廣州境外會議管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)對廣州地區(qū)舉辦境外會議的管理，規(guī)范會議活動的組織與實(shí)施，確保會議活動的順利進(jìn)行，保障參會人員的合法權(quán)益，維護(hù)國家主權(quán)、安全和利益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于在廣州地區(qū)舉辦的各類境外會議，包括但不限于國際學(xué)術(shù)研討會、商務(wù)洽談會、行業(yè)交流會、文化藝術(shù)活動等涉及境外人員參與的會議活動。（三）基本原則1.合法性原則：境外會議的舉辦必須遵守中國法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.安全第一原則：確保會議活動期間的人員安全、信息安全和環(huán)境安全，制定完善的安全保障措施，預(yù)防和應(yīng)對各類安全事故。3.規(guī)范有序原則：嚴(yán)格按照本辦法及相關(guān)規(guī)定，規(guī)范會議活動的申報(bào)、審批、組織、實(shí)施等流程，確保會議活動有序進(jìn)行。4.信息公開原則：加強(qiáng)會議活動信息公開，保障公眾知情權(quán)，接受社會監(jiān)督。二、會議申報(bào)與審批（一）申報(bào)主體1.本市行政區(qū)域內(nèi)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織舉辦境外會議，由會議主辦單位負(fù)責(zé)向相關(guān)部門申報(bào)。2.涉及多個(gè)主辦單位的境外會議，由主要主辦單位負(fù)責(zé)申報(bào)，并協(xié)調(diào)其他主辦單位共同做好相關(guān)工作。（二）申報(bào)材料1.境外會議申請表，包括會議名稱、會議主題、會議時(shí)間、會議地點(diǎn)、參會人員范圍及數(shù)量、會議議程安排、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。2.會議主辦單位的合法身份證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。3.會議承辦單位的相關(guān)資質(zhì)證明文件（如有）。4.參會人員名單，包括姓名、性別、國籍、單位、職務(wù)等信息。5.會議活動的詳細(xì)計(jì)劃和方案，包括會議日程安排、活動內(nèi)容、安全保障措施等。6.會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算及來源說明，確保經(jīng)費(fèi)使用合理、合規(guī)。7.涉及國家安全、敏感領(lǐng)域或重要事項(xiàng)的會議，需提供相關(guān)部門的前置審批意見或證明材料。（三）審批部門及流程1.外事部門：負(fù)責(zé)對境外會議涉及的外事政策、外事紀(jì)律等方面進(jìn)行審核。2.公安部門：對會議活動的安全保衛(wèi)方案進(jìn)行審查，確保會議期間的安全穩(wěn)定。3.其他相關(guān)部門：根據(jù)會議活動的性質(zhì)和內(nèi)容，按照職責(zé)分工對相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行審核。4.申報(bào)單位應(yīng)將申報(bào)材料提交至市外事部門，市外事部門會同公安等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審批。對于重大、敏感的境外會議，必要時(shí)將組織專家進(jìn)行評估論證。5.審批部門應(yīng)在收到申報(bào)材料后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批工作，并將審批結(jié)果及時(shí)通知申報(bào)單位。同意舉辦的，發(fā)放批準(zhǔn)文件；不同意舉辦的，說明理由。三、會議組織與實(shí)施（一）主辦單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)境外會議的整體策劃、組織和協(xié)調(diào)工作，確保會議活動按照批準(zhǔn)的內(nèi)容和要求順利進(jìn)行。2.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本辦法規(guī)定，落實(shí)各項(xiàng)安全保障措施，對會議活動的安全負(fù)責(zé)。3.按照規(guī)定及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告會議活動的進(jìn)展情況，遇有重大事項(xiàng)或突發(fā)事件，應(yīng)立即報(bào)告并采取有效措施妥善處理。4.加強(qiáng)對參會人員的管理，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（二）承辦單位職責(zé)1.根據(jù)主辦單位的要求，具體負(fù)責(zé)會議活動的籌備和實(shí)施工作，包括場地布置、設(shè)備設(shè)施保障、會議資料準(zhǔn)備、餐飲住宿安排等。2.協(xié)助主辦單位做好參會人員的接待工作，確保接待服務(wù)質(zhì)量。3.按照國家法律法規(guī)和本辦法規(guī)定，配合主辦單位落實(shí)各項(xiàng)安全保障措施，確保會議活動安全有序。4.對會議活動中產(chǎn)生的各類文件、資料等進(jìn)行妥善保管，按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。（三）參會人員管理1.參會人員應(yīng)遵守中國法律法規(guī)和會議活動的各項(xiàng)規(guī)定，自覺維護(hù)國家形象和會議秩序。2.主辦單位或承辦單位應(yīng)提前向參會人員告知會議活動的相關(guān)要求和注意事項(xiàng)，包括外事紀(jì)律、安全規(guī)定、保密要求等。3.涉及國家秘密的會議，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，不得擅自攜帶、傳播涉密文件和資料。（四）會議活動安排1.會議活動的內(nèi)容和形式應(yīng)符合批準(zhǔn)的計(jì)劃和方案，不得擅自變更。如需調(diào)整，應(yīng)提前按照原申報(bào)程序報(bào)相關(guān)部門審批。2.會議活動應(yīng)合理安排時(shí)間和議程，確保會議質(zhì)量和效果。同時(shí)，應(yīng)注重會議的互動性和交流性，促進(jìn)參會人員之間的有效溝通與合作。3.會議活動期間應(yīng)安排必要的休息和交流時(shí)間，避免過度疲勞和緊張。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)會議主題和參會人員需求，組織開展形式多樣的文化、娛樂等活動，增進(jìn)中外人員之間的了解和友誼。（五）安全保障措施1.主辦單位應(yīng)制定完善的安全保障方案，明確安全責(zé)任，落實(shí)安全措施。安全保障方案應(yīng)包括人員安全、信息安全、食品安全、消防安全、交通安全等方面的內(nèi)容。2.會議活動場所應(yīng)符合安全標(biāo)準(zhǔn)，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、應(yīng)急照明等。同時(shí)，應(yīng)確保場所的通道暢通，疏散標(biāo)志明顯。3.加強(qiáng)對會議活動期間的人員管理，對進(jìn)入會議場所的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證和安全檢查，嚴(yán)禁攜帶危險(xiǎn)物品進(jìn)入。4.建立健全應(yīng)急處置機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。遇有突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告。（六）信息管理1.主辦單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會議活動的信息管理工作，及時(shí)收集、整理和發(fā)布會議活動的相關(guān)信息。2.會議活動信息應(yīng)包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參會人員、會議議程、活動安排等內(nèi)容。信息發(fā)布應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、全面，不得發(fā)布虛假或誤導(dǎo)性信息。3.加強(qiáng)對會議活動期間的信息安全管理，采取必要的技術(shù)措施和管理手段，防止信息泄露和非法獲取。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密等信息應(yīng)嚴(yán)格保密，按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。四、會議經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.主辦單位應(yīng)根據(jù)會議活動的實(shí)際需要，編制詳細(xì)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括會議場地租賃、設(shè)備設(shè)施租賃、餐飲住宿、交通接送、資料印刷、專家咨詢、會議服務(wù)等各項(xiàng)費(fèi)用。2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)合理、合規(guī)，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)或超支。同時(shí)，應(yīng)明確經(jīng)費(fèi)來源，確保經(jīng)費(fèi)使用合法、可靠。（二）經(jīng)費(fèi)使用1.會議經(jīng)費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，專款專用。主辦單位應(yīng)建立健全經(jīng)費(fèi)管理制度，加強(qiáng)對經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督和管理。2.經(jīng)費(fèi)支出應(yīng)取得合法有效的票據(jù)，并按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。嚴(yán)禁使用公款進(jìn)行與會議活動無關(guān)的消費(fèi)。3.會議活動結(jié)束后，主辦單位應(yīng)及時(shí)進(jìn)行經(jīng)費(fèi)結(jié)算，并編制經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告。經(jīng)費(fèi)決算報(bào)告應(yīng)包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)、經(jīng)費(fèi)結(jié)余情況等內(nèi)容。（三）經(jīng)費(fèi)審計(jì)1.會議活動結(jié)束后，主辦單位應(yīng)按照規(guī)定接受相關(guān)部門的經(jīng)費(fèi)審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制、經(jīng)費(fèi)使用情況、經(jīng)費(fèi)管理制度執(zhí)行情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)嚴(yán)格按照審計(jì)程序和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審計(jì)，確保審計(jì)結(jié)果客觀、公正。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，主辦單位應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施。五、監(jiān)督管理（一）部門職責(zé)1.外事部門負(fù)責(zé)對境外會議活動涉及的外事政策、外事紀(jì)律等方面進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反外事規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。2.公安部門負(fù)責(zé)對會議活動的安全保衛(wèi)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對違反安全規(guī)定的行為進(jìn)行查處，維護(hù)會議活動期間的社會治安秩序。3.其他相關(guān)部門按照職責(zé)分工，對境外會議活動涉及的本部門業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：相關(guān)部門定期對境外會議活動進(jìn)行檢查，了解會議活動的組織實(shí)施情況、安全保障措施落實(shí)情況、經(jīng)費(fèi)使用情況等。2.不定期抽查：相關(guān)部門根據(jù)工作需要，對境外會議活動進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.投訴舉報(bào)處理：設(shè)立投訴舉報(bào)電話和郵箱，接受社會公眾對境外會議活動的投訴舉報(bào)。對投訴舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，依法依規(guī)處理。（三）違規(guī)處理1.對違反本辦法規(guī)定舉辦境外會議的，相關(guān)部門將責(zé)令其停止違規(guī)行為，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。2.對