erp系統(tǒng)作業(yè)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的作業(yè)流程，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，提高工作效率，加強公司內(nèi)部管理，實現(xiàn)信息的準確傳遞和有效利用，以支持公司的業(yè)務(wù)發(fā)展和決策制定。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有使用ERP系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)操作和管理的部門及人員。（三）引用文件1.《企業(yè)資源計劃（ERP）規(guī)范》2.公司內(nèi)部相關(guān)管理制度和流程文件（四）術(shù)語定義1.ERP系統(tǒng)：指公司所采用的企業(yè)資源計劃管理系統(tǒng)，涵蓋財務(wù)管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、生產(chǎn)管理等模塊，用于整合公司各項業(yè)務(wù)流程和資源信息。2.用戶：指經(jīng)過授權(quán)使用ERP系統(tǒng)進行業(yè)務(wù)操作的公司員工。3.權(quán)限：根據(jù)用戶的工作職責(zé)和崗位需求，賦予其在ERP系統(tǒng)中相應(yīng)的操作權(quán)限，包括功能訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)查看權(quán)限、數(shù)據(jù)修改權(quán)限等。二、職責(zé)分工（一）信息管理部門1.負責(zé)ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃、選型、實施和維護，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全。2.制定和完善ERP系統(tǒng)的相關(guān)管理制度和操作規(guī)范，組織用戶培訓(xùn)，解答用戶在系統(tǒng)使用過程中遇到的技術(shù)問題。3.監(jiān)控系統(tǒng)運行狀態(tài)，及時處理系統(tǒng)故障和異常情況，定期對系統(tǒng)進行備份和數(shù)據(jù)維護，保障數(shù)據(jù)的完整性和準確性。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門在ERP系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)操作和數(shù)據(jù)錄入，確保數(shù)據(jù)的真實、準確、及時。2.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出系統(tǒng)功能優(yōu)化和改進建議，配合信息管理部門進行系統(tǒng)升級和維護工作。3.負責(zé)本部門用戶的權(quán)限管理和日常培訓(xùn)工作，確保用戶熟悉系統(tǒng)操作流程和相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)則。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)審核ERP系統(tǒng)中涉及財務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和憑證，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的合規(guī)性和準確性。2.利用ERP系統(tǒng)提供的財務(wù)信息進行財務(wù)分析和決策支持，為公司財務(wù)管理提供有力依據(jù)。（四）審計部門1.定期對ERP系統(tǒng)的運行情況和數(shù)據(jù)質(zhì)量進行審計，檢查系統(tǒng)操作是否符合規(guī)定流程和權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)是否真實、完整。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況，確保公司ERP系統(tǒng)的規(guī)范運行。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）用戶賬號管理1.用戶賬號的創(chuàng)建、修改和刪除由所在部門提出申請，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交信息管理部門進行操作。2.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或異常情況，應(yīng)及時通知信息管理部門進行處理。3.員工離職或崗位變動時，所在部門應(yīng)及時通知信息管理部門，對其賬號權(quán)限進行相應(yīng)調(diào)整或刪除。（二）登錄與操作1.用戶登錄ERP系統(tǒng)時，應(yīng)使用本人專用的賬號和密碼，按照系統(tǒng)提示進行操作。登錄成功后，應(yīng)及時修改初始密碼，并定期更換密碼，以確保賬號安全。2.在系統(tǒng)操作過程中，用戶應(yīng)嚴格按照規(guī)定的業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范進行操作，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)。如遇操作失誤或系統(tǒng)故障，應(yīng)及時記錄相關(guān)情況，并向信息管理部門報告。3.用戶在完成業(yè)務(wù)操作后，應(yīng)及時退出系統(tǒng)，避免賬號長時間處于登錄狀態(tài)造成安全隱患。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門在ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)錄入和維護工作，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)認真核對原始數(shù)據(jù)，按照系統(tǒng)要求準確錄入相關(guān)信息。錄入完成后，應(yīng)進行仔細核對，確保數(shù)據(jù)無誤。3.對于系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)，如需修改或刪除，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行操作。修改或刪除數(shù)據(jù)時，應(yīng)詳細記錄修改原因和操作過程，以便日后審計和追溯。四、業(yè)務(wù)流程管理（一）采購管理1.采購申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，在ERP系統(tǒng)中填寫采購申請單，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息。采購申請單提交后，經(jīng)部門負責(zé)人審批通過后，流轉(zhuǎn)至采購部門。2.采購訂單下達：采購部門收到審批通過的采購申請單后，根據(jù)采購需求選擇合適的供應(yīng)商，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細信息、價格、交貨期、付款方式等條款，并發(fā)送給供應(yīng)商確認。3.采購訂單跟蹤：采購部門應(yīng)在ERP系統(tǒng)中實時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，包括訂單確認、發(fā)貨、到貨等環(huán)節(jié)。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并在系統(tǒng)中記錄相關(guān)情況。4.收貨與驗收：物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購訂單在ERP系統(tǒng)中進行收貨操作，并填寫實際收貨數(shù)量。收貨完成后，質(zhì)量檢驗部門對物資進行檢驗，檢驗合格后在系統(tǒng)中進行驗收確認。如檢驗不合格，應(yīng)在系統(tǒng)中記錄不合格情況，并及時與采購部門和供應(yīng)商溝通處理。5.發(fā)票處理與付款：采購部門收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)在ERP系統(tǒng)中進行發(fā)票錄入和審核。審核通過后，財務(wù)部門根據(jù)采購訂單和發(fā)票信息進行付款操作，并在系統(tǒng)中記錄付款情況。（二）銷售管理1.銷售報價：銷售人員根據(jù)客戶需求，在ERP系統(tǒng)中查詢產(chǎn)品庫存和價格信息，為客戶提供銷售報價。銷售報價單應(yīng)詳細注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等條款，并發(fā)送給客戶確認。2.銷售訂單簽訂：客戶接受銷售報價后，銷售人員在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建銷售訂單。銷售訂單應(yīng)明確客戶信息、產(chǎn)品信息、價格、交貨期、付款方式等條款，并提交給相關(guān)部門審批。銷售訂單審批通過后，流轉(zhuǎn)至生產(chǎn)部門和倉庫部門。3.生產(chǎn)安排與發(fā)貨：生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)計劃，并在ERP系統(tǒng)中進行生產(chǎn)任務(wù)下達和進度跟蹤。倉庫部門根據(jù)生產(chǎn)進度和銷售訂單要求，準備貨物并在系統(tǒng)中進行發(fā)貨操作。發(fā)貨完成后，在系統(tǒng)中記錄發(fā)貨日期和發(fā)貨數(shù)量。4.銷售發(fā)票開具：銷售部門根據(jù)銷售訂單和發(fā)貨情況，在ERP系統(tǒng)中開具銷售發(fā)票，并提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門審核銷售發(fā)票后，進行收款確認和賬務(wù)處理。5.客戶服務(wù)與反饋：銷售部門應(yīng)及時跟蹤客戶對產(chǎn)品的使用情況，收集客戶反饋信息，并在ERP系統(tǒng)中記錄相關(guān)情況。對于客戶提出的問題和投訴，應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。（三）庫存管理1.庫存盤點：倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點完成后，在ERP系統(tǒng)中填寫盤點表，記錄實際庫存數(shù)量、賬面庫存數(shù)量、盤盈盤虧情況等信息。如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，并在系統(tǒng)中進行相應(yīng)的賬務(wù)處理。2.庫存調(diào)撥：因業(yè)務(wù)需要，公司內(nèi)部各倉庫之間可能會發(fā)生庫存物資的調(diào)撥。倉庫管理人員在ERP系統(tǒng)中填寫庫存調(diào)撥單，注明調(diào)撥物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫等信息。庫存調(diào)撥單提交后，經(jīng)相關(guān)部門審批通過后，進行庫存調(diào)撥操作，并在系統(tǒng)中記錄調(diào)撥情況。3.庫存預(yù)警：信息管理部門根據(jù)公司的庫存管理策略和業(yè)務(wù)需求，在ERP系統(tǒng)中設(shè)置庫存預(yù)警參數(shù)。當(dāng)庫存物資數(shù)量低于或高于預(yù)警值時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)人員及時進行采購或銷售等操作。（四）生產(chǎn)管理1.生產(chǎn)計劃制定：生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單和庫存情況，在ERP系統(tǒng)中制定生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)計劃應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次、生產(chǎn)時間等信息，并下達給各生產(chǎn)車間。2.生產(chǎn)任務(wù)下達：各生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)計劃，在ERP系統(tǒng)中領(lǐng)取生產(chǎn)任務(wù)。生產(chǎn)任務(wù)應(yīng)詳細注明產(chǎn)品的工藝路線、生產(chǎn)設(shè)備、原材料需求等信息。生產(chǎn)車間按照生產(chǎn)任務(wù)要求組織生產(chǎn)，并在系統(tǒng)中記錄生產(chǎn)進度和產(chǎn)量。3.物料需求計劃（MRP）：ERP系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，自動生成物料需求計劃。采購部門根據(jù)物料需求計劃進行采購申請和訂單下達，確保生產(chǎn)所需物資的及時供應(yīng)。4.生產(chǎn)報表與統(tǒng)計：生產(chǎn)部門應(yīng)定期在ERP系統(tǒng)中生成生產(chǎn)報表，包括產(chǎn)量報表、質(zhì)量報表、設(shè)備利用率報表等。生產(chǎn)報表應(yīng)準確反映生產(chǎn)過程中的各項數(shù)據(jù)和指標，為生產(chǎn)管理和決策提供依據(jù)。五、數(shù)據(jù)安全與保密（一）數(shù)據(jù)備份1.信息管理部門應(yīng)定期對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變動情況確定，至少每周進行一次全量備份，每天進行增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（二）數(shù)據(jù)訪問控制1.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和崗位需求，嚴格設(shè)置用戶在ERP系統(tǒng)中的操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。2.對于涉及公司敏感信息和關(guān)鍵數(shù)據(jù)的操作，應(yīng)進行嚴格的審批和審計。未經(jīng)授權(quán)的人員不得訪問和修改此類數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)保密1.所有接觸和使用ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的人員應(yīng)嚴格遵守公司的數(shù)據(jù)保密制度，不得泄露公司的商業(yè)機密和敏感信息。2.在對外提供數(shù)據(jù)或與外部單位共享數(shù)據(jù)時，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行審批，確保數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。六、系統(tǒng)維護與升級（一）系統(tǒng)日常維護1.信息管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)ERP系統(tǒng)的日常監(jiān)控和維護工作，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題和故障。2.定期對系統(tǒng)進行性能優(yōu)化，清理系統(tǒng)日志和臨時文件，確保系統(tǒng)運行速度和穩(wěn)定性。（二）系統(tǒng)升級1.根據(jù)ERP系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布的升級補丁和新版本，以及公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，信息管理部門制定系統(tǒng)升級計劃。2.在系統(tǒng)升級前，應(yīng)進行充分的測試和評估，確保升級過程的順利進行和數(shù)據(jù)的安全性。升級完成后，對系統(tǒng)進行全面的測試和驗證，確保系統(tǒng)功能正常運行。（三）系統(tǒng)故障處理1.當(dāng)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，信息管理部門應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速組織技術(shù)人員進行故障排查和修復(fù)。2.在故障處理過程中，應(yīng)詳細記錄故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象、處理過程和結(jié)果等信息，以便日后進行分析和總結(jié)。對于重大故障，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取相應(yīng)的措施減少對公司業(yè)務(wù)的影響。七、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計劃1.信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工崗位需求，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)對象等信息。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)的基本操作、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)功能應(yīng)用等方面，以滿足不同層次員工的學(xué)習(xí)需求。（二）培訓(xùn)實施1.根據(jù)培訓(xùn)計劃，信息管理部門組織開展ERP系統(tǒng)培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可以采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場演示等多種形式，確保培訓(xùn)效果。2.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)鼓勵員工積極參與互動，提出問題和建議。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對員工進行考核，確保員工掌握了相關(guān)的系統(tǒng)知識和操作技能。（三）技術(shù)支持1.信息管理部門設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線和郵箱，及時解答員工在系統(tǒng)使用過程中遇到的問題。2.對于員工提出的復(fù)雜問題，技術(shù)人員應(yīng)及時進行現(xiàn)場支持或遠程協(xié)助，確保問題得到妥善解決。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.信息管理部門定期對各部門ERP系統(tǒng)的使用情況進行監(jiān)督檢查，包括系統(tǒng)操作規(guī)范執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)準確性和及時性、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況等。2.審計部門不定期對ERP系統(tǒng)進行審計，檢查系統(tǒng)運行的合規(guī)性和