關(guān)于小額采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司小額采購行為，加強(qiáng)小額采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及下屬單位發(fā)生的小額采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、維修材料、服務(wù)類采購等，單次采購金額在規(guī)定限額以下的采購行為。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公正性原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，維護(hù)公司利益和供應(yīng)商合法權(quán)益。4.保密性原則：涉及采購的商業(yè)秘密、敏感信息等應(yīng)嚴(yán)格保密。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購決策小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項(xiàng)，包括采購預(yù)算、采購策略、供應(yīng)商選擇等。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的小額采購執(zhí)行工作。其職責(zé)包括：1.制定小額采購計(jì)劃，根據(jù)各部門需求，結(jié)合庫存情況，合理安排采購任務(wù)。2.組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商篩選、詢價(jià)、談判、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作，確保采購物資符合要求。4.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和管理，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資的使用和驗(yàn)收負(fù)責(zé)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制小額采購預(yù)算，報(bào)采購部門匯總。2.采購部門結(jié)合公司整體預(yù)算安排，對各部門采購預(yù)算進(jìn)行審核和平衡，形成公司小額采購年度預(yù)算草案，報(bào)采購決策小組審議批準(zhǔn)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。2.因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定程序報(bào)采購決策小組審批。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，定期向采購決策小組報(bào)告預(yù)算執(zhí)行情況。2.采購部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施加以解決。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《小額采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購金額、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門可通過電話、郵件等方式向采購部門提出申請，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦書面申請手續(xù)。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較小的采購申請，采購部門負(fù)責(zé)人可直接審批；對于金額較大或重要的采購申請，應(yīng)報(bào)采購決策小組審批。3.采購審批應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，不得拖延影響采購進(jìn)度。（三）供應(yīng)商選擇與采購1.采購部門根據(jù)采購申請內(nèi)容，通過多種渠道選擇供應(yīng)商，包括但不限于供應(yīng)商庫、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦等。2.對擬選擇的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品或服務(wù)的能力。3.向符合要求的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函或采購邀請，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。4.采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行談判。5.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（四）驗(yàn)收與付款1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門進(jìn)行驗(yàn)收。需求部門應(yīng)按照合同要求對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《采購物資驗(yàn)收單》。2.驗(yàn)收合格的采購物資，由需求部門簽字確認(rèn)后辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的采購物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。3.采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請表》，經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同規(guī)定和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款審核，確保付款準(zhǔn)確無誤。五、采購方式（一）詢價(jià)采購1.適用于采購金額較小、市場供應(yīng)充足、價(jià)格比較透明的采購項(xiàng)目。2.采購部門向至少三家符合要求的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。3.根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。（二）競爭性談判1.適用于采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目。2.采購部門邀請至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判過程中應(yīng)明確采購需求、技術(shù)規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。3.通過談判，選擇最符合公司利益的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。（三）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，如專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品等。2.采購部門應(yīng)提供充分的理由和證明材料，報(bào)采購決策小組審批后，方可采用單一來源采購方式。3.與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價(jià)格和合同條款。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在采購成交后及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，由雙方簽字（蓋章）確認(rèn)。合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。（二）合同執(zhí)行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)變更、解除等情況，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)辦理手續(xù)。（三）合同監(jiān)督與評價(jià)1.采購部門應(yīng)對采購合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.定期對采購合同進(jìn)行評價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善合同管理工作。七、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況、售后服務(wù)等方面。2.采購部門對申請準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，符合條件的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商庫。（二）供應(yīng)商評價(jià)與考核1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和考核，評價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期組織供應(yīng)商座談會，聽取供應(yīng)商的意見和建議，不斷改進(jìn)采購工作。八、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)識別采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如市場調(diào)研、質(zhì)量檢驗(yàn)、合同條款約束、法律合規(guī)審查等。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和預(yù)警潛在的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施加以防范和控制。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對小額采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報(bào)