2024年優(yōu)化館藏的思考

區(qū)縣級(jí)綜合檔案館目前利用效果不盡如人意，變更這一狀況的根本是優(yōu)化館藏。作者通過對(duì)

館藏現(xiàn)狀的分析，指出目前的館藏存在著門類單一、載體單一、內(nèi)容單一、玉石混雜、信息陳舊

等五個(gè)不合理性，并依據(jù)多年的工作實(shí)踐提出優(yōu)化館藏的三個(gè)對(duì)策：走特色之路，走精品之路，

拓寬館藏信息領(lǐng)域。

區(qū)縣級(jí)綜合檔案館作為一個(gè)保存本地區(qū)綜合信息的基地和利用的中心其館藏質(zhì)量的凹

凸是檔案館能否生存的關(guān)鋌所在，這一點(diǎn)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，在改革開放的實(shí)踐中，已

被檔案界的同仁們所承認(rèn)。然而，目前絕大多數(shù)區(qū)縣級(jí)綜告檔案館的館藏由于種種主、客觀的緣

由，并不盡如人意，致使許多檔案館的利用工作始終在低谷中徘徊。筆者在區(qū)縣級(jí)綜合檔案館工

作多年，本文擬就館翩!狀及優(yōu)化館藏的對(duì)策談點(diǎn)粗淺的相識(shí)。

一、從現(xiàn)有館藏看其結(jié)構(gòu)的不合理性

依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)文件的規(guī)定，區(qū)縣級(jí)綜合檔案館所保存的是本地

區(qū)黨政機(jī)關(guān)，人民團(tuán)體及企事業(yè)單位在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種門類的檔案。然

而由于諸如建制時(shí)間較短及區(qū)縣檔案局館多由區(qū)?縣委、政府檔案科?室發(fā)展而成等緣由，使

許多檔案館的現(xiàn)有館藏很難適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需求，館藏的結(jié)構(gòu)存在著許多不合理性。這些

不合理性表現(xiàn)為：

?-門類單一。目前館藏檔案普遍存在著文書檔案所占比重過大的現(xiàn)象。筆者所在檔案館

現(xiàn)有館藏10萬卷，文書檔案占總數(shù)的65%以上。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，北京市18個(gè)區(qū)縣檔案館的

館藏約11。萬卷，其中文書檔案所占比重亦在65%以上。檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)

人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活就干脆形成的歷史記錄。從這個(gè)概念理

解，檔案除黨政檔案，即文書檔案外，還應(yīng)包括反映各機(jī)構(gòu)、各部門主要業(yè)務(wù)職能活動(dòng)的科技檔

案和特地檔案。文書檔案收集得弁全完整，當(dāng)然重要，但再弁全完整的文書檔案所反映的歷史面

貌仍帶有片面性。

?二載體單一。走進(jìn)各區(qū)縣檔案館庫(kù)房，我們會(huì)看到一柜柜、一架架碼放整齊的紙質(zhì)檔案，

而照片?底片、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體的檔案卻寥寥無幾。據(jù)筆者了解，紙質(zhì)檔案與

非紙質(zhì)檔案在館藏中的數(shù)量比是500:1到100:1之間，也就是說一個(gè)擁有1。萬卷紙質(zhì)

檔案的檔案館，其館藏紙質(zhì)檔案只有200至1000人保管單位。

?=內(nèi)容單一。在以紙質(zhì)的文書檔案是館藏檔案主體的前提下,其內(nèi)容的單一在所難免。

翻開文書檔案的案卷書目我們可以看到這些檔案的內(nèi)容是黨政會(huì)議記錄、年度工作安排總結(jié)、

綜合報(bào)表、工作簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)杳報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、干部的任免、職工的獎(jiǎng)懲以及政策法規(guī)文件等，從

這些材料中我們雖然也能了解一個(gè)單位的工作開展?fàn)顩r，但對(duì)其中的某一項(xiàng)業(yè)務(wù)的詳細(xì)開展與發(fā)

展改變，則只能了解梗概，因?yàn)楦罨⒏唧w的記錄只能從這項(xiàng)工作開展時(shí)所形成的科技檔案

或特地檔案中找到。

?四玉石混雜。由于當(dāng)案干部文化水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)的限制，以及單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠

重視，致使各單位形成的檔案存在著許多質(zhì)量上的問題，歸納起來有：1?重份文件歸檔立卷問

題：筆者曾在某檔案館的一個(gè)全宗內(nèi)發(fā)覺同一份請(qǐng)示，分別裝訂在三個(gè)案卷里；對(duì)同一個(gè)人的處

分材料及調(diào)查材料，一模一樣的卷多達(dá)6個(gè)。2?保管期限劃定過長(zhǎng)問題：如某一次運(yùn)動(dòng)中，小

組探討會(huì)記錄，被定為永久，翻開該卷一看，洋洋二、三百頁(yè)，沒有一點(diǎn)定性材料，這樣的案卷

被存為永久，就意味著要世世代代恒久保存下去。3?重復(fù)進(jìn)館問題：包括A?干部任免文件，區(qū)?

縣委組織部存一份，被任免的干部所在單位也存T分，且都是永久保存.B?各單位黨組織狀

況和干部年報(bào)，各單位的存為永久，上報(bào)到區(qū)?縣委組織部或人事局的被存為長(zhǎng)期，十年后同

時(shí)進(jìn)館。C?上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的須要遵照?qǐng)?zhí)行的文件，這類文彳牛按規(guī)定應(yīng)存為長(zhǎng)期，本地

區(qū)的幾個(gè)單位同屬一個(gè)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門，十年后，檔案館就不行避開地要收進(jìn)同一份文件若干

件。

上述問題許多館都存在，使館藏質(zhì)量大打折扣。

?五信息陳舊。依據(jù)《檔案館通則》第七條中省轄市?州、盟和縣級(jí)檔案館接收立檔單位

保管10年左右的檔案的規(guī)定，各區(qū)縣檔案館所存檔案應(yīng)為10年前形成的，即館藏信息揭示的

是I0年前本地區(qū)的社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r。這些信息作為歷史記錄，對(duì)今后了解和探討社會(huì)發(fā)展是很有

意義的。但是我們必需看到，我們正處在一個(gè)大變革的時(shí)期，從1978年黨的十一屆三中全會(huì)

確定以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為黨的中心工作，到1997年黨的十五大成功召開，短短二十年的時(shí)間，我國(guó)

發(fā)生的巨大改變令世人矚目。試想，館藏中的那些反映安排經(jīng)濟(jì)的歷史記錄，對(duì)今日的資產(chǎn)重組

和國(guó)有大中型企業(yè)向股份制邁進(jìn)能有多少幫助?可以說檔案信息陳舊是檔案館門可羅雀的癥結(jié)所

在。

面對(duì)上述種種不合理性，面對(duì)當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)社會(huì)對(duì)檔案館提出的挑戰(zhàn)，我們認(rèn)為區(qū)縣級(jí)檔案

館的館藏結(jié)構(gòu)必需調(diào)整，它應(yīng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的須要

二、解決的對(duì)策

優(yōu)化館藏勢(shì)在必行。翻開近幾年的檔案專業(yè)刊物，其中探討怎樣優(yōu)化館藏的文章不少,

作者們對(duì)此提出了許多很好的建議。筆者通過自身的工作實(shí)踐，對(duì)解決館藏優(yōu)化的對(duì)策提幾點(diǎn)看

法。

對(duì)策之一：走特色之路。地方綜合檔案館因其綜合性，館藏內(nèi)容難免大同小異。尋求本

館與其他館的不同之處，辦出自己的特色，是檔案館的工作者們始終努力的方向。所謂特色，應(yīng)

有二層含義.其一，是地方特色.即館藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外，還應(yīng)著重反映

本地區(qū)的地方特色。每一個(gè)地區(qū)都會(huì)有其獨(dú)到之處，或工業(yè)生產(chǎn)，或農(nóng)副產(chǎn)品，或文化教化，或

科學(xué)探討，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風(fēng)俗習(xí)慣，將這些獨(dú)到之處的各種資料收

集全，就是這個(gè)檔案館與其他館的不同之處。應(yīng)當(dāng)指出的是，一個(gè)地區(qū)的獨(dú)到之處不是一成不變

的，它會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而改變，檔案館收集地方特色檔案必需剛好了解動(dòng)向，調(diào)整收集對(duì)象。

這種參考資料是館藏中某類信息的集合,它所產(chǎn)生的利用價(jià)值和效益是哪一條單個(gè)的信息都無法

比擬的，它使那些因先天不足?如:立卷不科學(xué)，收集不齊全等后天又難以彌補(bǔ)的案卷質(zhì)量得

到升華。3?建立科學(xué)的檢索體系。依據(jù)不同的利用需求編制的檢索工具，從不同角度揭示著館

藏信息資源,建立起一整套館藏檔案檢索體系，有助于館藏信息的開發(fā)和利用?？傊?，走所謂精

品之路，就是要在提高案卷質(zhì)量和開發(fā)信息資源上做文章。

對(duì)策之三：拓寬館藏信息領(lǐng)域。我們必需清晰,區(qū)縣級(jí)綜合檔案館的檔案來源主要是區(qū)

縣級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及所屬企事業(yè)單位在日常工作、社會(huì)活動(dòng)中形成的，其現(xiàn)實(shí)效用和歷史

價(jià)值遠(yuǎn)h匕不上中心、省級(jí)檔案館的高社會(huì)的須要范圍也小得多這種因檔案形成者的社會(huì)地位、

重要程度、行政級(jí)別而造成的館藏信息資源缺乏是檔案工作者們無法變更的。拓寬館藏信息領(lǐng)域

是一個(gè)解決問題的極好對(duì)策。首先，依據(jù)《檔案館通則》中對(duì)區(qū)縣級(jí)檔案館接收時(shí)限在10年左

右的規(guī)定，可以考慮對(duì)一些重點(diǎn)部門或機(jī)關(guān)的接收時(shí)間適當(dāng)提前，其提前的度駕馭在3-5年為

宜。其次，應(yīng)建立本館的書目中心，將各立檔單位室藏中未進(jìn)館的永久和長(zhǎng)期保管期限的各門類

檔案?包括未到進(jìn)館時(shí)間的和不在進(jìn)館范圍的的書目集中起來。這樣做可以通過檔案館的中介

作用，使一些室藏檔案提前產(chǎn)生社會(huì)效益。第三，收集與館藏檔案有關(guān)的各種資料，使之成為檔

案信息不行或缺的一種補(bǔ)充。這類資料包括本館依據(jù)館藏編寫的各種文件匯合和檔案參考資料,

其他部門或單位編寫的與本地區(qū)有關(guān)的地方志、專業(yè)志、年鑒、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯合以及口碑性、傳聞

性的文章、書籍。最終，在做好前三種的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)考慮走檔案、情報(bào)一體化的道路。這在我

國(guó)沿海、開放地區(qū)已有勝利的例子，曰本的一些公文書館口也有類似的做法.

要知道，社會(huì)上許多人對(duì)檔案與非檔案概念的界限并不清晰，對(duì)檔案館保存哪個(gè)年頭的

檔案也不非常了解。把這些材料以資料的形式提前收進(jìn)館來，在不泄密的前提下，使其提前或更

多地產(chǎn)生出社會(huì)效益。將來，在檔案成批進(jìn)館后，一些提前進(jìn)館的資料大部分可以銷毀，其中少

量較為寶貴或利用率較高的，可以挑出，讓其接著發(fā)揮作用。檔案館收集這類信息所起的作用實(shí)

質(zhì)上是一種情報(bào)中介服務(wù)。造案館可以利用現(xiàn)有的技術(shù)人才，硬件設(shè)備與國(guó)內(nèi)、國(guó)際信息網(wǎng)相聯(lián)，

從中獲得有用的情報(bào)信息，同時(shí)依靠檔案館牢靠的信譽(yù)和與各基層單位已經(jīng)建立起的堅(jiān)固的、廣

泛的聯(lián)系做好這種服務(wù)。這樣做，一來可以使檔案館的技術(shù)力氣得到發(fā)揮，二來可以為社會(huì)的發(fā)

展做一些力所能及的貢獻(xiàn)，三來可以解決館藏信息陳舊，內(nèi)容匱乏，范圍窄小，利用效果不佳等

弊病，對(duì)提高社會(huì)檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案館知名度都大有好處。

應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，說究竟這種情報(bào)信息的中介服務(wù)，并非檔案館的職責(zé)，檔案館開展這項(xiàng)工作

尚缺乏理論依據(jù)，與傳統(tǒng)的觀念也大相徑庭。然而理論源于實(shí)踐，它是實(shí)踐勝