巡察機構(gòu)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強巡察機構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在巡察工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合巡察機構(gòu)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于巡察機構(gòu)在履行巡察職責(zé)過程中形成的各類檔案，包括巡察工作文件、會議記錄、談話記錄、信訪舉報材料、審計報告、整改報告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。巡察機構(gòu)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映巡察工作的全過程，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則。加強檔案安全管理，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定巡察機構(gòu)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)巡察機構(gòu)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，做好檔案的鑒定、銷毀等工作。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識。（二）巡察組職責(zé)1.在巡察工作過程中，負(fù)責(zé)及時收集、整理與巡察工作相關(guān)的各類文件、資料，并按照檔案管理要求進行分類、編號。2.巡察結(jié)束后，將巡察工作中形成的檔案材料及時移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和利用等工作。（三）其他部門及人員職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.全體工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管在工作中形成的各類檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或丟失。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.巡察工作方案、計劃、報告等文件材料。2.巡察組與被巡察單位溝通協(xié)調(diào)的文件、會議記錄、談話記錄等。3.被巡察單位提供的文件、報表、賬目、審計報告等資料。4.信訪舉報材料、線索排查情況及處理結(jié)果。5.巡察工作中的各類照片、音像資料等。6.其他與巡察工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.巡察組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、不同問題類別進行整理，便于查找和利用。3.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對文件材料進行分類、編號、裝訂等操作。（四）整理方法1.分類：將巡察檔案分為綜合類、巡察報告類、問題線索類、整改落實類等類別。2.編號：對每一份檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：將每份檔案材料按照順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.巡察組在巡察工作結(jié)束后，應(yīng)及時將整理好的檔案材料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份作為檔案管理部門的檢索工具。（二）保管期限1.巡察工作文件、會議記錄、談話記錄等檔案材料，保管期限為[X]年。2.信訪舉報材料、線索排查情況及處理結(jié)果等檔案材料，保管期限為[X]年。3.被巡察單位提供的文件、報表、賬目、審計報告等資料，保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.其他與巡察工作相關(guān)的文件材料，根據(jù)實際情況確定保管期限。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.巡察機構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.按照規(guī)定需要向社會公開的檔案信息。（二）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）保密規(guī)定1.查閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進行管理，嚴(yán)禁對外泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、巡察組組長及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合巡察工作實際情況，確定檔案的保管期限。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，報檔案鑒定小組審核。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組審核同意銷毀的檔案，由檔案管理部門造冊登記，報單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的巡察機構(gòu)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露、篡改和丟失。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時更新系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。3.對檔案信息系統(tǒng)的操作人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，規(guī)范操作流程。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對巡察機構(gòu)檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.單位內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計監(jiān)督，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和單位內(nèi)部規(guī)定。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化管理情況。4.檔案安