工程資料收集管理辦法一、總則（一）目的為加強工程資料的收集、整理、歸檔與管理，確保工程資料的真實、完整、準(zhǔn)確、有效，為工程建設(shè)、竣工驗收、后期維護及管理提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織所承擔(dān)的各類工程項目，包括新建、改建、擴建、裝修、維修等工程。（三）基本原則1.真實性原則：工程資料應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類資料，確保資料齊全、不遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等符合規(guī)范要求。4.及時性原則：資料應(yīng)隨工程進度同步收集、整理，及時歸檔，不得拖延。5.規(guī)范性原則：資料的格式、內(nèi)容、簽字蓋章等應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二、管理職責(zé)（一）項目經(jīng)理職責(zé)1.負責(zé)組織、協(xié)調(diào)工程資料的收集、整理工作，確保資料收集工作與工程進度同步。2.對工程資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性負責(zé)，審核把關(guān)各類資料。3.督促項目各部門及時提交相關(guān)資料，并對資料的質(zhì)量進行檢查。（二）項目技術(shù)負責(zé)人職責(zé)1.指導(dǎo)工程資料的收集、整理工作，提供技術(shù)支持，確保資料符合技術(shù)要求。2.審核工程技術(shù)資料，對資料中的技術(shù)內(nèi)容進行把關(guān)，保證其科學(xué)性和合理性。3.參與工程資料的歸檔工作，確保技術(shù)資料的規(guī)范整理。（三）資料員職責(zé)1.負責(zé)工程資料的日常收集、整理、分類、歸檔工作，建立資料臺賬。2.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對資料進行整理、編目、裝訂，確保資料的規(guī)范性。3.協(xié)助項目各部門做好資料的準(zhǔn)備工作，提供資料查詢服務(wù)。4.負責(zé)工程資料的移交工作，確保資料完整移交給相關(guān)部門或單位。（四）項目各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)工程資料的收集、整理，并及時提交給資料員。2.確保所提供資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，對資料的質(zhì)量負責(zé)。3.配合資料員做好工程資料的整理、歸檔工作。三、資料收集范圍與內(nèi)容（一）工程前期資料1.項目立項批復(fù)文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。3.工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告等。4.設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計及設(shè)計變更等。（二）施工過程資料1.施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等。2.工程測量、定位記錄，包括控制點、水準(zhǔn)點等測量成果。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件，如合格證、質(zhì)量檢驗報告、復(fù)試報告等。4.施工記錄，如地基處理記錄、混凝土施工記錄、隱蔽工程驗收記錄等。5.工程質(zhì)量檢驗批、分項工程、分部工程驗收記錄。6.施工試驗報告，如混凝土試塊抗壓強度試驗報告、鋼筋焊接試驗報告等。7.工程安全資料，包括安全生產(chǎn)許可證、安全技術(shù)措施、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)記錄等。8.工程進度資料，如施工進度計劃、進度報表等。9.工程變更資料，包括變更申請、變更審批文件、變更圖紙等。（三）工程竣工驗收資料1.工程竣工驗收報告。2.工程竣工圖紙，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)圖紙。3.工程質(zhì)量保修書。4.工程竣工結(jié)算資料。5.工程聲像資料，如工程照片、錄像等。四、資料收集要求（一）及時性1.各部門應(yīng)在工作完成后的規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)資料提交給資料員。例如，原材料進場后，物資部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)提供質(zhì)量證明文件；隱蔽工程驗收合格后，施工班組應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)提交隱蔽工程驗收記錄。2.資料員應(yīng)及時對收集到的資料進行整理、歸檔，確保資料不積壓。（二）真實性1.資料內(nèi)容必須真實反映工程實際情況，不得虛假填報。如施工記錄、試驗報告等應(yīng)如實記錄施工過程和試驗結(jié)果。2.所有簽字、蓋章應(yīng)真實有效，不得代簽、偽造。（三）完整性1.資料應(yīng)涵蓋工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。例如，工程前期資料應(yīng)齊全，施工過程中的各項記錄、試驗報告等應(yīng)完整。2.對于同一類資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫完整，不得有空缺項。（四）準(zhǔn)確性1.資料中的數(shù)據(jù)、文字應(yīng)準(zhǔn)確無誤，計算結(jié)果應(yīng)符合規(guī)范要求。如工程測量數(shù)據(jù)、試驗檢測數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確可靠。2.資料的填寫應(yīng)規(guī)范、清晰，不得潦草、模糊，避免歧義。（五）規(guī)范性1.資料的格式應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。例如，工程質(zhì)量驗收記錄應(yīng)按照統(tǒng)一的表格格式填寫，簽字蓋章位置應(yīng)符合要求。2.文字表述應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，不得使用錯別字、生僻字等。五、資料整理與歸檔（一）整理原則1.分類整理：按照資料的類別進行分類，如工程前期資料、施工過程資料、竣工驗收資料等，每類資料再進一步細分。2.順序排列：按照資料形成的時間順序或邏輯順序進行排列，便于查閱。3.編號編目：對每份資料進行編號，并編制目錄，目錄應(yīng)清晰反映資料的類別、編號、名稱、日期等信息。（二）整理方法1.紙質(zhì)資料：對紙質(zhì)資料進行分類裝訂，每冊資料應(yīng)編制封面、目錄、頁碼等。封面應(yīng)注明工程名稱、資料類別、冊數(shù)、日期等信息。2.電子資料：將電子資料按照分類文件夾進行存儲，文件夾命名應(yīng)規(guī)范，便于查找。電子資料應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）歸檔要求1.歸檔時間：工程竣工后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成資料的歸檔工作。一般要求在竣工驗收合格后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。2.歸檔范圍：按照本辦法規(guī)定的資料收集范圍，將整理好的資料全部歸檔。3.歸檔方式：紙質(zhì)資料應(yīng)裝訂成冊，一式多份，分別移交公司檔案室、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等相關(guān)部門；電子資料應(yīng)刻錄成光盤或存儲在移動硬盤等存儲介質(zhì)上，與紙質(zhì)資料一并移交。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱工程資料的，應(yīng)填寫《工程資料查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到資料員處查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱地點。如需復(fù)印資料，應(yīng)經(jīng)資料員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時將資料歸還資料員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱工程資料的，應(yīng)填寫《工程資料借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、目的、時間、歸還日期等信息，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意后，到資料員處辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得遺失、損壞。如發(fā)生遺失、損壞等情況，應(yīng)及時報告資料員，并按照規(guī)定進行賠償。4.借閱人員歸還資料時，資料員應(yīng)認(rèn)真核對資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、資料保管與保密（一）保管要求1.公司檔案室應(yīng)設(shè)置專門的資料保管庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保資料的安全保管。2.對紙質(zhì)資料應(yīng)按照類別、年度、項目等進行分類存放，建立資料臺賬，便于查找和管理。3.對電子資料應(yīng)定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保密措施1.工程資料涉及公司/組織的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，應(yīng)嚴(yán)格保密。查閱、借閱資料的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。2.資料員應(yīng)對資料的保管情況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、被盜等情況，應(yīng)立即報告，并采取相應(yīng)的措施。3.對涉及保密的資料，應(yīng)在資料上加蓋“保密”標(biāo)識，并按照保密制度進行管理。八、資料移交與銷毀（一）移交規(guī)定1.工程竣工后，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)規(guī)定，將工程資料移交給建設(shè)單位、監(jiān)理單位等相關(guān)部門。移交時，應(yīng)填寫《工程資料移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。2.移交的資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。如建設(shè)單位、監(jiān)理單位對資料有異議，應(yīng)及時進行整改，直至符合要求。（二）銷毀規(guī)定1.對于已超過保管期限且無保存價值的工程資料，應(yīng)按照公司/組織的檔案銷毀制度進行銷毀。2.銷毀資料前，應(yīng)編制《工程資料銷毀清單》，注明資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.銷毀資料時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保資料徹底銷毀，防止資料流失。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對工程資料的收集、整理、歸檔等情況進行監(jiān)督檢查，確保資料管理工作符合本辦法要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性、及時性、規(guī)范性等方面，以及資料的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、保管等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。（二）考核辦法1.