公司訴訟證據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司訴訟證據(jù)的收集、整理、保存、使用等管理活動，提高公司應(yīng)對訴訟的能力，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及各下屬子公司、分公司在各類訴訟活動中涉及的證據(jù)管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：證據(jù)的收集、整理、保存和使用必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保證據(jù)具有法律效力。2.真實性原則：證據(jù)應(yīng)真實、客觀地反映案件事實，不得偽造、篡改證據(jù)。3.關(guān)聯(lián)性原則：所收集的證據(jù)應(yīng)與訴訟案件具有直接或間接的關(guān)聯(lián)性，能夠證明案件事實。4.完整性原則：應(yīng)全面收集與案件有關(guān)的各種證據(jù)，確保證據(jù)鏈的完整性。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的證據(jù)，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、證據(jù)管理職責(zé)分工（一）法務(wù)部門1.負責(zé)制定和完善公司訴訟證據(jù)管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)助各部門收集、整理、保存證據(jù)，提供法律專業(yè)意見。3.負責(zé)對訴訟案件中的證據(jù)進行審查、分析，制定證據(jù)策略。4.代表公司參與訴訟活動，負責(zé)證據(jù)的提交、質(zhì)證等工作。（二）業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中相關(guān)證據(jù)的收集、整理和初步保存工作。2.在法務(wù)部門的指導(dǎo)下，配合完成訴訟案件中的證據(jù)準備工作，如實提供相關(guān)證據(jù)材料。3.對涉及本部門的訴訟案件，協(xié)助法務(wù)部門進行證據(jù)調(diào)查和核實。（三）檔案管理部門1.負責(zé)建立和完善公司訴訟證據(jù)檔案管理制度，對訴訟證據(jù)進行集中統(tǒng)一歸檔管理。2.按照檔案管理要求，對訴訟證據(jù)進行分類、編號、裝訂、存儲，確保證據(jù)檔案的完整性和安全性。3.負責(zé)為公司各部門及法務(wù)部門提供訴訟證據(jù)檔案的查閱、借閱服務(wù)。三、證據(jù)的收集（一）收集范圍1.與合同簽訂、履行相關(guān)的證據(jù)，包括合同文本、補充協(xié)議、訂單、發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、對賬單、付款憑證等。2.涉及侵權(quán)糾紛的證據(jù)，如侵權(quán)行為的發(fā)生時間、地點、方式、侵權(quán)產(chǎn)品或服務(wù)的相關(guān)材料、造成損失的證明等。3.勞動爭議案件的證據(jù)，包括勞動合同、工資發(fā)放記錄、考勤記錄、加班審批單、解除勞動合同通知等。4.其他與公司訴訟案件有關(guān)的證據(jù)，如證人證言、視聽資料、電子數(shù)據(jù)、鑒定意見等。（二）收集方法1.主動收集：業(yè)務(wù)部門在日常工作中應(yīng)注重證據(jù)的收集，按照業(yè)務(wù)流程及時整理和保存相關(guān)文件資料。例如，在合同簽訂過程中，確保合同條款明確、雙方簽字蓋章齊全，并妥善保管合同原件及相關(guān)附件；在業(yè)務(wù)活動開展過程中，對各類交易憑證、溝通記錄等進行分類整理和歸檔。2.被動收集：當(dāng)涉及訴訟案件時，法務(wù)部門應(yīng)及時向相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)出證據(jù)收集通知，明確收集的證據(jù)范圍、要求和時間節(jié)點。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，按照要求提供所需證據(jù)材料。對于已經(jīng)滅失或難以取得的證據(jù)，可以依法申請人民法院進行調(diào)查收集。3.證據(jù)保全：在情況緊急，不立即采取證據(jù)保全措施將會使公司合法權(quán)益受到難以彌補的損害時，法務(wù)部門應(yīng)及時向人民法院申請證據(jù)保全。證據(jù)保全措施包括查封、扣押、凍結(jié)、勘驗、制作筆錄等。（三）收集要求1.收集證據(jù)時，應(yīng)要求提供證據(jù)的單位或個人在證據(jù)材料上簽字或蓋章，并注明日期。對于復(fù)印件、副本等證據(jù)材料，應(yīng)注明與原件核對無異，并由提供人簽字或蓋章。2.收集的證據(jù)應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹、刪除證據(jù)內(nèi)容。如確需對證據(jù)進行必要的整理或標注，應(yīng)在不影響證據(jù)真實性的前提下進行，并注明整理或標注的情況。3.收集電子數(shù)據(jù)證據(jù)時，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和真實性。可以通過公證、電子數(shù)據(jù)保全等方式固定電子數(shù)據(jù)證據(jù)，并注明電子數(shù)據(jù)的來源、存儲介質(zhì)、提取時間等信息。四、證據(jù)的整理（一）分類整理1.法務(wù)部門應(yīng)指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門對收集到的證據(jù)進行分類整理。根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)、來源、與案件的關(guān)聯(lián)性等因素，將證據(jù)分為合同類、侵權(quán)類、勞動爭議類、其他類等類別。2.每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分，如合同類證據(jù)可分為買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等；侵權(quán)類證據(jù)可分為專利侵權(quán)、商標侵權(quán)、著作權(quán)侵權(quán)等。（二）編號標注1.對整理好的證據(jù)進行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)具有唯一性，能夠清晰反映證據(jù)的類別、年份、順序等信息。2.在證據(jù)材料上標注編號、名稱、來源、形成時間、與案件的關(guān)聯(lián)性等信息，確保證據(jù)的清晰可查。（三）制作清單1.為每一組證據(jù)制作詳細的清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括證據(jù)編號、名稱、來源、頁數(shù)、份數(shù)、保存地點等信息。2.證據(jù)清單應(yīng)一式兩份，一份隨證據(jù)材料一并保存，另一份由法務(wù)部門留存，作為證據(jù)管理的基礎(chǔ)文件。五、證據(jù)的保存（一）保存方式1.紙質(zhì)證據(jù)應(yīng)按照檔案管理要求進行裝訂、存儲，存放在專門的檔案柜中，并保持存放環(huán)境的干燥、通風(fēng)、防蟲、防火等。2.電子數(shù)據(jù)證據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)中，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)存放在不同地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于視聽資料證據(jù)，如錄音帶、錄像帶等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行保存，并注明錄制時間、地點、內(nèi)容等信息。（二）保存期限1.一般情況下，訴訟證據(jù)的保存期限應(yīng)自案件終結(jié)之日起不少于三年。對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大權(quán)益或可能引發(fā)后續(xù)法律糾紛的證據(jù)，保存期限應(yīng)適當(dāng)延長。2.國家法律法規(guī)對某些證據(jù)的保存期限有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。例如，會計憑證、會計賬簿等財務(wù)資料的保存期限應(yīng)按照《會計法》等相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。（三）保存期間的管理1.檔案管理部門應(yīng)建立訴訟證據(jù)保存期間的管理制度，定期對證據(jù)進行檢查、核對，確保證據(jù)的完整性和安全性。2.如發(fā)現(xiàn)證據(jù)有損壞、丟失、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、補充或更換，并記錄相關(guān)情況。3.在證據(jù)保存期間，未經(jīng)法務(wù)部門批準，任何人不得擅自查閱、借閱、銷毀證據(jù)。六、證據(jù)的使用（一）使用審批1.公司各部門因工作需要使用訴訟證據(jù)時，應(yīng)填寫《訴訟證據(jù)使用申請表》，詳細說明使用證據(jù)的目的、內(nèi)容、使用方式等信息，并提交部門負責(zé)人審核。2.部門負責(zé)人審核通過后，將申請表提交法務(wù)部門審批。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)證據(jù)的性質(zhì)、用途、保密要求等因素進行審查，決定是否批準使用申請。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的證據(jù)，法務(wù)部門應(yīng)嚴格控制使用范圍和審批流程，確保信息安全。（二）使用方式1.經(jīng)批準使用訴訟證據(jù)的部門，應(yīng)按照審批意見使用證據(jù)。如需復(fù)印、拍照、掃描證據(jù)材料，應(yīng)確保復(fù)印件、照片、掃描件與原件一致，并注明使用目的和使用范圍。2.在使用證據(jù)過程中，應(yīng)妥善保管證據(jù)材料，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露給他人。使用完畢后，應(yīng)及時將證據(jù)材料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。3.如需在訴訟活動中使用證據(jù)，法務(wù)部門應(yīng)按照法律程序和訴訟策略，對證據(jù)進行整理、編排和說明，確保證據(jù)在法庭上能夠有效發(fā)揮證明作用。（三）證據(jù)的質(zhì)證與辯論1.在訴訟過程中，法務(wù)部門應(yīng)代表公司參與證據(jù)的質(zhì)證和辯論環(huán)節(jié)。對對方提交的證據(jù)進行認真審查，提出質(zhì)證意見，反駁對方證據(jù)的真實性、合法性和關(guān)聯(lián)性。2.針對公司提交的證據(jù)，法務(wù)部門應(yīng)做好充分準備，預(yù)測對方可能提出的質(zhì)證問題，并制定相應(yīng)的辯論策略。在辯論過程中，應(yīng)清晰、準確地闡述證據(jù)所證明的事實和觀點，維護公司的合法權(quán)益。七、證據(jù)的鑒定與專家意見（一）鑒定申請1.在訴訟案件中，如需對某些專門性問題進行鑒定，法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)案件情況和需要，及時向人民法院提出鑒定申請。2.鑒定申請應(yīng)明確鑒定的事項、鑒定機構(gòu)的選擇要求、鑒定費用的承擔(dān)等內(nèi)容。在選擇鑒定機構(gòu)時，應(yīng)綜合考慮鑒定機構(gòu)的資質(zhì)、信譽、專業(yè)能力等因素，確保鑒定結(jié)果的公正性和可靠性。（二）鑒定過程的參與1.法務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門配合鑒定機構(gòu)開展鑒定工作，提供鑒定所需的材料和信息，并對鑒定過程進行必要的監(jiān)督和溝通。2.在鑒定過程中，如發(fā)現(xiàn)鑒定機構(gòu)或鑒定人員存在違規(guī)行為或可能影響鑒定結(jié)果公正性的情況，應(yīng)及時向人民法院提出異議，并要求重新鑒定或更換鑒定機構(gòu)、鑒定人員。（三）專家意見的獲取與運用1.對于一些復(fù)雜的訴訟案件，法務(wù)部門可以根據(jù)需要聘請相關(guān)領(lǐng)域的專家提供專業(yè)意見。專家意見應(yīng)作為參考，輔助公司制定訴訟策略和應(yīng)對方案。2.在獲取專家意見時，應(yīng)與專家簽訂保密協(xié)議，明確專家的權(quán)利和義務(wù)。專家意見應(yīng)形成書面報告，并由專家簽字確認。法務(wù)部門應(yīng)認真審查專家意見的合理性和可靠性，并在訴訟活動中合理運用專家意見支持公司的主張。八、證據(jù)的銷毀（一）銷毀條件1.訴訟案件終結(jié)后，且證據(jù)保存期限已滿，經(jīng)法務(wù)部門審核確認不再需要保存的證據(jù)，可以進行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е伦C據(jù)無法保存或已失去保存價值的，經(jīng)法務(wù)部門批準后，可以提前銷毀證據(jù)。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出證據(jù)銷毀申請，填寫《訴訟證據(jù)銷毀申請表》，詳細說明銷毀證據(jù)的名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等信息，并提交法務(wù)部門審核。2.法務(wù)部門審核通過后，組織相關(guān)人員對擬銷毀的證據(jù)進行清點、核對，確保銷毀的證據(jù)與申請銷毀的證據(jù)一致。3.證據(jù)銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止證據(jù)信息泄露。4.銷毀完成后，由監(jiān)督人員在《訴訟證據(jù)銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄存檔。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務(wù)部門應(yīng)定期對公司各部門的訴訟證據(jù)管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括證據(jù)的收集、整理、保存、使用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.監(jiān)督檢查可以采取查閱資料、實地查看、詢問相關(guān)人員等方式進行。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價1.建立公司訴訟證據(jù)管理工作考核評價制度，對各