關(guān)于申請印發(fā)管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)各類申請印發(fā)事項的流程，確保申請印發(fā)工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司/組織文件印發(fā)的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)秩序，促進(jìn)各項工作的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作中涉及的各類申請印發(fā)文件、資料、表單等相關(guān)事項，包括但不限于正式公文、通知、報告、規(guī)章制度、宣傳資料、業(yè)務(wù)文檔等。（三）基本原則1.合法性原則：申請印發(fā)的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得出現(xiàn)違法違規(guī)、違背公序良俗或損害公司/組織及他人利益的信息。2.準(zhǔn)確性原則：申請印發(fā)的文件應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，表述清晰明確，避免出現(xiàn)歧義、錯誤或誤導(dǎo)性信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循公司/組織規(guī)定的文件格式、排版要求、編號規(guī)則等進(jìn)行申請印發(fā)，保證文件的規(guī)范性和一致性，便于存檔、查閱和管理。4.時效性原則：根據(jù)工作實際需求，及時申請印發(fā)相關(guān)文件，確保信息傳遞的及時性，避免因延誤而影響工作進(jìn)展。同時，對于時效性較強(qiáng)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時間節(jié)點完成申請印發(fā)流程。5.保密性原則：涉及公司/組織機(jī)密信息的申請印發(fā)事項，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。二、申請主體與職責(zé)（一）申請主體公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及其所屬員工，均可作為申請印發(fā)事項的主體。（二）職責(zé)分工1.申請人職責(zé)準(zhǔn)確填寫申請印發(fā)表單，詳細(xì)說明申請印發(fā)文件的名稱、內(nèi)容、用途、印發(fā)范圍、份數(shù)等信息，并確保所提供信息的真實性和完整性。對申請印發(fā)文件的內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保文件符合相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的規(guī)定，不存在違法違規(guī)、錯誤或不當(dāng)信息。根據(jù)公司/組織規(guī)定的流程，及時提交申請，并配合相關(guān)部門和人員完成文件的審核、修改、校對等工作。2.部門負(fù)責(zé)人職責(zé)對本部門提交的申請印發(fā)事項進(jìn)行初審，審核申請內(nèi)容是否符合本部門工作實際需求，是否與公司/組織整體工作目標(biāo)和要求相一致，確保申請事項的必要性和合理性。對申請印發(fā)文件的內(nèi)容和格式進(jìn)行審核，提出修改意見和建議，確保文件質(zhì)量。簽署部門意見，對申請印發(fā)事項的真實性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性負(fù)責(zé)，并及時提交上級審批。3.審核部門職責(zé)根據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)要求，對申請印發(fā)文件進(jìn)行全面審核，重點審查文件內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及與其他相關(guān)文件的協(xié)調(diào)性。對申請印發(fā)事項涉及的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)信息等進(jìn)行核實，確保文件符合實際工作需要，避免出現(xiàn)流程錯誤、數(shù)據(jù)矛盾等問題。提出審核意見，對于不符合要求的申請，明確指出問題所在，并要求申請人進(jìn)行修改完善；對于符合要求的申請，及時提交上級審批。4.審批領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)根據(jù)公司/組織的決策程序和授權(quán)范圍，對申請印發(fā)事項進(jìn)行最終審批。綜合考慮公司/組織的整體利益、工作重點、政策導(dǎo)向等因素，對申請印發(fā)文件的必要性、可行性和影響進(jìn)行全面評估，做出審批決定。對涉及重大事項、重要決策、敏感信息等的申請印發(fā)文件，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保文件內(nèi)容符合公司/組織的戰(zhàn)略方向和管理要求。5.印發(fā)部門職責(zé)根據(jù)審批通過的申請，按照規(guī)定的格式、排版要求和印發(fā)份數(shù)進(jìn)行文件印制。在印制過程中，嚴(yán)格校對文件內(nèi)容，確保印刷質(zhì)量，避免出現(xiàn)錯別字、排版錯誤等問題。對印制完成的文件進(jìn)行整理、裝訂、編號等工作，確保文件的完整性和規(guī)范性。根據(jù)申請人指定的方式和時間，及時將印發(fā)的文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。6.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)對申請印發(fā)文件的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔管理，包括申請表單、審核意見、審批文件、印刷樣本等，建立健全檔案管理制度，確保檔案資料的安全、完整和可查。按照公司/組織規(guī)定的檔案保管期限和分類標(biāo)準(zhǔn)，對申請印發(fā)文件進(jìn)行分類存放，便于日后查閱和檢索。定期對檔案資料進(jìn)行整理、清查和維護(hù)，確保檔案資料的質(zhì)量和可讀性，防止檔案資料的損壞、丟失或霉變。三、申請流程（一）申請?zhí)峤簧暾埲说卿浌?組織指定的申請印發(fā)系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)申請印發(fā)表單，詳細(xì)填寫申請印發(fā)文件的相關(guān)信息，包括文件名稱、文號、密級、緊急程度、印發(fā)范圍、份數(shù)、擬印發(fā)日期等，并附上文件初稿或電子文檔。申請人對所填信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，并在申請表單上簽字確認(rèn)。（二）部門初審申請人所在部門負(fù)責(zé)人收到申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初審。重點審核申請事項是否與本部門工作相關(guān)，是否符合本部門工作計劃和業(yè)務(wù)需求，申請印發(fā)文件的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、規(guī)范，格式是否符合要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時與申請人溝通，提出修改意見，申請人修改完善后重新提交申請。部門負(fù)責(zé)人初審?fù)ㄟ^后，在申請表單上簽署部門意見，并提交上級審核。（三）審核部門審核審核部門收到申請后，按照職責(zé)分工對申請印發(fā)文件進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括但不限于文件內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，與公司/組織現(xiàn)有政策、制度的一致性，涉及業(yè)務(wù)流程的合理性，數(shù)據(jù)信息的真實性等。審核部門可根據(jù)需要與申請人及相關(guān)部門進(jìn)行溝通核實，要求申請人提供補(bǔ)充材料或?qū)ξ募M(jìn)行修改。審核部門審核完成后，出具審核意見，對于不符合要求的申請，明確指出問題所在并要求申請人修改；對于符合要求的申請，提交上級審批。（四）審批領(lǐng)導(dǎo)審批審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織的決策程序和授權(quán)范圍，對申請印發(fā)事項進(jìn)行最終審批。審批領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮公司/組織的整體利益、工作重點、政策導(dǎo)向等因素，對申請印發(fā)文件的必要性、可行性和影響進(jìn)行全面評估，做出審批決定。對于同意印發(fā)的申請，審批領(lǐng)導(dǎo)在申請表單上簽署審批意見，并注明印發(fā)要求和注意事項；對于不同意印發(fā)的申請，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)說明理由。（五）印發(fā)實施印發(fā)部門收到審批通過的申請后，按照規(guī)定的格式、排版要求和印發(fā)份數(shù)進(jìn)行文件印制。在印制過程中，嚴(yán)格校對文件內(nèi)容，確保印刷質(zhì)量。印制完成后，對文件進(jìn)行整理、裝訂、編號等工作，并按照申請人指定的方式和時間，及時將印發(fā)的文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。印發(fā)部門應(yīng)做好發(fā)放記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、文件名稱和份數(shù)等信息。（六）歸檔管理檔案管理部門負(fù)責(zé)對申請印發(fā)文件的相關(guān)資料進(jìn)行歸檔管理。在文件印發(fā)完成后，檔案管理部門及時收集申請表單、審核意見、審批文件、印刷樣本等資料，按照公司/組織規(guī)定的檔案保管期限和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存放。建立健全檔案管理制度，確保檔案資料的安全、完整和可查，便于日后查閱和檢索。四、申請印發(fā)文件的格式與內(nèi)容要求（一）格式要求1.頁面設(shè)置：一般采用A4紙型，頁邊距上下左右各為2.54厘米。2.字體字號：標(biāo)題一般用二號宋體加粗，正文一般用三號仿宋體，一級標(biāo)題用三號黑體，二級標(biāo)題用三號楷體加粗，三級標(biāo)題用三號仿宋體加粗。3.排版規(guī)范：段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進(jìn)2個字符。頁碼一般位于頁面底部居中。4.編號規(guī)則：公司/組織正式公文應(yīng)按照規(guī)定的文號編制規(guī)則進(jìn)行編號，文號一般由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號組成，如“[公司/組織簡稱]發(fā)〔年份〕第[序號]號”。其他文件編號可根據(jù)實際情況制定統(tǒng)一規(guī)則。（二）內(nèi)容要求1.標(biāo)題：應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，簡潔明了，一般不超過20個字。標(biāo)題應(yīng)避免使用標(biāo)點符號，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。2.主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱，頂格寫在標(biāo)題下空一行左側(cè)。3.正文：應(yīng)條理清晰，邏輯嚴(yán)密，表述準(zhǔn)確。開頭應(yīng)簡要說明發(fā)文目的、依據(jù)或背景；主體部分應(yīng)詳細(xì)闡述主要內(nèi)容、措施、要求等；結(jié)尾應(yīng)根據(jù)不同情況，使用合適的結(jié)束語，如“特此通知”“請遵照執(zhí)行”等。4.附件：如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]；2.[附件名稱2]……”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，置于正文右下方。6.成文日期：指公文的生效日期，一般署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），右空四字編排。7.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。印章應(yīng)端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。五、特殊情況處理（一）緊急文件申請印發(fā)對于緊急文件的申請印發(fā)，申請人應(yīng)在申請時明確標(biāo)注“緊急”字樣，并說明緊急原因和預(yù)計完成時間。公司/組織應(yīng)設(shè)立緊急文件處理綠色通道，優(yōu)先安排審核、審批和印發(fā)工作。審核部門和審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核和審批，印發(fā)部門應(yīng)采取加急印刷、專人配送等方式，確保緊急文件能夠及時印發(fā)并送達(dá)相關(guān)部門和人員手中。（二）涉密文件申請印發(fā)涉及公司/組織機(jī)密信息的文件申請印發(fā)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密制度執(zhí)行。申請人應(yīng)在申請時明確標(biāo)注文件密級，并填寫保密承諾書。審核部門和審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審核和審批，印發(fā)部門應(yīng)在具備保密條件的場所進(jìn)行印制，并采取加密存儲、專人傳遞等保密措施，確保涉密文件在申請印發(fā)過程中的安全。（三）文件內(nèi)容修改申請在文件申請印發(fā)過程中，如因各種原因需要對已審核通過或已審批的文件內(nèi)容進(jìn)行修改，申請人應(yīng)重新提交修改申請，并詳細(xì)說明修改原因和修改內(nèi)容。修改申請應(yīng)按照原申請流程進(jìn)行審核和審批，審核部門和審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重點審查修改內(nèi)容是否符合要求，是否會對文件的整體質(zhì)量和合規(guī)性產(chǎn)生影響。經(jīng)審核和審批通過后，印發(fā)部門方可按照修改后的文件進(jìn)行印制。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制公司/組織應(yīng)建立健全申請印發(fā)管理監(jiān)督機(jī)制，定期對申請印發(fā)工作進(jìn)行檢查和評估。審計部門負(fù)責(zé)對申請印發(fā)事項的合規(guī)性進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查申請流程是否符合規(guī)定，文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、規(guī)范，印發(fā)工作是否及時、高效等。同時，鼓勵員工對申請印發(fā)工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報，對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核辦法制定申請印發(fā)工作考核辦法，對各部門和相關(guān)人員在申請印發(fā)工作中的表現(xiàn)進(jìn)行