檔案管理辦法與實(shí)施細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法與實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本辦法與實(shí)施細(xì)則適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本辦法所指檔案是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案不被損壞、丟失和泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立綜合管理部門為檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.組織檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，銷毀已失去保存價(jià)值的檔案。（二）兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交檔案。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，初步立卷。3.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的利用工作，提供本部門相關(guān)檔案的查閱服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。本公司/組織的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、決定等。各類合同、協(xié)議、章程、制度等。財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。人事檔案、工資檔案等人力資源檔案。工程建設(shè)、設(shè)備采購、科研項(xiàng)目等業(yè)務(wù)檔案。會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等。各類證書、榮譽(yù)文件等。照片、錄音、錄像等聲像檔案。2.各部門應(yīng)及時(shí)將在工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。（二）收集要求1.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清楚，簽署完備，制成材料符合檔案長(zhǎng)期保存的要求。2.電子文件應(yīng)同時(shí)歸檔，確保其內(nèi)容與紙質(zhì)文件一致，并按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。3.對(duì)于重要文件和具有特殊保存價(jià)值的檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全和完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法進(jìn)行整理?？萍紮n案：按照項(xiàng)目階段文件類型的分類方法進(jìn)行整理。財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別（憑證、賬簿、報(bào)表等）的分類方法進(jìn)行整理。人事檔案：按照員工個(gè)人信息履歷考核培訓(xùn)獎(jiǎng)懲等類別進(jìn)行整理。聲像檔案：按照載體形式（照片、錄音、錄像等）時(shí)間內(nèi)容的分類方法進(jìn)行整理。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。文書檔案編號(hào)：采用年度+保管期限+分類號(hào)+件號(hào)的形式?？萍紮n案編號(hào)：采用項(xiàng)目編號(hào)+階段編號(hào)+文件類型編號(hào)+順序號(hào)的形式。財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：采用會(huì)計(jì)年度+類別編號(hào)+冊(cè)號(hào)的形式。人事檔案編號(hào)：采用員工工號(hào)的形式。聲像檔案編號(hào)：采用載體形式編號(hào)+時(shí)間編號(hào)+順序號(hào)的形式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案本公司/組織制定的規(guī)章制度、重要會(huì)議記錄、決議、決定等。本公司/組織的歷史沿革、大事記等。涉及公司/組織權(quán)益和重要資產(chǎn)的文件材料。上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本公司/組織長(zhǎng)期執(zhí)行的文件。重要的合同、協(xié)議、章程等。2.長(zhǎng)期保管的檔案本公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。一般的合同、協(xié)議等。財(cái)務(wù)檔案中的主要會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。人事檔案中的員工履歷、考核等重要材料。工程建設(shè)、設(shè)備采購等項(xiàng)目的重要文件。保管期限為30年的檔案。3.短期保管的檔案本公司/組織的一般性文件、簡(jiǎn)報(bào)等。財(cái)務(wù)檔案中的輔助性會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等。人事檔案中的一般性材料。保管期限為10年的檔案。（二）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，便于檔案的管理和利用。（三）檔案裝具1.應(yīng)選用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于存放和查找檔案。3.檔案盒應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)，便于識(shí)別和管理。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)檔案人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法將檔案與同類檔案進(jìn)行比較，分析其重要性和保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法評(píng)估檔案對(duì)公司/組織的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和歷史文化價(jià)值，確定其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交銷毀執(zhí)行部門。4.銷毀執(zhí)行部門應(yīng)按照《檔案銷毀清冊(cè)》的要求，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)為本原則檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，為員工提供便捷、高效的檔案查閱服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案不被泄露和損壞。（二）利用范圍1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國(guó)家機(jī)密和公司/組織商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（三）利用方式1.查閱員工和外單位人員可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損和丟失檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案編號(hào)、題名等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策和評(píng)估的重要依據(jù)。（二）移交1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的