工程資料清單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程資料管理，規(guī)范工程資料清單的編制、使用和維護(hù)，確保工程資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收、交付使用及后期維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織所承接的各類工程項(xiàng)目，包括但不限于建筑工程、市政工程、水利工程、電力工程等。（三）編制依據(jù)1.國(guó)家及地方現(xiàn)行的有關(guān)工程建設(shè)的法律法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件。2.各類工程建設(shè)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程和技術(shù)文件。3.公司/組織內(nèi)部關(guān)于工程管理的各項(xiàng)制度和要求。（四）管理原則1.真實(shí)性原則：工程資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各項(xiàng)資料，確保資料無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、文字表述等符合要求。4.及時(shí)性原則：隨工程進(jìn)度同步整理、歸檔，不得拖延。5.規(guī)范性原則：資料的格式、填寫(xiě)、簽字蓋章等符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。二、工程資料清單的分類與內(nèi)容（一）前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件：包括項(xiàng)目建議書(shū)批復(fù)、可行性研究報(bào)告批復(fù)等。2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件：如環(huán)境影響報(bào)告書(shū)、報(bào)告表或登記表及批復(fù)。3.建設(shè)用地規(guī)劃許可證：明確項(xiàng)目用地范圍和規(guī)劃要求。4.建設(shè)工程規(guī)劃許可證：批準(zhǔn)工程建設(shè)符合規(guī)劃條件。5.施工許可證：準(zhǔn)許工程正式施工。6.工程招投標(biāo)文件：包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。（二）設(shè)計(jì)文件1.初步設(shè)計(jì)文件：含設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、圖紙、概算等。2.施工圖設(shè)計(jì)文件：詳細(xì)的施工圖紙及設(shè)計(jì)變更文件。3.設(shè)計(jì)交底記錄：設(shè)計(jì)單位向施工單位等進(jìn)行技術(shù)交底的記錄。（三）施工過(guò)程文件1.施工組織設(shè)計(jì)：針對(duì)工程施工編制的總體部署和施工方案。2.施工技術(shù)交底記錄：技術(shù)負(fù)責(zé)人向施工人員交底的記錄。3.工程測(cè)量記錄：包括控制點(diǎn)測(cè)量、建筑物定位測(cè)量、水準(zhǔn)測(cè)量等。4.原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件：如鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件等的質(zhì)量證明、檢驗(yàn)報(bào)告。5.施工試驗(yàn)記錄：如混凝土試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)、鋼筋焊接試驗(yàn)等。6.隱蔽工程驗(yàn)收記錄：對(duì)隱蔽部位施工質(zhì)量的驗(yàn)收記錄。7.分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄：各分項(xiàng)分部工程施工質(zhì)量驗(yàn)收情況。8.工程質(zhì)量檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄：按檢驗(yàn)批劃分對(duì)工程質(zhì)量的驗(yàn)收。9.施工日志：記錄每日工程施工情況。10.工程進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄：反映工程進(jìn)度安排及實(shí)際進(jìn)展。11.工程變更記錄：包括設(shè)計(jì)變更、工程洽商等相關(guān)文件。12.施工安全資料：如安全檢查記錄、安全教育記錄、安全事故處理記錄等。13.施工環(huán)保資料：包括環(huán)保措施、污染物排放監(jiān)測(cè)記錄等。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃：監(jiān)理單位對(duì)工程監(jiān)理工作的總體安排。2.監(jiān)理實(shí)施細(xì)則：針對(duì)各專業(yè)工程制定的具體監(jiān)理措施。3.監(jiān)理月報(bào)：每月工程監(jiān)理工作情況匯報(bào)。4.監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要：各類監(jiān)理會(huì)議的紀(jì)要。5.監(jiān)理通知單及回復(fù)單：對(duì)工程問(wèn)題的通知及施工單位的回復(fù)。6.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告：監(jiān)理單位對(duì)工程質(zhì)量的評(píng)估意見(jiàn)。（五）竣工驗(yàn)收文件1.單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：對(duì)單位工程質(zhì)量的綜合驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.工程竣工驗(yàn)收備案表：向建設(shè)行政主管部門(mén)備案的文件。3.工程竣工決算報(bào)告：反映工程建設(shè)費(fèi)用的決算情況。4.工程質(zhì)量保修書(shū)：明確工程質(zhì)量保修責(zé)任和期限。5.竣工圖：準(zhǔn)確反映工程實(shí)際完成情況的圖紙。三、工程資料清單的編制（一）編制要求1.清單應(yīng)涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程所需資料，分類清晰、層次分明。2.各項(xiàng)資料的名稱、編號(hào)應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際工作相契合。3.明確資料的內(nèi)容要求、格式規(guī)范、簽字蓋章等具體規(guī)定。（二）編制流程1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段：由項(xiàng)目管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)人員依據(jù)工程特點(diǎn)和要求，初步擬定工程資料清單框架。2.施工過(guò)程中：隨著工程進(jìn)展，各部門(mén)和崗位人員按照清單要求及時(shí)收集、整理資料，并進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。3.工程竣工前：項(xiàng)目管理部門(mén)對(duì)資料清單進(jìn)行全面梳理，確保所有資料齊全、完整，符合驗(yàn)收要求。（三）審核與修訂1.資料形成后，由資料編制人員自審，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)所負(fù)責(zé)的資料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)整個(gè)工程資料清單及資料進(jìn)行會(huì)審，對(duì)不符合要求的及時(shí)提出修訂意見(jiàn)。4.根據(jù)審核意見(jiàn)，資料編制人員及時(shí)修訂完善資料清單和相關(guān)資料，確保其質(zhì)量。四、工程資料的收集與整理（一）收集責(zé)任1.建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期文件、部分協(xié)調(diào)文件等的收集。2.設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)提供設(shè)計(jì)文件及相關(guān)變更文件。3.施工單位負(fù)責(zé)施工過(guò)程文件的全面收集，包括原材料檢驗(yàn)、施工試驗(yàn)、質(zhì)量驗(yàn)收等資料。4.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集與整理。（二）收集要求1.各責(zé)任單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料收集工作，確保資料收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)有效，來(lái)源可靠，具有可追溯性。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門(mén)批復(fù)、供應(yīng)商提供的資料等，應(yīng)進(jìn)行登記和審核。（三）整理原則1.按照工程資料清單的分類進(jìn)行整理，同類資料應(yīng)集中存放。2.資料應(yīng)裝訂整齊、目錄清晰，便于查閱和保管。3.電子資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）整理流程1.資料收集后，首先進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)資料目錄清單。3.按照整理原則對(duì)資料進(jìn)行裝訂、歸檔，紙質(zhì)資料與電子資料應(yīng)保持一致。五、工程資料的歸檔與保管（一）歸檔范圍按照工程資料清單確定的各類資料，均應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔時(shí)間1.前期文件在取得后及時(shí)歸檔。2.施工過(guò)程中的資料應(yīng)隨工程進(jìn)度分階段歸檔，每月或每完成一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)后進(jìn)行一次集中歸檔。3.竣工驗(yàn)收文件在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（三）保管期限1.永久性保存的資料：如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收備案表等。2.長(zhǎng)期保存的資料：包括設(shè)計(jì)文件、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程變更記錄、監(jiān)理文件等，保存期限一般為工程使用年限加一定年限（如50年）。3.短期保存的資料：如施工日志、工程進(jìn)度計(jì)劃等，保存期限一般為5年至10年。（四）保管方式1.設(shè)立專門(mén)的資料檔案室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。3.資料應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和取用。六、工程資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱工程資料的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到資料檔案室查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記、抽取、損壞。4.查閱后應(yīng)及時(shí)歸還資料，資料檔案室管理人員應(yīng)對(duì)歸還資料進(jìn)行檢查。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱工程資料的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)所借資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄。5.歸還資料時(shí)，資料檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、工程資料的銷毀（一）銷毀條件1.已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的資料。2.因工程變更、項(xiàng)目終止等原因?qū)е虏辉傩枰馁Y料。（二）銷毀流程1.由資料檔案室管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)銷毀清單，注明資料名稱、數(shù)量、保管期限等。2.申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)實(shí)施銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。4.銷毀記錄應(yīng)與銷毀清單一同保存，以備查考。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對(duì)工程資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料清單的執(zhí)行情況、資料的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。2.檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)查看、資料抽查、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行。（二）考核辦法1.建立工程資料管理考核制度