.工程檔案應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步收集，做到一項(xiàng)工程一歸檔。3.收集的工程檔案應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子文件應(yīng)采用通用格式，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.工程檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.工程檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表和案卷封面，案卷封面應(yīng)填寫工程名稱、項(xiàng)目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內(nèi)容。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件的整理：按照分類標(biāo)準(zhǔn)將文件材料進(jìn)行分類，每一類文件材料按照時(shí)間順序或重要程度排列，依次編號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表，裝訂成冊(cè)，編制案卷封面。2.電子文件的整理：按照分類標(biāo)準(zhǔn)將電子文件進(jìn)行分類，建立文件夾結(jié)構(gòu)，對(duì)電子文件進(jìn)行命名和編號(hào)，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件的元數(shù)據(jù)，記錄文件的形成時(shí)間、來源、格式等信息。3.聲像檔案的整理：對(duì)工程建設(shè)過程中拍攝的照片、錄像、錄音等聲像檔案進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序或工程進(jìn)度進(jìn)行編號(hào)，填寫聲像檔案登記表，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息，并將聲像檔案與紙質(zhì)文件或電子文件建立關(guān)聯(lián)。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交檔案管理部門歸檔。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)部門、施工部門、監(jiān)理部門應(yīng)在各自工作結(jié)束后[X]周內(nèi)，將形成的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.各部門移交工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的工程檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。（三）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應(yīng)符合檔案整理要求，紙質(zhì)文件應(yīng)裝訂整齊，電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在符合檔案管理要求的載體上，并確保其可讀性和完整性。2.歸檔的工程檔案應(yīng)一式[X]份，其中檔案管理部門保存[X]份，項(xiàng)目建設(shè)部門或其他相關(guān)部門保存[X]份。五、工程檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行存儲(chǔ)，照片、底片等應(yīng)存放在相冊(cè)或底片袋中，錄像帶、錄音帶等應(yīng)存放在專用的磁帶盒中，并注明相關(guān)信息。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的工程檔案包括：項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。3.長期保管的工程檔案包括：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、施工日志、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等，保管期限為[X]年。4.短期保管的工程檔案包括：與工程建設(shè)有關(guān)的一般性文件，保管期限為[X]年。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（四）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)工作，防止檔案霉變、蟲蛀。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢測(cè)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。4.對(duì)聲像檔案應(yīng)定期進(jìn)行播放和檢查，確保其畫面和聲音清晰可辨。六、工程檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的工程檔案檢索工具，包括紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案目錄、聲像檔案目錄等，便于檔案的查找和利用。2.電子檔案目錄應(yīng)建立索引數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)快速檢索。同時(shí)，應(yīng)提供多種檢索方式，如按工程名稱、項(xiàng)目名稱、文件題名、日期等進(jìn)行檢索。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，應(yīng)提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱工程檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用范圍1.工程檔案主要用于公司內(nèi)部工程建設(shè)、維護(hù)、管理及后期查閱利用等工作。2.因工作需要，確需向外單位提供工程檔案查閱、復(fù)印或摘錄的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括項(xiàng)目建設(shè)部門、設(shè)計(jì)部門、施工部門、監(jiān)理部門等相關(guān)人員。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的工程檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定工程檔案的存毀應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，結(jié)合工程檔案的實(shí)際價(jià)值進(jìn)行綜合判斷。2.對(duì)仍具有查考利用價(jià)值的工程檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)已失去保存價(jià)值的工程檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬