企業(yè)發(fā)票報(bào)銷管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司發(fā)票報(bào)銷管理，規(guī)范報(bào)銷流程，確保公司財(cái)務(wù)支出的真實(shí)性、合法性、合理性，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)生的各類費(fèi)用報(bào)銷，包括但不限于差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品費(fèi)、通訊費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：報(bào)銷的發(fā)票必須真實(shí)、合法，反映實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。2.合法性原則：報(bào)銷行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。3.合理性原則：報(bào)銷費(fèi)用應(yīng)與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，合理必要，不得鋪張浪費(fèi)。4.及時(shí)性原則：?jiǎn)T工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，不得拖延。二、發(fā)票要求（一）發(fā)票種類1.公司報(bào)銷一般應(yīng)取得由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、通用機(jī)打發(fā)票等。2.對(duì)于特定業(yè)務(wù)，如火車票、飛機(jī)票、汽車票等，可使用相應(yīng)的票據(jù)作為報(bào)銷憑證。（二）發(fā)票內(nèi)容1.發(fā)票應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：發(fā)票名稱、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方名稱及納稅人識(shí)別號(hào)、銷售方名稱及納稅人識(shí)別號(hào)、項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)稅合計(jì)等。2.發(fā)票上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫完整、清晰，不得涂改、挖補(bǔ)。如有錯(cuò)誤，應(yīng)由開(kāi)票方重新開(kāi)具或在原發(fā)票上注明“作廢”字樣，并加蓋發(fā)票專用章。（三）發(fā)票印章1.發(fā)票必須加蓋開(kāi)票單位的發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，與開(kāi)票單位名稱一致。2.發(fā)票專用章應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定，不得使用財(cái)務(wù)專用章或其他印章代替。（四）電子發(fā)票1.電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力。員工取得電子發(fā)票后，應(yīng)自行打印，并確保打印的電子發(fā)票清晰、完整，能夠準(zhǔn)確識(shí)別發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、金額、稅額等關(guān)鍵內(nèi)容。2.電子發(fā)票打印件上應(yīng)同時(shí)顯示電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)的發(fā)票監(jiān)制章以及通過(guò)稅務(wù)數(shù)字證書(shū)開(kāi)具的電子簽章。（五）不合規(guī)發(fā)票處理1.對(duì)于不符合上述要求的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒收，不予報(bào)銷。2.員工應(yīng)及時(shí)與開(kāi)票方聯(lián)系，要求其重新開(kāi)具合規(guī)發(fā)票。如因特殊原因無(wú)法重新開(kāi)具的，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報(bào)銷，但報(bào)銷金額應(yīng)按照稅務(wù)規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。三、報(bào)銷流程（一）費(fèi)用發(fā)生員工在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，合理控制費(fèi)用支出，并妥善保存相關(guān)發(fā)票及其他報(bào)銷憑證。（二）填寫報(bào)銷單1.員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)填寫報(bào)銷單，報(bào)銷單應(yīng)按照公司規(guī)定的格式填寫，包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、費(fèi)用項(xiàng)目、金額、發(fā)票號(hào)碼、發(fā)票日期等信息。2.報(bào)銷單上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫清晰、準(zhǔn)確，不得涂改、挖補(bǔ)。如有錯(cuò)誤，應(yīng)重新填寫。（三）粘貼發(fā)票1.員工應(yīng)將發(fā)票及其他報(bào)銷憑證按照類別、時(shí)間順序整齊粘貼在報(bào)銷單背面，不得使用訂書(shū)釘、膠水等粘貼，應(yīng)使用粘貼單或膠水粘貼，確保粘貼牢固、平整，便于審核。2.發(fā)票較多時(shí)，可將發(fā)票分類粘貼在多張粘貼單上，并在每張粘貼單上注明所粘貼發(fā)票的張數(shù)和金額。（四）部門負(fù)責(zé)人審批1.報(bào)銷人所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用支出與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，并在報(bào)銷單上簽署審批意見(jiàn)。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注費(fèi)用支出是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程，是否存在不合理的支出。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，要求其作出解釋或調(diào)整。（五）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到報(bào)銷單后，應(yīng)按照本辦法及公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對(duì)報(bào)銷發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性以及報(bào)銷金額的準(zhǔn)確性、合理性進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)審核主要包括以下內(nèi)容：發(fā)票是否符合本辦法第二章的要求；報(bào)銷金額是否與發(fā)票金額一致，是否存在超標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷的情況；報(bào)銷項(xiàng)目是否與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，是否符合公司費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)；報(bào)銷單填寫是否規(guī)范、完整，審批手續(xù)是否齊全。3.如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷單存在問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人聯(lián)系，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息，直至符合要求為止。（六）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.對(duì)于金額較大或涉及重要業(yè)務(wù)的報(bào)銷事項(xiàng)，財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，還需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行全面審核，簽署審批意見(jiàn)。（七）總經(jīng)理審批1.對(duì)于重大費(fèi)用支出或特殊報(bào)銷事項(xiàng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，還需報(bào)總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對(duì)報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行最終決策，簽署審批意見(jiàn)。（八）報(bào)銷支付1.經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)的報(bào)銷單，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定及時(shí)辦理報(bào)銷支付手續(xù)。2.報(bào)銷支付方式包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等，具體支付方式應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)規(guī)定和實(shí)際情況確定。3.對(duì)于通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付的報(bào)銷款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保收款信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致款項(xiàng)支付失敗或延誤。四、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（一）差旅費(fèi)1.交通費(fèi)用員工乘坐飛機(jī)、火車、輪船等交通工具應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的艙位或座位等級(jí)。乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙的，憑機(jī)票報(bào)銷；乘坐火車軟臥、高鐵一等座、動(dòng)車一等座的，憑車票報(bào)銷；乘坐火車硬臥、高鐵二等座、動(dòng)車二等座、輪船二等艙及以下的，憑車票報(bào)銷；乘坐長(zhǎng)途汽車的，憑有效車票報(bào)銷。因特殊情況需要乘坐飛機(jī)商務(wù)艙或火車軟臥的，應(yīng)提前經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則超出標(biāo)準(zhǔn)部分由個(gè)人承擔(dān)。市內(nèi)交通費(fèi)用應(yīng)根據(jù)出差實(shí)際情況合理報(bào)銷，一般按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予補(bǔ)貼，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差地區(qū)不同分為[X]元/天、[X]元/天等。2.住宿費(fèi)用員工出差應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的住宿酒店。住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差地區(qū)不同分為[X]元/天、[X]元/天等。兩人及以上同行出差的，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況安排住宿，原則上不得超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)。如需合住一間房的，應(yīng)在報(bào)銷單上注明。住宿費(fèi)用應(yīng)憑正規(guī)發(fā)票報(bào)銷，發(fā)票上應(yīng)注明住宿日期、房間數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。（二）業(yè)務(wù)招待費(fèi)1.業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)控制支出，不得超支。業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)招待對(duì)象和業(yè)務(wù)情況分為[X]元/次、[X]元/次等。2.業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷應(yīng)提供真實(shí)、有效的發(fā)票，并注明招待時(shí)間、地點(diǎn)、招待對(duì)象、招待事由等信息。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)遵循必要、合理、節(jié)約的原則，不得用于與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的宴請(qǐng)或娛樂(lè)活動(dòng)。（三）辦公用品費(fèi)1.辦公用品采購(gòu)應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行，由行政部門統(tǒng)一采購(gòu)或經(jīng)授權(quán)由各部門自行采購(gòu)。2.辦公用品費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)憑正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明辦公用品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。3.對(duì)于批量采購(gòu)的辦公用品，應(yīng)附詳細(xì)的采購(gòu)清單，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（四）通訊費(fèi)1.公司根據(jù)員工工作需要，給予一定標(biāo)準(zhǔn)的通訊費(fèi)補(bǔ)貼。通訊費(fèi)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工崗位不同分為[X]元/月、[X]元/月等。2.員工憑通訊費(fèi)發(fā)票報(bào)銷，發(fā)票上應(yīng)注明手機(jī)號(hào)碼、費(fèi)用所屬期間等信息。3.通訊費(fèi)補(bǔ)貼應(yīng)專款專用，不得挪作他用。如員工實(shí)際發(fā)生的通訊費(fèi)用超過(guò)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，超出部分由個(gè)人承擔(dān)；如未達(dá)到補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，按照實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷。（五）運(yùn)輸費(fèi)1.運(yùn)輸費(fèi)報(bào)銷應(yīng)憑正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明運(yùn)輸貨物名稱、數(shù)量、運(yùn)輸起止地點(diǎn)、運(yùn)輸費(fèi)用等信息。2.對(duì)于委托第三方運(yùn)輸公司運(yùn)輸?shù)?，?yīng)簽訂運(yùn)輸合同，并在報(bào)銷時(shí)提供運(yùn)輸合同復(fù)印件。3.運(yùn)輸費(fèi)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況合理報(bào)銷，不得虛報(bào)、多報(bào)。五、特殊情況處理（一）發(fā)票丟失1.員工如不慎丟失發(fā)票，應(yīng)及時(shí)向開(kāi)票方取得發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件，并加蓋開(kāi)票方發(fā)票專用章。2.同時(shí)，員工應(yīng)提供相關(guān)證明材料，如業(yè)務(wù)合同、付款憑證、出差審批單等，說(shuō)明發(fā)票丟失的原因和業(yè)務(wù)情況。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，可憑發(fā)票存根聯(lián)復(fù)印件及相關(guān)證明材料報(bào)銷，但報(bào)銷金額應(yīng)按照稅務(wù)規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。（二）發(fā)票開(kāi)具錯(cuò)誤1.如發(fā)票開(kāi)具錯(cuò)誤，員工應(yīng)及時(shí)與開(kāi)票方聯(lián)系，要求其重新開(kāi)具正確的發(fā)票。2.重新開(kāi)具發(fā)票的時(shí)間應(yīng)在原發(fā)票開(kāi)具日期后的規(guī)定期限內(nèi)，具體期限按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.在取得重新開(kāi)具的發(fā)票前，原發(fā)票不得報(bào)銷。如因特殊原因無(wú)法及時(shí)取得重新開(kāi)具的發(fā)票，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，可先按照原發(fā)票金額報(bào)銷，但應(yīng)在取得重新開(kāi)具的發(fā)票后及時(shí)更換。（三）預(yù)借備用金1.員工因工作需要可預(yù)借備用金，預(yù)借備用金應(yīng)填寫借款單，注明借款金額、借款用途、預(yù)計(jì)還款日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。2.預(yù)借備用金應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.員工在報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)優(yōu)先使用預(yù)借的備用金沖抵，多退少補(bǔ)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票報(bào)銷情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查報(bào)銷發(fā)票的真實(shí)性、合法性、合理性，報(bào)銷流程的執(zhí)行情況，報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的遵守情況等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)發(fā)票報(bào)銷的日常管理和監(jiān)督，對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保報(bào)銷行為符合公司規(guī)定和國(guó)家法律法規(guī)。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)報(bào)銷行為，應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（三）員工監(jiān)督公司鼓勵(lì)全體員工對(duì)發(fā)票報(bào)銷過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，如發(fā)現(xiàn)有員工違反本辦法規(guī)定報(bào)銷費(fèi)用的，可向公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部門