浙江省拆遷檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)浙江省拆遷檔案管理，規(guī)范拆遷檔案的收集、整理、保管和利用，保障拆遷工作的順利進(jìn)行，維護(hù)拆遷當(dāng)事人的合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，結(jié)合本省實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于浙江省行政區(qū)域內(nèi)國(guó)有土地上房屋征收與補(bǔ)償、集體土地征收及房屋拆遷活動(dòng)中形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則拆遷檔案由拆遷實(shí)施單位或相關(guān)部門指定的專門機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則拆遷檔案應(yīng)如實(shí)反映拆遷活動(dòng)的全過(guò)程，內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.齊全完整原則全面收集拆遷活動(dòng)中形成的各類文件材料，保證檔案資料的齊全完整，不得遺漏重要信息。4.規(guī)范整理原則按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)拆遷檔案進(jìn)行分類、整理、編目，便于保管和利用。（四）管理職責(zé)1.各級(jí)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門（或負(fù)責(zé)拆遷管理的部門，以下統(tǒng)稱拆遷管理部門）負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)拆遷檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。2.拆遷實(shí)施單位負(fù)責(zé)具體拆遷項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管和移交工作，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作的有效落實(shí)。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)配備必要的人員和設(shè)施設(shè)備，負(fù)責(zé)拆遷檔案的集中保管和提供利用服務(wù)。二、檔案的收集（一）收集范圍1.拆遷項(xiàng)目前期文件包括建設(shè)項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國(guó)有土地使用權(quán)批準(zhǔn)文件、拆遷計(jì)劃和拆遷方案等。2.拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議涵蓋拆遷人與被拆遷人簽訂的各類補(bǔ)償安置協(xié)議，以及相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議。3.被拆遷房屋權(quán)屬證明材料如房屋所有權(quán)證、土地使用權(quán)證、租賃合同等。4.評(píng)估報(bào)告包括房地產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)出具的被拆遷房屋評(píng)估報(bào)告及相關(guān)資料。5.拆遷補(bǔ)償費(fèi)用支付憑證記錄拆遷補(bǔ)償款、安置補(bǔ)助費(fèi)、搬遷補(bǔ)助費(fèi)等費(fèi)用的支付情況。6.拆遷過(guò)程中形成的其他文件材料如房屋丈量記錄、照片、錄像、會(huì)議紀(jì)要、信訪材料等。（二）收集要求1.及時(shí)性拆遷實(shí)施單位應(yīng)在拆遷活動(dòng)過(guò)程中及時(shí)收集各類文件材料，確保檔案的形成與拆遷工作同步進(jìn)行。2.完整性收集的文件材料應(yīng)齊全完整，不得缺頁(yè)少件，保證檔案能夠全面反映拆遷活動(dòng)的真實(shí)情況。3.準(zhǔn)確性對(duì)收集的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。（三）收集程序1.明確收集責(zé)任人拆遷實(shí)施單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，明確其職責(zé)和工作流程。2.建立文件材料交接制度在文件材料形成后，由相關(guān)部門或人員及時(shí)移交檔案收集責(zé)任人，并辦理交接手續(xù)，注明移交日期、材料名稱、數(shù)量等信息。3.定期檢查檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保檔案質(zhì)量。三、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按拆遷項(xiàng)目分類以單個(gè)拆遷項(xiàng)目為單位，將該項(xiàng)目形成的檔案集中整理在一起。2.按文件材料性質(zhì)分類可分為拆遷前期文件、拆遷補(bǔ)償安置文件、被拆遷房屋權(quán)屬文件、評(píng)估文件、費(fèi)用支付文件、其他文件等類別。（三）整理方法1.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)和裱糊，去除金屬物后，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.編頁(yè)對(duì)裝訂后的文件材料按順序編寫頁(yè)碼，確保頁(yè)碼準(zhǔn)確無(wú)誤，便于查閱。3.分類排列按照分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料進(jìn)行分類，并在每一類中按時(shí)間順序或重要程度排列。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)等信息，便于檢索和查詢。（四）整理要求1.分類科學(xué)合理確保分類符合拆遷檔案的形成特點(diǎn)和管理要求，便于檔案的查找和利用。2.排列有序文件材料的排列應(yīng)條理清晰，便于快速定位和查閱。3.編目準(zhǔn)確規(guī)范檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，信息完整、規(guī)范，便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊。（二）保管期限1.拆遷檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括拆遷項(xiàng)目的重要審批文件、拆遷補(bǔ)償安置的關(guān)鍵協(xié)議、涉及重大權(quán)益的文件材料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，一般包括拆遷過(guò)程中的主要文件材料、評(píng)估報(bào)告等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，如一般性的文件材料、臨時(shí)記錄等。（三）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案保管過(guò)程中存在的問(wèn)題，如紙張老化、字跡褪色、蟲蛀鼠咬等，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對(duì)破損或變質(zhì)的檔案進(jìn)行修復(fù)按照檔案修復(fù)的技術(shù)要求，對(duì)受損檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性和可讀性。3.建立檔案保管統(tǒng)計(jì)制度定期統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況，為檔案管理提供數(shù)據(jù)支持。4.做好檔案的安全防護(hù)工作加強(qiáng)庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.拆遷管理部門、拆遷實(shí)施單位及相關(guān)部門因工作需要查閱拆遷檔案。2.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱拆遷檔案。3.被拆遷人及其他利害關(guān)系人因自身權(quán)益需要查閱相關(guān)拆遷檔案。（二）利用程序1.查閱申請(qǐng)查閱人應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.審批檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并出具查閱通知書。3.查閱查閱人憑查閱通知書到檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。4.復(fù)制如需復(fù)制檔案，查閱人應(yīng)向檔案管理機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)的印章，并注明與原件一致。（三）利用要求1.嚴(yán)格遵守保密制度對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。2.確保檔案安全查閱過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案，不得損壞檔案原件，查閱結(jié)束后及時(shí)歸還檔案。3.規(guī)范利用登記對(duì)檔案的查閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，便于跟蹤和管理。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立全省統(tǒng)一的拆遷檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)拆遷檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用的要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的檔案圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.利用管理記錄檔案的查閱、復(fù)制等利用情況，實(shí)現(xiàn)利用申請(qǐng)、審批、登記等流程的信息化管理。4.安全管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。（四）信息化管理要求1.加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)不斷完善信息化管理系統(tǒng)功能，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和安全性。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題。2.提高人員信息化素質(zhì)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和信息化管理水平，使其能夠熟練運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)開(kāi)展工作。3.保障數(shù)據(jù)安全采取有效的數(shù)據(jù)安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止數(shù)據(jù)被篡改、竊取或丟失。建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行監(jiān)控和審計(jì)。七、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體各級(jí)拆遷管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)拆遷檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況檢查拆遷實(shí)施單位是否建立健全檔案管理制度，是否嚴(yán)格按照制度要求開(kāi)展檔案管理工作。2.檔案的收集、整理、保管和利用情況查看檔案收集是否齊全完整、整理是否規(guī)范有序、保管是否安全可靠、利用是否符合規(guī)定。3.檔案信息化建設(shè)情況檢查信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行情況，檔案數(shù)字化處理質(zhì)量，數(shù)據(jù)安全管理等方面的情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查各級(jí)拆遷管理部門定期組織對(duì)拆遷檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查對(duì)重點(diǎn)拆遷項(xiàng)目或檔案管理工作存在問(wèn)題較多的單位進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)拆遷檔案管理中的突出問(wèn)題或重點(diǎn)環(huán)節(jié)，開(kāi)展專項(xiàng)檢查，深入查找原因，提出整改措施。（四）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，拆遷管理部門應(yīng)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)單位限期整改。整改單位應(yīng)制定整改方案，明確整改措施和責(zé)任人，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報(bào)告拆遷管理部門。八、法律責(zé)任（一）違反本辦法的責(zé)任1.拆遷實(shí)施單位或相關(guān)部門違反本辦法規(guī)定，未按要求收集、整理、保管和利用拆遷檔案的，由拆遷管理部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，予以通報(bào)批評(píng)，并可根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分。2.檔案管理人員因工作失誤或故意違反檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等后果的，依法給予處分；構(gòu)