公司合同保管管理辦法總則目的為加強公司合同保管管理，規(guī)范合同保管行為，維護公司合法權益，根據國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等）的保管管理。基本原則1.依法合規(guī)原則：合同保管應嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同的合法性、有效性。2.安全保密原則：妥善保管合同資料，防止合同信息泄露，保障公司商業(yè)秘密安全。3.便于查閱原則：建立科學合理的合同保管制度，確保合同資料便于查閱、檢索和使用。合同保管職責分工合同管理部門1.負責合同的起草、審核、簽訂等工作，并對合同的合法性、完整性負責。2.定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。3.負責收集、整理、歸檔合同相關資料，并按照本辦法的規(guī)定進行保管。檔案管理部門1.負責制定合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案的整理、裝訂、保管、查閱等工作流程。2.對合同管理部門移交的合同資料進行審核、驗收，并按照檔案管理要求進行分類、編號、上架保管。3.定期對合同檔案進行清查、盤點，確保合同檔案的安全、完整。其他部門1.負責本部門簽訂合同的日常保管工作，并指定專人負責合同資料的收集、整理和保管。2.按照合同管理部門的要求，及時提供合同履行過程中的相關資料，并配合做好合同保管管理工作。合同簽訂與交付合同簽訂1.合同簽訂應嚴格按照公司合同管理制度的規(guī)定進行，確保合同條款明確、具體、合法，避免出現模糊不清、歧義或違法違規(guī)的條款。2.合同簽訂后，合同管理部門應及時將合同副本分發(fā)給檔案管理部門、財務部門及其他相關部門，確保各部門及時掌握合同信息。合同交付1.合同簽訂后，合同承辦人應及時將合同原件及相關資料交付給檔案管理部門或本部門指定的專人進行保管。2.交付合同資料時，應填寫《合同資料交接清單》，明確交接時間、交接人、合同名稱、合同編號、合同份數等信息，并由雙方簽字確認。合同保管方式紙質合同保管1.檔案管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防潮防蟲設施等，確保合同資料的安全保管。2.合同應按照年度、類別、編號順序進行分類存放，并建立相應的合同目錄索引，便于查閱和檢索。3.對于重要合同或涉及公司重大利益的合同，應進行專柜保管，并采取加密存儲、限制查閱權限等措施，確保合同資料的安全性。電子合同保管1.對于采用電子方式簽訂的合同，應按照公司電子文件管理規(guī)定進行保管。電子合同應存儲在安全可靠的電子存儲設備或服務器上，并進行備份，防止數據丟失。2.電子合同應進行分類存儲，并建立相應的電子索引目錄，便于快速查找和調用。同時，應設置不同的訪問權限，確保只有授權人員才能查閱和下載電子合同。3.定期對電子合同進行檢查和維護，確保電子合同的完整性和可讀性。如發(fā)現電子合同出現損壞或無法正常讀取的情況，應及時進行修復或轉換。合同保管期限一般合同保管期限1.一般合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。在保管期限內，合同資料應妥善保管，不得擅自銷毀或丟失。2.對于涉及知識產權、商業(yè)秘密、重大資產交易等重要合同，保管期限應適當延長，具體延長時間由公司根據實際情況確定。特殊合同保管期限1.對于法律、法規(guī)規(guī)定有特殊保管期限的合同，按照相關法律法規(guī)的要求執(zhí)行。2.對于因糾紛或訴訟等原因尚未了結的合同，應在糾紛或訴訟終結后，按照本辦法的規(guī)定確定保管期限，并繼續(xù)妥善保管。合同查閱與借閱查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同資料的，應填寫《合同查閱申請表》，注明查閱合同的名稱、編號、查閱目的等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《合同查閱申請表》后，應進行審核。對于符合查閱條件的，應安排專人陪同查閱，并在查閱現場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、傳播合同內容。3.查閱人員應在指定的查閱地點進行查閱，不得將合同資料帶出檔案室。如需復印合同資料，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的復印份數和用途進行復印。借閱1.公司內部人員因工作需要借閱合同資料的，應填寫《合同借閱申請表》，注明借閱合同的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據借閱申請，對借閱合同進行核對，并將合同資料交付給借閱人員。借閱人員應在借閱期限內歸還合同資料，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借閱的合同資料，不得轉借他人或用于其他非借閱目的。如因保管不善導致合同資料丟失、損壞或泄露的，借閱人員應承擔相應的責任。合同變更與解除變更1.合同履行過程中，如需要對合同內容進行變更的，合同承辦人應及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議簽訂后，合同管理部門應及時將變更協(xié)議副本分發(fā)給檔案管理部門、財務部門及其他相關部門，并按照本辦法的規(guī)定對變更后的合同資料進行保管。解除1.合同履行過程中，如需要解除合同的，合同承辦人應按照公司合同管理制度的規(guī)定，履行相應的審批手續(xù)，并與對方簽訂書面的合同解除協(xié)議。2.合同解除協(xié)議簽訂后，合同管理部門應及時將解除協(xié)議副本分發(fā)給檔案管理部門、財務部門及其他相關部門，并按照本辦法的規(guī)定對解除后的合同資料進行保管。同時，應及時清理與該合同相關的債權債務，確保公司權益不受損失。合同銷毀銷毀條件1.合同保管期限屆滿，且合同所涉及的事項已經全部履行完畢，不存在任何遺留問題的，可以按照本辦法的規(guī)定進行銷毀。2.因不可抗力等原因導致合同無法履行，且合同已無保存價值的，可以按照本辦法的規(guī)定進行銷毀。銷毀程序1.合同管理部門或檔案管理部門應定期對保管期限屆滿或已無保存價值的合同進行清理，并填寫《合同銷毀申請表》，注明合同名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《合同銷毀申請表》經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。3.經公司分管領導審批同意后，由檔案管理部門負責組織實施合同銷毀工作。合同銷毀應采用適當的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保合同資料無法恢復。4.合同銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，并填寫《合同銷毀記錄》，記錄合同銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息?！逗贤N毀記錄》應與《合同銷毀申請表》一并歸檔保存。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對合同保管管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同保管制度的執(zhí)行情況、合同資料的完整性和安全性等。2.對于審計監(jiān)督過程中發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反合同保管管理規(guī)定的行為，應按照公司相關規(guī)定進行處理。外部檢查1.接受國家有關部門、行業(yè)監(jiān)管機構等的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供合