公證案件歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織公證案件檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織辦理的各類公證案件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公證案件檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則歸檔的公證案件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公證業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，不得篡改、偽造。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于公證人員及相關(guān)部門查閱和利用，提高工作效率。二、歸檔范圍（一）公證申請(qǐng)表包括申請(qǐng)人基本信息、申請(qǐng)公證事項(xiàng)、申請(qǐng)日期等內(nèi)容。（二）證明材料1.當(dāng)事人身份證明材料，如身份證、戶口簿、營業(yè)執(zhí)照等。2.與公證事項(xiàng)相關(guān)的證明文件，如合同、協(xié)議、遺囑、產(chǎn)權(quán)證書等。3.其他必要的證明材料，如證人證言、鑒定報(bào)告等。（三）談話筆錄公證人員與當(dāng)事人就公證事項(xiàng)進(jìn)行談話的記錄，包括談話時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。（四）受理通知單記錄公證申請(qǐng)受理的時(shí)間、編號(hào)等信息。（五）審查意見公證人員對(duì)公證事項(xiàng)進(jìn)行審查后提出的意見，包括對(duì)證明材料的核實(shí)情況、存在的問題及處理建議等。（六）審批文件公證機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人對(duì)公證事項(xiàng)的審批意見和決定。（七）公證書原本及副本公證書是公證機(jī)構(gòu)出具的具有法律效力的證明文件，包括原本和副本。（八）送達(dá)回證記錄公證書送達(dá)當(dāng)事人的時(shí)間、方式等信息。（九）其他相關(guān)材料如公證過程中的照片、錄音、錄像等視聽資料，以及與公證事項(xiàng)有關(guān)的往來函件等。三、歸檔要求（一）材料齊全完整歸檔的公證案件材料應(yīng)齊全、完整，能夠全面反映公證業(yè)務(wù)活動(dòng)的全貌。對(duì)于缺少的材料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊。（二）材料真實(shí)有效所有歸檔材料必須是真實(shí)、有效的，復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并由當(dāng)事人簽字確認(rèn)。（三）材料整理規(guī)范1.按照材料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一類材料應(yīng)集中放置。2.每份材料應(yīng)編號(hào)，并在右上角注明頁碼。3.材料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊。（四）電子文檔管理對(duì)于能夠形成電子文檔的材料，應(yīng)同時(shí)進(jìn)行電子歸檔。電子文檔應(yīng)與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)。四、歸檔流程（一）案件承辦人整理公證案件辦理完畢后，案件承辦人應(yīng)及時(shí)對(duì)辦理過程中形成的材料進(jìn)行整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并填寫《公證案件歸檔清單》。（二）部門負(fù)責(zé)人審核案件承辦人將整理好的檔案材料提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核材料的完整性、真實(shí)性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的材料提出修改意見，直至審核通過。（三）檔案管理部門接收部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將檔案材料移交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)核對(duì)《公證案件歸檔清單》與檔案材料是否一致，無誤后辦理接收手續(xù)。（四）檔案整理與編目檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編目、上架。編目應(yīng)包括檔案編號(hào)、公證事項(xiàng)、當(dāng)事人姓名、受理日期、辦結(jié)日期、保管期限等信息。（五）檔案存儲(chǔ)整理編目后的檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案保管期限（一）短期保管1.一般公證事項(xiàng)的檔案保管期限為5年。2.涉及不動(dòng)產(chǎn)的委托、聲明、贈(zèng)與、遺囑等公證事項(xiàng)的檔案保管期限為20年。（二）長期保管1.具有重大影響或涉及重要權(quán)益的公證事項(xiàng)的檔案保管期限為50年。2.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的公證事項(xiàng)的檔案保管期限為永久。（三）保管期限的確定與調(diào)整檔案保管期限由檔案管理部門根據(jù)公證事項(xiàng)的性質(zhì)、重要程度等因素確定。在檔案保管過程中，如發(fā)現(xiàn)因特殊情況需要調(diào)整保管期限的，應(yīng)由檔案管理部門提出意見，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部公證人員因工作需要查閱公證案件檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公證案件檔案的，應(yīng)持單位介紹信或有效身份證件，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并填寫《檔案查閱登記表》。查閱涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，還應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱范圍查閱人只能查閱與申請(qǐng)事項(xiàng)相關(guān)的檔案材料，不得查閱與申請(qǐng)事項(xiàng)無關(guān)的檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用限制檔案原件一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，應(yīng)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)。外借期限不得超過規(guī)定時(shí)間，外借期間檔案管理人員應(yīng)跟蹤檔案去向，確保檔案安全。（四）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱記錄，詳細(xì)記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面鑒定。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、公證事項(xiàng)、當(dāng)事人姓名、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場認(rèn)真核對(duì)檔案與《檔案銷毀清冊(cè)》是否一致，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。八、檔案統(tǒng)計(jì)與保密（一）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。（二）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)檔案信息予以保密。未經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，無關(guān)人員不得進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.