仲裁文件保密管理辦法一、總則（一）目的為加強本公司/組織仲裁文件的保密管理，確保仲裁文件在形成、傳遞、使用、保管和銷毀等過程中的安全性和保密性，防止仲裁文件信息泄露，維護公司/組織的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織參與仲裁活動過程中所涉及的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等（以下統(tǒng)稱仲裁文件）的保密管理。包括但不限于仲裁申請書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、裁決書等相關(guān)文件。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則對仲裁文件的保密措施應(yīng)貫穿于文件處理的全過程，確保文件信息不被泄露給無關(guān)人員。2.分級管理原則根據(jù)仲裁文件的敏感程度和重要性，實行分級分類管理，采取相應(yīng)的保密措施。3.合法合規(guī)原則保密管理工作必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保公司/組織的保密行為合法合規(guī)。（四）職責(zé)分工1.保密管理部門負(fù)責(zé)制定和完善仲裁文件保密管理制度，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對保密工作進行指導(dǎo)和培訓(xùn)，協(xié)調(diào)處理保密工作中的重大問題。2.仲裁案件承辦部門負(fù)責(zé)本部門承辦仲裁案件文件的保密管理工作，指定專人負(fù)責(zé)文件的收集、整理、保管和傳遞，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全保密。3.文件使用人員嚴(yán)格遵守仲裁文件保密規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)使用文件，妥善保管所使用的文件，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。4.其他相關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)配合做好仲裁文件的保密管理工作，如涉及文件的存儲、技術(shù)支持等部門，應(yīng)確保所負(fù)責(zé)環(huán)節(jié)的安全性和保密性。二、仲裁文件的保密范圍與密級劃分（一）保密范圍1.仲裁案件尚未公開審理或裁決的所有文件信息，包括但不限于案件當(dāng)事人提交的各類材料、證據(jù)、庭審記錄等。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等可能對公司/組織造成重大影響的仲裁文件內(nèi)容。3.仲裁過程中與仲裁機構(gòu)、對方當(dāng)事人及其他相關(guān)方溝通的內(nèi)部意見、策略等信息。（二）密級劃分根據(jù)仲裁文件的敏感程度和重要性，將仲裁文件分為絕密、機密、秘密三個等級。1.絕密級涉及公司/組織核心商業(yè)秘密、重大利益，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴(yán)重?fù)p失的仲裁文件。如公司/組織關(guān)鍵技術(shù)的知識產(chǎn)權(quán)糾紛仲裁文件，包含核心技術(shù)細(xì)節(jié)、商業(yè)運作模式等信息。2.機密級涉及公司/組織重要商業(yè)秘密、較大利益，泄露后可能對公司/組織產(chǎn)生重大不利影響的仲裁文件。例如公司/組織重要客戶資源的仲裁文件，涉及客戶名單、合作協(xié)議等關(guān)鍵信息。3.秘密級涉及公司/組織一般商業(yè)秘密、一定利益，泄露后可能對公司/組織造成一定影響的仲裁文件。如一般性合同糾紛的仲裁文件，包含合同條款、交易記錄等信息。三、仲裁文件的形成與收集（一）文件起草1.仲裁案件承辦人員在起草仲裁文件時，應(yīng)嚴(yán)格按照保密要求進行操作，明確文件的密級，并在文件首頁標(biāo)注相應(yīng)密級標(biāo)識。2.起草過程中涉及的內(nèi)部討論、意見交流等信息，不得隨意泄露，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和保密性。（二）文件審核1.仲裁文件起草完成后，應(yīng)按照公司/組織內(nèi)部審核流程進行審核。審核人員在審核過程中應(yīng)注意文件的保密內(nèi)容，不得擅自擴大文件知悉范圍。2.對于涉及敏感信息的仲裁文件，審核人員應(yīng)重點關(guān)注保密條款的完整性和合規(guī)性，確保文件在對外提交前符合保密要求。（三）文件收集1.仲裁案件承辦人員負(fù)責(zé)及時收集與案件相關(guān)的各類文件，包括當(dāng)事人提交的材料、仲裁機構(gòu)送達(dá)的文件等。2.收集過程中要確保文件的完整性，對收到的文件進行詳細(xì)登記，記錄文件名稱、來源、密級、份數(shù)等信息，并妥善保管。四、仲裁文件的傳遞與流轉(zhuǎn)（一）內(nèi)部傳遞1.仲裁文件在公司/組織內(nèi)部傳遞時，應(yīng)通過專門的保密渠道進行，如專人送達(dá)、加密電子傳輸?shù)确绞健?.文件傳遞人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將文件交由無關(guān)人員傳遞或攜帶，確保文件在傳遞過程中的安全。3.接收文件的人員應(yīng)在收到文件后及時進行確認(rèn)，并在規(guī)定時間內(nèi)將文件傳遞至下一環(huán)節(jié)或妥善保管。（二）與外部機構(gòu)傳遞1.與仲裁機構(gòu)、對方當(dāng)事人等外部機構(gòu)傳遞仲裁文件時，應(yīng)采用安全可靠的方式，如掛號信、專人遞送、加密電子郵件等，并要求對方簽收確認(rèn)。2.在傳遞過程中，要對文件進行妥善包裝，確保文件在運輸過程中不被損壞或泄露。同時，要明確告知對方文件的保密要求，要求對方嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.對于涉及密級較高的仲裁文件，必要時可安排專人陪同傳遞，確保文件安全送達(dá)。五、仲裁文件的使用與借閱（一）使用權(quán)限1.仲裁文件僅限在與仲裁案件相關(guān)的工作范圍內(nèi)使用，使用人員必須經(jīng)過授權(quán)。2.絕密級仲裁文件的使用需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；機密級仲裁文件的使用需經(jīng)仲裁案件承辦部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；秘密級仲裁文件的使用需經(jīng)具體承辦人員所在部門主管批準(zhǔn)。3.使用人員應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)嚴(yán)格按照規(guī)定使用文件，不得擅自擴大使用范圍或用于其他無關(guān)目的。（二）使用場所1.仲裁文件的使用應(yīng)在公司/組織內(nèi)部指定的保密場所進行，如專門的會議室、辦公室等。2.使用場所應(yīng)具備必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、文件保險柜等，確保文件在使用過程中的安全。（三）借閱管理1.因工作需要借閱仲裁文件的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文件名稱、密級、借閱目的、借閱時間等信息，并按照權(quán)限審批。2.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在非保密場所存放文件。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還文件，并辦理歸還手續(xù)。3.對于密級較高的仲裁文件，借閱人員在借閱期間應(yīng)采取必要的保密措施，如文件不離身、使用后及時銷毀相關(guān)記錄等。六、仲裁文件的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的仲裁文件保管場所，確保保管場所具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。2.保管場所應(yīng)劃分不同的區(qū)域，按照密級對仲裁文件進行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識。（二）保管方式1.仲裁文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進行保管。紙質(zhì)文件應(yīng)裝訂成冊，裝入專門的文件盒或檔案柜，并進行編號管理；電子文件應(yīng)存儲在加密的存儲設(shè)備中，并定期進行備份。2.對于不同密級的仲裁文件，應(yīng)分別采取不同的保管措施。絕密級文件應(yīng)實行專人專柜保管，嚴(yán)格限制知悉范圍；機密級文件應(yīng)存放在專門的保密柜中，由專人負(fù)責(zé)管理；秘密級文件可存放在普通檔案柜中，但應(yīng)采取必要的保密措施。（三）保管期限1.仲裁文件的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，仲裁裁決書等終局性文件應(yīng)長期保管；其他過程性文件的保管期限可根據(jù)實際情況確定，但不得少于規(guī)定的年限。2.在保管期限屆滿后，如需銷毀仲裁文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和處理，確保文件信息徹底銷毀，防止泄露。七、仲裁文件的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織保密管理部門應(yīng)定期對仲裁文件的保密管理情況進行監(jiān)督檢查，確保保密制度的有效執(zhí)行。2.建立內(nèi)部舉報機制，鼓勵員工對違反仲裁文件保密規(guī)定的行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）檢查內(nèi)容1.檢查仲裁文件的形成、收集、傳遞、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合保密規(guī)定。2.檢查保密設(shè)施的配備和運行情況，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、文件保險柜等是否正常工作。3.檢查文件使用人員是否遵守保密制度，是否存在擅自擴大知悉范圍、泄露文件內(nèi)容等行為。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的違反仲裁文件保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時進行調(diào)查處理，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如警告、罰款、辭退等；對于構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.針對檢查中發(fā)現(xiàn)的保密管理漏洞和問題，應(yīng)及時完善保密制度和措施，加強保密教育和培訓(xùn)，防止類似問題再次發(fā)生。八、仲裁文件的銷毀（一）銷毀條件1.仲裁文件保管期限屆滿，且不再需要繼續(xù)保存的，可進行銷毀。2.因仲裁案件已終結(jié)、文件內(nèi)容已失去價值或其他原因，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可提前銷毀仲裁文件。（二）銷毀程序1.由仲裁案件承辦部門提出仲裁文件銷毀申請，注明文件名稱、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息，并按照權(quán)限審批。2.審批通過后，由保密管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)在保密管理部門的監(jiān)督下進行，確保文件信息徹底銷毀。3.對于紙質(zhì)仲裁文件，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子仲裁文件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲設(shè)備進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.銷毀工作完成后，銷毀人員應(yīng)填寫