制藥廠印章使用范圍明確界定制度

一、總則1.目的為規(guī)范本制藥廠印章的使用范圍，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，有效維護(hù)制藥廠的利益，結(jié)合本廠實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于制藥廠全體員工，涉及到印章使用的相關(guān)事宜均需遵循本制度規(guī)定。同時(shí)，與制藥廠有業(yè)務(wù)往來的客戶等外部機(jī)構(gòu)在涉及本廠印章使用的相關(guān)環(huán)節(jié)也應(yīng)知曉并遵循本制度的要求。3.基本原則（1）合法性原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)以及制藥廠的各項(xiàng)規(guī)章制度。（2）嚴(yán)肅性原則：印章代表著制藥廠的權(quán)力和責(zé)任，使用時(shí)需秉持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，嚴(yán)禁隨意、濫用印章。（3）安全性原則：建立健全印章保管和使用的安全措施，防止印章被盜用、冒用等情況發(fā)生。（4）關(guān)聯(lián)性原則：印章的使用應(yīng)與制藥廠的業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密相關(guān)，確保印章使用能夠真實(shí)反映制藥廠的意志和業(yè)務(wù)需求。4.制藥廠企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)本制度在制定和執(zhí)行過程中，充分體現(xiàn)制藥廠“以質(zhì)量求生存，以創(chuàng)新求發(fā)展，關(guān)愛生命，服務(wù)健康”的經(jīng)營理念。在印章使用上，嚴(yán)格把關(guān)，確保每一次蓋章都關(guān)乎藥品質(zhì)量和客戶服務(wù)，體現(xiàn)對(duì)生命健康的尊重和承諾，符合企業(yè)積極向上的文化氛圍。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.印章管理部門（1）行政部門作為印章管理的核心部門，負(fù)責(zé)制藥廠各類印章的統(tǒng)一管理和監(jiān)督使用。其主要職責(zé)包括制定和完善印章管理制度，對(duì)印章的刻制、保管、使用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程管控。（2）行政部門設(shè)專人負(fù)責(zé)印章的日常保管和使用登記工作，確保印章使用記錄的完整性和準(zhǔn)確性。保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。2.用印需求部門（1）制藥廠各部門根據(jù)工作需要提出用印申請(qǐng)，對(duì)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性負(fù)責(zé)。在申請(qǐng)用印前，需確保相關(guān)文件或業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)按照本廠規(guī)定的流程完成審批。（2）各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門的用印申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)用印事項(xiàng)符合部門工作要求和制藥廠整體利益，審核通過后簽字確認(rèn)，方可提交至行政部門。3.審批領(lǐng)導(dǎo)（1）根據(jù)用印事項(xiàng)的重要程度和涉及范圍，確定相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。一般事項(xiàng)由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要事項(xiàng)需經(jīng)過更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)甚至廠領(lǐng)導(dǎo)班子集體審批。（2）審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核用印申請(qǐng)，從制藥廠整體運(yùn)營效益和風(fēng)險(xiǎn)控制的角度出發(fā)，對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保用印決策的科學(xué)性和合理性。三、管理流程1.印章刻制（1）因工作需要刻制新印章時(shí)，由需求部門提出申請(qǐng)，詳細(xì)說明印章的名稱、用途、規(guī)格等信息，經(jīng)行政部門審核、廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照國家相關(guān)規(guī)定到指定的印章刻制單位進(jìn)行刻制。（2）新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)印章的各項(xiàng)信息是否準(zhǔn)確無誤，并做好印章的登記入庫工作，記錄印章的刻制日期、啟用日期等相關(guān)信息。2.印章保管（1）各類印章應(yīng)妥善保管在專門的保險(xiǎn)柜或安全的存放地點(diǎn)，鑰匙和密碼分別由不同人員掌握，確保印章保管的安全性。（2）印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，查看印章是否完好無損，如有異常情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門并采取相應(yīng)措施。（3）節(jié)假日或印章保管人員因故離崗時(shí)，應(yīng)做好印章的交接工作，指定專人臨時(shí)負(fù)責(zé)印章保管，交接過程需進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.用印申請(qǐng)（1）各部門需要使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件或材料。（2）《用印申請(qǐng)表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門。行政部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審查，如申請(qǐng)信息不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)部門補(bǔ)充或修正。4.用印審批（1）行政部門根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，確定相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)。將《用印申請(qǐng)表》及相關(guān)文件提交給審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（2）審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行審批，如同意用印，在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)；如不同意，應(yīng)注明理由并將申請(qǐng)表退回行政部門。5.用印登記（1）行政部門在獲得審批領(lǐng)導(dǎo)同意后，對(duì)用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、文件名稱、用印次數(shù)、審批領(lǐng)導(dǎo)等信息。（2）用印登記應(yīng)使用專門的登記簿，確保記錄的準(zhǔn)確性和可追溯性。同時(shí)，應(yīng)對(duì)用印過程進(jìn)行拍照或掃描留存，以備后續(xù)查閱。6.印章使用（1）印章保管人員在核對(duì)《用印申請(qǐng)表》、審批意見和相關(guān)文件無誤后，方可使用印章。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、完整地加蓋在文件規(guī)定位置。（2）對(duì)于重要文件或涉及金額較大的合同等，在用印過程中可安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保用印的規(guī)范性和真實(shí)性。7.印章停用與銷毀（1）因機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞或其他原因需要停用印章時(shí)，由行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布印章停用通知。（2）停用的印章應(yīng)及時(shí)收回，由行政部門妥善保管。對(duì)于需要銷毀的印章，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定和制藥廠內(nèi)部程序進(jìn)行銷毀處理，銷毀過程需進(jìn)行記錄并留存相關(guān)影像資料。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利（1）員工有權(quán)對(duì)印章使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，行政部門應(yīng)為舉報(bào)人保密，并對(duì)舉報(bào)情況進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)。如舉報(bào)屬實(shí)，將按照相關(guān)規(guī)定給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（2）員工在符合規(guī)定的情況下，有申請(qǐng)使用印章開展正常工作的權(quán)利，行政部門和審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)按照制度規(guī)定及時(shí)處理員工的用印申請(qǐng)，不得無故拖延或拒絕。2.員工義務(wù)（1）全體員工有義務(wù)嚴(yán)格遵守本印章使用范圍界定制度，不得擅自使用印章或超越權(quán)限使用印章。（2）員工在申請(qǐng)用印時(shí)，應(yīng)如實(shí)提供相關(guān)信息和文件，確保用印事項(xiàng)的真實(shí)性和合法性。如因提供虛假信息導(dǎo)致的不良后果，由員工本人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（3）參與印章管理和使用的員工，應(yīng)妥善保管印章及相關(guān)資料，不得泄露印章使用的機(jī)密信息，對(duì)因個(gè)人疏忽或違規(guī)操作造成的印章安全事故負(fù)責(zé)。3.制藥廠對(duì)客戶的義務(wù)（1）制藥廠應(yīng)向客戶明確告知印章使用的相關(guān)規(guī)定和流程，確保客戶在與本廠進(jìn)行業(yè)務(wù)往來過程中，知曉印章使用的規(guī)范和要求。（2）對(duì)于客戶涉及印章使用的合理疑問和訴求，制藥廠應(yīng)及時(shí)給予解答和處理，保障客戶的合法權(quán)益。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）行政部門定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行檢查，查看用印登記記錄是否完整、準(zhǔn)確，用印審批流程是否合規(guī)，印章保管是否安全等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見并監(jiān)督相關(guān)部門進(jìn)行整改。（2）審計(jì)部門不定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查印章使用是否符合規(guī)定、是否存在違規(guī)用印行為以及用印事項(xiàng)對(duì)制藥廠運(yùn)營效益的影響等。審計(jì)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，提交給廠領(lǐng)導(dǎo)。（3）鼓勵(lì)全體員工對(duì)印章使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，設(shè)立專門的舉報(bào)渠道，如舉報(bào)郵箱、舉報(bào)電話等，并對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)處理和反饋。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制（1）對(duì)于嚴(yán)格遵守印章管理制度，在印章管理和使用工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。（2）對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正印章使用違規(guī)行為，避免制藥廠遭受重大損失的員工，給予特別獎(jiǎng)勵(lì)，以鼓勵(lì)員工積極維護(hù)印章使用的規(guī)范性和安全性。3.懲罰機(jī)制（1）對(duì)于違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。輕微違規(guī)行為，如用印登記不及時(shí)、不完整等，給予警告處分，并責(zé)令其限期改正。（2）對(duì)于擅自使用印章、超越權(quán)限使用印章、偽造用印申請(qǐng)等嚴(yán)重違規(guī)行為，給予嚴(yán)肅的紀(jì)律處分，包括罰款、降職、辭退等；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。（3）因違規(guī)用印給制藥廠造成經(jīng)濟(jì)損失的，由違規(guī)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸制藥廠行政部門所有。行政部門有權(quán)根據(jù)國家法律法規(guī)和制藥廠實(shí)際