企業(yè)文件收集管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件收集管理工作，確保公司文件的完整性、準確性和規(guī)范性，提高文件利用效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在工作中形成、使用和流轉(zhuǎn)的各類文件。（三）文件定義本辦法所稱文件，是指公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動、技術(shù)研發(fā)、行政管理等過程中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件收集管理工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保文件管理的一致性和規(guī)范性。2.全程管理原則：對文件從形成、流轉(zhuǎn)、使用到歸檔、保管、利用等全過程進行有效管理，確保文件的完整性和連續(xù)性。3.便于利用原則：文件管理應(yīng)便于查找、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司各項工作的需要。4.確保安全原則：采取有效措施，確保文件的安全，防止文件的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、文件收集職責分工（一）綜合管理部門1.負責制定和完善公司文件收集管理辦法，并組織實施。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司各部門的文件收集工作，對各部門文件收集情況進行監(jiān)督檢查。3.負責收集、整理、歸檔公司綜合性文件，包括公司決議、決定、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。4.負責公司文件管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保文件信息的安全和有效利用。5.組織開展公司文件管理培訓工作，提高員工的文件管理意識和技能。（二）各部門1.負責本部門文件的收集、整理和初步分類工作，確保本部門文件的齊全、完整。2.明確專人負責文件收集工作，按照公司文件收集管理辦法的要求，及時將本部門形成的文件移交綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好文件的整理、歸檔和利用工作，提供必要的文件信息和資料。（三）項目團隊1.負責項目文件的收集、整理和歸檔工作，確保項目文件的完整性和準確性。2.在項目結(jié)束后，按照公司文件收集管理辦法的要求，及時將項目文件移交綜合管理部門。3.對項目文件進行分類、編號和編目，便于查找和利用。（四）員工個人1.負責及時收集、整理本人在工作中形成的文件，并按照公司文件收集管理辦法的要求，移交所在部門。2.妥善保管本人使用的公司文件，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借他人，確保文件的安全。三、文件收集范圍（一）行政管理文件1.公司決議、決定、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.公司各類行政事務(wù)處理文件，如請示、批復、通知、函件等。3.公司人事管理文件，包括員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、獎懲等方面的文件。4.公司財務(wù)管理文件，如預(yù)算、決算、財務(wù)報表、審計報告等。5.公司資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)登記、清查、處置等方面的文件。6.公司對外聯(lián)絡(luò)文件，如與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來文件。（二）業(yè)務(wù)管理文件1.公司業(yè)務(wù)規(guī)劃、市場調(diào)研、營銷策劃、項目可行性研究等文件。2.公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、報價單、發(fā)票等文件。3.公司業(yè)務(wù)流程文件，如業(yè)務(wù)操作手冊、工作規(guī)范、質(zhì)量標準等。4.公司業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表、分析報告等文件。5.公司業(yè)務(wù)項目文件，包括項目立項、設(shè)計、實施、驗收等過程中形成的文件。（三）技術(shù)研發(fā)文件1.公司技術(shù)研發(fā)規(guī)劃、項目計劃、技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、實驗報告等文件。2.公司技術(shù)標準、規(guī)范、操作規(guī)程、工藝文件等文件。3.公司技術(shù)創(chuàng)新成果文件，如專利、軟件著作權(quán)、技術(shù)秘密等相關(guān)文件。4.公司技術(shù)合作文件，如合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)服務(wù)合同等。（四）其他文件1.公司各類活動文件，如慶典活動、會議活動、培訓活動、文體活動等形成的文件。2.公司榮譽證書、資質(zhì)證書、獲獎文件等。3.公司員工個人撰寫的具有一定價值的工作報告、論文、著作等。四、文件收集要求（一）及時性各部門和員工應(yīng)及時收集工作中形成的文件，確保文件不遺漏、不延誤。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成收集和移交。（二）完整性收集的文件應(yīng)內(nèi)容完整，包括文件的正文、附件、簽批意見、修改記錄等。對于涉及多個部門或多個環(huán)節(jié)的文件，應(yīng)確保相關(guān)聯(lián)的文件一并收集。（三）準確性文件內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，語言表達清晰規(guī)范。對于文件中的錯誤或不準確之處，應(yīng)及時進行更正和補充。（四）規(guī)范性文件格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，文件編號、標題、正文、落款等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。文件紙張應(yīng)選用質(zhì)量較好、耐久性強的紙張，電子文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則。（五）真實性收集的文件應(yīng)是原始的、真實的，不得偽造、篡改文件內(nèi)容。對于復印件或電子文件，應(yīng)確保其與原件一致，并注明出處。五、文件收集流程（一）部門收集1.各部門文件收集責任人按照文件收集范圍和要求，定期收集本部門形成的文件。2.對收集到的文件進行初步整理，按照文件類別、時間順序等進行分類，剔除重復、無效的文件。3.在文件首頁右上角加蓋本部門文件收訖章，并注明日期。（二）部門移交1.各部門文件收集責任人在每月[具體日期]前，將上月收集整理好的文件移交綜合管理部門。2.填寫《文件移交清單》，詳細列出移交文件的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息，并由移交人和接收人簽字確認。（三）綜合管理部門接收1.綜合管理部門文件管理人員對各部門移交的文件進行核對，檢查文件的完整性、準確性和規(guī)范性。2.對不符合要求的文件，及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。3.將核對無誤的文件進行登記，錄入公司文件管理系統(tǒng)，建立文件目錄。（四）文件整理歸檔1.綜合管理部門文件管理人員按照公司檔案分類方案，對接收的文件進行進一步整理和分類。2.對紙質(zhì)文件進行裝訂、編頁、編目等處理，對電子文件進行格式轉(zhuǎn)換、存儲等操作。3.將整理好的文件裝入檔案盒或存儲設(shè)備，按照檔案保管期限進行分類存放，并在檔案盒或存儲設(shè)備上標明檔案名稱、年度、保管期限等信息。六、文件保管（一）保管期限公司文件保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的文件：公司重要的決議、決定、規(guī)章制度、財務(wù)審計報告、人事檔案等文件。2.長期保管的文件：公司業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項目文件、技術(shù)資料等文件，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管的文件：公司一般性的行政事務(wù)文件、臨時性的業(yè)務(wù)文件等，保管期限為[具體年限]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件采用檔案盒或檔案柜進行保管，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，并建立檔案索引，便于查找。2.電子文件采用磁盤、光盤、磁帶等存儲設(shè)備進行存儲，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，建立電子文件目錄，便于檢索和利用。3.聲像文件采用光盤、磁帶等存儲設(shè)備進行保管，并注明文件內(nèi)容、拍攝時間、拍攝地點等信息。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[具體溫度范圍]℃，濕度控制在[具體濕度范圍]%。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.電子文件存儲設(shè)備應(yīng)存放在安全可靠的地方，避免受到磁場、靜電、高溫、潮濕等因素的影響。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.對清查結(jié)果進行記錄，填寫《檔案清查登記表》，并將清查情況報告公司領(lǐng)導。七、文件利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱、復印公司文件。涉及公司機密的文件，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進行審批和利用。（二）利用流程1.查閱員工填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人根據(jù)工作需要進行審批，并簽署意見。將審批通過的申請表提交綜合管理部門，綜合管理部門文件管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的文件供員工查閱。員工在指定地點查閱文件，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、損壞文件。查閱完畢后，應(yīng)及時將文件歸還綜合管理部門。2.借閱員工填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息。將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人根據(jù)工作需要進行審批，并簽署意見。將審批通過的申請表提交綜合管理部門，綜合管理部門文件管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的文件供員工借閱。員工辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱文件，并在借閱期限內(nèi)歸還。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復印員工填寫《文件復印申請表》，注明復印文件的名稱、編號、復印份數(shù)、復印目的等信息。將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人根據(jù)工作需要進行審批，并簽署意見。將審批通過的申請表提交綜合管理部門，綜合管理部門文件管理人員根據(jù)申請表提供的信息，對符合復印條件的文件進行復印，并加蓋“復印專用章”。員工領(lǐng)取復印文件，并按照規(guī)定支付復印費用。（三）利用監(jiān)督1.綜合管理部門應(yīng)建立文件利用登記制度，對文件查閱、借閱、復印等情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、文件名稱、編號、利用目的等信息。2.定期對文件利用情況進行統(tǒng)計分析，了解文件的利用頻率和利用效果，為文件管理工作提供參考依據(jù)。3.加強對文件利用過程的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保文件的安全和合理利用。八、文件保密（一）保密范圍公司文件中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、人事秘密等內(nèi)容的文件，均屬于保密文件。（二）保密措施1.對保密文件進行標識，注明“機密”、“秘密”等字樣，并采取相應(yīng)的保密措施。2.嚴格控制保密文件的知悉范圍，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準，不得擅自擴大知悉范圍。3.對保密文件的查閱、借閱、復印等進行嚴格審批，確保保密文件的安全。4.在保密文件的傳遞、存儲、使用等過程中，采取加密、屏蔽等技術(shù)手段，防止保密文件的