公司費用入賬管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司費用入賬管理，規(guī)范費用報銷流程，確保公司財務(wù)信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，提高公司財務(wù)管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在公司經(jīng)營活動中發(fā)生的各項費用的入賬管理。（三）基本原則1.合法性原則：費用入賬必須符合國家法律法規(guī)和財務(wù)制度的規(guī)定。2.真實性原則：費用報銷憑證必須真實、合法、有效，不得偽造、變造。3.合理性原則：費用支出應(yīng)符合公司經(jīng)營活動的需要，具有合理性和必要性。4.及時性原則：費用應(yīng)在發(fā)生后及時報銷入賬，不得拖延。二、費用分類及入賬要求（一）辦公費用1.辦公用品：包括文具、紙張、文件夾、墨盒、硒鼓等。購買辦公用品應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并附詳細(xì)清單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等。費用應(yīng)根據(jù)實際用途分別計入“管理費用——辦公費”或“銷售費用——辦公費”等科目。2.辦公設(shè)備：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等。購置辦公設(shè)備應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行核算，通過“固定資產(chǎn)”科目入賬，并計提折舊。3.辦公場地租賃：支付的辦公場地租金應(yīng)取得租賃發(fā)票，按照租賃期限分?jǐn)傆嬋胂嚓P(guān)費用科目。（二）差旅費1.交通費用：包括飛機(jī)票、火車票、汽車票、出租車費等。員工因公務(wù)出差發(fā)生的交通費用，應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并注明出差事由、起止地點、時間等。按照公司差旅費標(biāo)準(zhǔn)報銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自理。2.住宿費用：員工出差期間的住宿費用應(yīng)取得住宿發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明住宿日期、人數(shù)、單價等信息。住宿費按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷，特殊情況需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.餐飲補貼：按照出差天數(shù)和規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)給予的餐飲補貼，無需取得發(fā)票，直接計入差旅費相關(guān)科目。（三）業(yè)務(wù)招待費1.因公司業(yè)務(wù)需要發(fā)生的招待費用，如宴請客戶、贈送禮品等。業(yè)務(wù)招待費應(yīng)嚴(yán)格控制在公司規(guī)定的限額內(nèi)，并取得合法有效的發(fā)票。發(fā)票上應(yīng)注明招待事由、招待對象等信息。2.業(yè)務(wù)招待費報銷時，應(yīng)填寫業(yè)務(wù)招待費報銷單，詳細(xì)說明招待情況，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）通訊費1.員工因工作需要發(fā)生的通訊費用，按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)給予報銷。報銷時應(yīng)提供通訊費發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)注明手機(jī)號碼、費用所屬期間等信息。2.公司統(tǒng)一為員工辦理的通訊套餐費用，可憑繳費憑證按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報銷。（五）車輛費用1.車輛購置：公司購置車輛應(yīng)按照固定資產(chǎn)進(jìn)行核算，通過“固定資產(chǎn)”科目入賬，并計提折舊。2.車輛保險費：車輛保險費應(yīng)取得保險發(fā)票，按照保險期限分?jǐn)傆嬋胂嚓P(guān)費用科目。3.車輛維修保養(yǎng)費：車輛發(fā)生的維修保養(yǎng)費用應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，注明維修項目、金額等信息。費用根據(jù)車輛使用部門分別計入“管理費用——車輛費”或“銷售費用——車輛費”等科目。4.燃油費：員工駕駛公司車輛發(fā)生的燃油費，應(yīng)取得加油發(fā)票，并注明加油日期、車輛牌號等信息。按照公司規(guī)定的油耗標(biāo)準(zhǔn)報銷，超出部分自理。（六）會議費1.公司組織召開會議發(fā)生的費用，如場地租賃、會議設(shè)備租賃、餐飲、住宿等。會議費應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并附會議通知、參會人員名單等相關(guān)資料。2.會議費報銷時，應(yīng)填寫會議費報銷單，詳細(xì)說明會議情況，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（七）培訓(xùn)費1.員工參加外部培訓(xùn)發(fā)生的費用，如培訓(xùn)學(xué)費、教材費、住宿費等。培訓(xùn)費用應(yīng)取得正規(guī)發(fā)票，并附培訓(xùn)通知、培訓(xùn)證書等相關(guān)資料。2.公司內(nèi)部組織培訓(xùn)發(fā)生的費用，如培訓(xùn)講師費用、培訓(xùn)場地租賃費用等。培訓(xùn)費用應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)報銷，并取得相應(yīng)的發(fā)票。（八）其他費用1.除上述費用以外的其他費用，如水電費、物業(yè)費、快遞費等。費用應(yīng)根據(jù)實際用途分別計入相關(guān)費用科目，并取得正規(guī)發(fā)票。2.對于一些特殊費用，如捐贈支出、贊助費用等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并取得合法有效的憑證。三、費用報銷流程（一）費用報銷申請1.員工發(fā)生費用后，應(yīng)及時填寫費用報銷單，詳細(xì)注明費用發(fā)生的日期、事由、金額、報銷科目等信息。2.費用報銷單應(yīng)粘貼好相關(guān)發(fā)票及附件，并確保發(fā)票真實、合法、有效。（二）部門負(fù)責(zé)人審批1.員工所在部門負(fù)責(zé)人對費用的真實性、合理性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點審核費用是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和用途，是否與工作相關(guān)。（三）財務(wù)審核1.財務(wù)部門對費用報銷單進(jìn)行審核，主要審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，報銷金額是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，報銷科目是否正確等。2.財務(wù)審核人員如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與報銷人員溝通，要求其補充或更正相關(guān)資料。（四）領(lǐng)導(dǎo)審批1.根據(jù)公司費用審批權(quán)限，財務(wù)審核通過的費用報銷單提交給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，在費用報銷單上簽署審批意見。（五）報銷支付1.費用報銷單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷支付。2.報銷款項可通過銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金等方式支付給報銷人員。四、費用入賬的時間要求（一）當(dāng)月費用員工當(dāng)月發(fā)生的費用應(yīng)在次月規(guī)定的時間內(nèi)報銷入賬，一般不得超過次月[X]日。（二）跨月費用對于跨月發(fā)生的費用，如房租、保險費等，應(yīng)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，在費用所屬期間進(jìn)行分?jǐn)側(cè)胭~。（三）年度費用對于一些年度性費用，如審計費、匯算清繳費用等，應(yīng)在費用發(fā)生年度內(nèi)及時入賬。五、費用入賬的憑證管理（一）發(fā)票要求1.費用報銷必須取得合法有效的發(fā)票，發(fā)票應(yīng)具備以下要素：發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。（二）其他憑證1.除發(fā)票外，一些費用報銷還需要提供其他相關(guān)憑證，如合同、協(xié)議、清單、審批單等。2.其他憑證應(yīng)真實、合法、有效，與發(fā)票一起作為費用入賬的依據(jù)。（三）憑證粘貼1.費用報銷憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序粘貼在費用報銷單后面，便于審核和查閱。2.發(fā)票應(yīng)正面朝上，按照費用發(fā)生的時間順序依次粘貼，不得重疊、倒置。（四）憑證保管1.財務(wù)部門應(yīng)妥善保管費用入賬憑證，按照會計檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。2.費用入賬憑證的保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求，不得擅自銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對費用入賬情況進(jìn)行審計，檢查費用報銷是否符合公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，憑證是否真實、合法、有效。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務(wù)檢查1.財務(wù)部門定期對費用入賬情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行糾正。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對費用入賬憑證的審核，確保財務(wù)信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的費用入賬行為，如虛報、冒領(lǐng)、偽造憑證等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于追回違規(guī)報銷款項、警告、罰款、辭退等。2.