他項(xiàng)權(quán)證相關(guān)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)他項(xiàng)權(quán)證的管理，規(guī)范他項(xiàng)權(quán)證的辦理、使用、保管及注銷等流程，保障公司合法權(quán)益，防范風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司涉及他項(xiàng)權(quán)證相關(guān)業(yè)務(wù)的各部門及分支機(jī)構(gòu)。（三）定義1.他項(xiàng)權(quán)證：指在他項(xiàng)權(quán)利登記后，由不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)頒發(fā)給抵押權(quán)人、典權(quán)人等他項(xiàng)權(quán)利人的法定憑證。2.抵押權(quán)人：指對(duì)債務(wù)人享有債權(quán)，并在債務(wù)人不履行債務(wù)時(shí)得就抵押物優(yōu)先受償?shù)娜恕?.抵押人：指為擔(dān)保債務(wù)的履行，不轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)的占有，將該財(cái)產(chǎn)抵押給抵押權(quán)人的債務(wù)人或者第三人。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及不動(dòng)產(chǎn)登記相關(guān)規(guī)定，確保他項(xiàng)權(quán)證管理工作合法有效。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)他項(xiàng)權(quán)證業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和控制，保障公司資產(chǎn)安全。3.規(guī)范操作原則：明確各業(yè)務(wù)流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，確保他項(xiàng)權(quán)證辦理、使用、保管及注銷等工作規(guī)范有序。4.責(zé)任追究原則：對(duì)在他項(xiàng)權(quán)證管理工作中違反規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。二、職責(zé)分工（一）風(fēng)險(xiǎn)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善他項(xiàng)權(quán)證風(fēng)險(xiǎn)管理政策和制度。2.對(duì)他項(xiàng)權(quán)證業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和監(jiān)控，提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議。3.參與重大他項(xiàng)權(quán)證業(yè)務(wù)的決策，提供風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意見。（二）法務(wù)部門1.審核他項(xiàng)權(quán)證相關(guān)合同、協(xié)議等法律文件，確保其合法合規(guī)。2.為他項(xiàng)權(quán)證業(yè)務(wù)提供法律咨詢和支持，處理法律糾紛。3.協(xié)助風(fēng)險(xiǎn)管理部門開展法律風(fēng)險(xiǎn)防控工作。（三）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)提出他項(xiàng)權(quán)證業(yè)務(wù)申請(qǐng)，提供相關(guān)資料，并配合辦理各項(xiàng)手續(xù)。2.按照本辦法規(guī)定，妥善保管他項(xiàng)權(quán)證及相關(guān)資料。3.負(fù)責(zé)他項(xiàng)權(quán)證的使用登記和歸還工作，確保他項(xiàng)權(quán)證使用合規(guī)。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)他項(xiàng)權(quán)證業(yè)務(wù)涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行核算和監(jiān)督。2.根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的資料，及時(shí)辦理相關(guān)資金收付手續(xù)。3.配合風(fēng)險(xiǎn)管理部門和法務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控工作。（五）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)建立健全他項(xiàng)權(quán)證檔案管理制度，對(duì)他項(xiàng)權(quán)證及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔、保管和查閱管理。2.確保他項(xiàng)權(quán)證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，按照規(guī)定期限進(jìn)行保管和銷毀。三、他項(xiàng)權(quán)證的辦理（一）申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向風(fēng)險(xiǎn)管理部門提出他項(xiàng)權(quán)證辦理申請(qǐng)，并提交以下資料：1.他項(xiàng)權(quán)證辦理申請(qǐng)表，詳細(xì)說明申請(qǐng)事項(xiàng)、抵押物情況、債權(quán)債務(wù)關(guān)系等。2.主債權(quán)合同、抵押合同等相關(guān)合同協(xié)議。3.抵押物的產(chǎn)權(quán)證明文件，如房產(chǎn)證、土地證等。4.抵押人身份證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等。5.其他相關(guān)資料，如評(píng)估報(bào)告、保險(xiǎn)單等。（二）受理與初審風(fēng)險(xiǎn)管理部門收到申請(qǐng)后，對(duì)提交的資料進(jìn)行完整性和合規(guī)性審查。符合要求的，予以受理，并進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括：1.申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)定和風(fēng)險(xiǎn)管理要求。2.合同協(xié)議是否合法有效，條款是否明確。3.抵押物產(chǎn)權(quán)是否清晰，是否存在爭議或限制轉(zhuǎn)讓等情況。4.抵押人主體資格是否合法，信用狀況是否良好。（三）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)管理部門組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括：1.抵押物價(jià)值評(píng)估，確定抵押物的市場價(jià)值、變現(xiàn)能力等。2.債權(quán)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，分析債務(wù)人的還款能力、還款意愿等，評(píng)估債權(quán)實(shí)現(xiàn)的可能性。3.法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，審查業(yè)務(wù)是否存在法律瑕疵或潛在法律糾紛。4.綜合風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，根據(jù)以上評(píng)估結(jié)果，對(duì)業(yè)務(wù)整體風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合判斷，并提出風(fēng)險(xiǎn)防控措施建議。（四）審核與審批1.初審和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估通過后，風(fēng)險(xiǎn)管理部門將申請(qǐng)資料及評(píng)估報(bào)告提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同協(xié)議的合法性、有效性以及業(yè)務(wù)操作是否符合法律法規(guī)要求，出具法律審核意見。2.法務(wù)部門審核通過后，申請(qǐng)資料提交公司管理層進(jìn)行審批。審批人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)政策、風(fēng)險(xiǎn)狀況等因素，對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行最終決策。審批通過的，簽署審批意見；審批不通過的，說明理由并退回申請(qǐng)資料。（五）辦理登記業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見，持相關(guān)資料到不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)辦理他項(xiàng)權(quán)證登記手續(xù)。辦理過程中，嚴(yán)格按照不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的要求和程序，提交真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的資料，配合登記機(jī)構(gòu)進(jìn)行現(xiàn)場勘查、詢問等工作。（六）領(lǐng)取與交接他項(xiàng)權(quán)證辦理完成后，業(yè)務(wù)部門及時(shí)到不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)領(lǐng)取，并與檔案管理部門辦理交接手續(xù)。檔案管理部門對(duì)領(lǐng)取的他項(xiàng)權(quán)證及相關(guān)資料進(jìn)行核對(duì)、登記，確保資料齊全、準(zhǔn)確后，進(jìn)行妥善保管。四、他項(xiàng)權(quán)證的使用（一）使用范圍他項(xiàng)權(quán)證僅限用于公司與抵押人約定的擔(dān)保債權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如處置抵押物實(shí)現(xiàn)債權(quán)、辦理抵押物再抵押等。（二）使用申請(qǐng)業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要使用他項(xiàng)權(quán)證時(shí)，應(yīng)填寫他項(xiàng)權(quán)證使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說明使用目的、使用期限、使用范圍等，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)文件和資料。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)風(fēng)險(xiǎn)管理部門審批。（三）審批風(fēng)險(xiǎn)管理部門收到使用申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和審核。重點(diǎn)審查使用目的是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)定和擔(dān)保債權(quán)范圍，使用期限是否合理，是否存在潛在風(fēng)險(xiǎn)等。審核通過的，報(bào)公司管理層審批；審批不通過的，說明理由并退回申請(qǐng)。（四）登記與歸還1.業(yè)務(wù)部門經(jīng)審批同意使用他項(xiàng)權(quán)證后，到檔案管理部門辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取他項(xiàng)權(quán)證。檔案管理部門對(duì)他項(xiàng)權(quán)證的領(lǐng)取時(shí)間、使用期限、歸還時(shí)間等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.使用完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將他項(xiàng)權(quán)證歸還檔案管理部門。檔案管理部門在收到歸還的他項(xiàng)權(quán)證后，進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸還登記手續(xù)，并將他項(xiàng)權(quán)證繼續(xù)妥善保管。（五）使用監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)管理部門定期對(duì)他項(xiàng)權(quán)證的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保他項(xiàng)權(quán)證使用符合規(guī)定，未超出擔(dān)保債權(quán)范圍，使用期限屆滿及時(shí)歸還等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門整改，情節(jié)嚴(yán)重的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。五、他項(xiàng)權(quán)證的保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的他項(xiàng)權(quán)證保管庫（柜），配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保他項(xiàng)權(quán)證的安全保管。2.他項(xiàng)權(quán)證應(yīng)實(shí)行專人專柜保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守保密制度。（二）保管要求1.他項(xiàng)權(quán)證應(yīng)分類存放，按照抵押業(yè)務(wù)類別、時(shí)間順序等進(jìn)行整理歸檔，便于查閱和管理。2.建立他項(xiàng)權(quán)證保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄他項(xiàng)權(quán)證的編號(hào)、頒發(fā)日期、抵押人、抵押物、擔(dān)保債權(quán)金額、使用情況、保管期限等信息。3.定期對(duì)他項(xiàng)權(quán)證進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符或他項(xiàng)權(quán)證存在損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司管理層。（三）查閱管理1.因工作需要查閱他項(xiàng)權(quán)證的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、損毀他項(xiàng)權(quán)證及相關(guān)資料。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明用途。（四）保密措施1.保管人員應(yīng)對(duì)他項(xiàng)權(quán)證及相關(guān)資料嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露抵押物信息、債權(quán)債務(wù)情況等機(jī)密內(nèi)容。2.在辦理他項(xiàng)權(quán)證業(yè)務(wù)過程中，涉及到的相關(guān)信息和資料，各部門及工作人員應(yīng)妥善保管，防止信息泄露引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。六、他項(xiàng)權(quán)證的注銷（一）注銷條件1.主債權(quán)消滅，如債務(wù)已清償、債權(quán)已轉(zhuǎn)讓且新債權(quán)人放棄抵押權(quán)等。2.抵押權(quán)實(shí)現(xiàn)，抵押物已依法處置用于清償債務(wù)。3.抵押合同終止，如抵押期限屆滿、抵押關(guān)系解除等。4.法律規(guī)定的其他應(yīng)當(dāng)注銷他項(xiàng)權(quán)證的情形。（二）申請(qǐng)與受理業(yè)務(wù)部門在符合注銷條件時(shí)，應(yīng)向不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)提出他項(xiàng)權(quán)證注銷申請(qǐng)，并提交以下資料：1.他項(xiàng)權(quán)證注銷申請(qǐng)表。2.主債權(quán)消滅的證明文件，如還款憑證、債權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。3.抵押權(quán)實(shí)現(xiàn)的相關(guān)文件，如抵押物處置協(xié)議、法院判決書等。4.抵押合同終止的證明文件，如抵押期限屆滿證明、抵押關(guān)系解除協(xié)議等。5.其他相關(guān)資料，如不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)要求提供的其他證明材料。不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)收到申請(qǐng)后，對(duì)提交的資料進(jìn)行受理審查。符合要求的，予以受理；不符合要求的，一次性告知申請(qǐng)人需要補(bǔ)充或更正的資料。（三）審核與辦理1.不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)受理申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)資料的真實(shí)性、完整性、合法性，以及他項(xiàng)權(quán)證是否存在未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)等情況。2.經(jīng)審核無誤的，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)辦理他項(xiàng)權(quán)證注銷手續(xù)，并收回他項(xiàng)權(quán)證。業(yè)務(wù)部門及時(shí)將注銷情況告知檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)注銷的他項(xiàng)權(quán)證進(jìn)行核對(duì)、登記后，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善處理。（四）注銷監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)管理部門對(duì)他項(xiàng)權(quán)證的注銷情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保注銷手續(xù)依法依規(guī)辦理，注銷后相關(guān)資料妥善處理，防止因注銷不當(dāng)引發(fā)新的風(fēng)險(xiǎn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.風(fēng)險(xiǎn)管理部門定期對(duì)他項(xiàng)權(quán)證管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、業(yè)務(wù)流程合規(guī)性、資料保管情況、風(fēng)險(xiǎn)防控措施落實(shí)情況等。2.審計(jì)部門不定期對(duì)他項(xiàng)權(quán)證管理業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查業(yè)務(wù)操作的合法性、合規(guī)性、效益性，以及內(nèi)部控制制度的有效性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部檢查積極配合不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門等外部單位的檢查工作，如實(shí)提供他項(xiàng)權(quán)證管理相關(guān)資料和情況，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改，確保公司他項(xiàng)權(quán)證管理工作符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因業(yè)務(wù)部門提供虛假資料、違規(guī)操作等導(dǎo)致他項(xiàng)權(quán)證辦理、使用、保管及注銷等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，由業(yè)務(wù)部門承擔(dān)主要責(zé)任。2.風(fēng)險(xiǎn)管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)部門未履行職責(zé)，對(duì)他項(xiàng)權(quán)證管理工作把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的，根據(jù)過錯(cuò)程度承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.公司管理層在他項(xiàng)權(quán)證業(yè)務(wù)審批過程中存在失誤，導(dǎo)致不良后果的，承擔(dān)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)違反本辦法規(guī)定的責(zé)任人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警