高校校友接待管理辦法一、引言親愛的同事們，校友是高校發(fā)展過程中寶貴的財富，他們不僅承載著學(xué)校的歷史記憶，還在各自領(lǐng)域為學(xué)校增光添彩，同時也可能為學(xué)校的進一步發(fā)展提供諸多支持。為了更好地聯(lián)絡(luò)校友感情，規(guī)范校友接待工作，讓校友們重回母校時能感受到家一般的溫暖，特制定本《高校校友接待管理辦法》。希望大家在日常工作中，能以熱情、周到、規(guī)范的服務(wù)，做好校友接待工作，共同維護和提升學(xué)校與校友之間的緊密聯(lián)系。二、接待原則1.熱情周到原則：校友回到母校，就是回到了自己的家。我們要以最熱情的態(tài)度、最周到的服務(wù)，讓校友感受到母校對他們的關(guān)懷與牽掛。無論是在校門口迎接，還是在接待過程中的每一個細節(jié)，都要做到無微不至。2.務(wù)實高效原則：在接待校友時，我們要注重實際效果，合理安排時間和資源，確保接待工作高效有序進行。避免形式主義，切實滿足校友的需求，為校友解決實際問題。3.尊重個性原則：每位校友都有其獨特的經(jīng)歷和需求。我們要充分尊重校友的個性差異，根據(jù)校友的具體情況，提供個性化的接待服務(wù)，讓校友感受到母校對他們的特別關(guān)注。4.遵循法規(guī)原則：接待工作必須嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及學(xué)校的各項規(guī)章制度。在與校友的交流合作中，確保所有活動合法合規(guī)，維護學(xué)校和校友的合法權(quán)益。三、接待范圍1.校友個人來訪：包括畢業(yè)校友因個人原因，如回校懷舊、參加學(xué)術(shù)活動、尋求職業(yè)指導(dǎo)等回到母校。對于這類來訪，無論校友畢業(yè)時間長短，我們都應(yīng)熱情接待。2.校友團體來訪：校友自發(fā)組織的校友聚會、地區(qū)校友會回訪學(xué)校等團體活動。這類活動通常規(guī)模較大，需要我們提前做好充分的準備和協(xié)調(diào)工作。3.校友以合作交流為目的來訪：校友所在企業(yè)與學(xué)校開展產(chǎn)學(xué)研合作、捐贈、招聘等活動。對于此類來訪，要與相關(guān)部門密切配合，確保合作交流順利進行。四、接待流程（一）預(yù)約與登記1.個人來訪：校友可通過學(xué)校校友辦官方網(wǎng)站、微信公眾號、電話等方式提前預(yù)約來訪。預(yù)約時需提供個人基本信息，如姓名、畢業(yè)年份、專業(yè)、聯(lián)系方式、來訪目的及預(yù)計來訪時間等。我們鼓勵校友提前預(yù)約，以便我們做好相應(yīng)的接待準備工作。對于未提前預(yù)約的校友，在確認身份后，我們也會盡力安排接待。2.團體來訪：校友團體負責(zé)人應(yīng)至少提前一周與學(xué)校校友辦聯(lián)系，提交團體來訪計劃，包括團體人數(shù)、成員構(gòu)成、來訪目的、活動安排初步設(shè)想等。校友辦收到預(yù)約信息后，將及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確定是否能夠接待以及具體接待方案。3.合作交流來訪：校友所在單位與學(xué)校相關(guān)部門對接合作事宜時，應(yīng)同時將校友來訪信息告知校友辦。校友辦根據(jù)合作內(nèi)容，與相關(guān)部門共同制定接待方案。（二）接待準備1.信息收集與整理：根據(jù)校友提供的預(yù)約信息，校友辦負責(zé)收集校友的相關(guān)資料，如在校期間的表現(xiàn)、畢業(yè)后的成就等，以便更好地了解校友情況，為個性化接待提供依據(jù)。對于校友團體來訪，要了解團體成員的整體情況和主要訴求。2.接待人員安排：根據(jù)校友來訪的性質(zhì)和規(guī)模，合理安排接待人員。對于重要校友或大型校友團體來訪，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負責(zé)人牽頭接待；一般性來訪，安排校友辦工作人員或相關(guān)學(xué)院教師負責(zé)接待。接待人員應(yīng)具備良好的溝通能力和服務(wù)意識，熟悉學(xué)校的發(fā)展情況和校友工作相關(guān)政策。3.場地與設(shè)備準備：根據(jù)校友來訪目的和活動安排，提前安排好合適的接待場地，如會議室、報告廳、參觀場所等，并確保場地設(shè)備設(shè)施齊全、運行正常。例如，若校友有舉辦講座或交流活動的需求，要提前調(diào)試好音響、投影儀等設(shè)備。4.資料與禮品準備：為校友準備好學(xué)校的最新宣傳資料，如校史、學(xué)校發(fā)展成果介紹等，讓校友及時了解學(xué)校的發(fā)展變化。對于重要校友或有特殊貢獻的校友，可準備具有學(xué)校特色的紀念品，以表達學(xué)校對校友的感謝和祝福。（三）接待實施1.迎接與簽到：在約定的時間和地點，安排專人迎接校友。迎接人員要熱情主動，幫助校友搬運行李等。在校友到達接待地點后，引導(dǎo)校友進行簽到，并發(fā)放相關(guān)資料和禮品。2.情況介紹與交流：接待人員首先向校友介紹學(xué)校的發(fā)展現(xiàn)狀、學(xué)科建設(shè)、師資力量、人才培養(yǎng)等方面的情況，讓校友對學(xué)校的最新情況有全面的了解。之后，根據(jù)校友的來訪目的，組織開展深入的交流活動。如校友是尋求職業(yè)指導(dǎo)，可安排就業(yè)指導(dǎo)中心的老師與校友進行交流；若是合作交流來訪，則組織相關(guān)部門與校友進行具體合作事項的洽談。3.參觀與體驗：根據(jù)校友的興趣和需求，安排校友參觀校園、校史館、實驗室、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)基地等場所，讓校友親身感受學(xué)校的發(fā)展變化。在參觀過程中，安排專業(yè)人員進行講解，為校友答疑解惑。對于畢業(yè)多年的校友，還可安排他們體驗學(xué)校食堂、圖書館等設(shè)施，重溫在校時光。4.餐飲與住宿安排：根據(jù)校友來訪時間和實際需求，合理安排餐飲和住宿。對于短期來訪且不涉及用餐時間的校友，可提供簡單的茶歇；對于需要用餐的校友，按照學(xué)校相關(guān)標準安排餐飲。對于外地校友團體來訪，如需住宿，可協(xié)助聯(lián)系校內(nèi)或周邊合適的酒店，并幫助校友辦理相關(guān)預(yù)訂手續(xù)。餐飲和住宿安排要注重質(zhì)量和衛(wèi)生，體現(xiàn)學(xué)校的關(guān)懷。（四）送別與反饋1.送別：在校友結(jié)束訪問離開時，安排專人送別。送別人員要再次感謝校友的來訪，并表達對校友的美好祝愿。對于重要校友或大型校友團體來訪，可舉行簡單的送別儀式。2.反饋收集：校友離開后，接待人員應(yīng)及時收集校友對接待工作的反饋意見?？赏ㄟ^電話、郵件、問卷調(diào)查等方式，了解校友對本次接待工作的滿意度，以及對學(xué)校發(fā)展的建議和意見。對校友提出的問題和建議，要認真記錄并及時反饋給相關(guān)部門。五、接待經(jīng)費管理1.經(jīng)費來源：校友接待經(jīng)費主要來源于學(xué)校專項撥款、校友捐贈以及其他合法渠道籌集的資金。我們希望廣大校友能夠積極為校友接待工作提供支持和幫助，共同為校友營造更好的回校體驗。2.經(jīng)費預(yù)算：校友辦應(yīng)根據(jù)年度校友接待工作計劃，合理編制接待經(jīng)費預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括接待過程中涉及的餐飲、住宿、交通、禮品、場地租賃、資料印刷等各項費用。預(yù)算編制要遵循勤儉節(jié)約、合理安排的原則，確保經(jīng)費使用效益最大化。3.經(jīng)費使用：接待經(jīng)費的使用必須嚴格按照學(xué)校財務(wù)管理制度執(zhí)行，做到?？顚Ｓ?。每筆費用支出都要有明確的用途和相應(yīng)的報銷憑證。接待活動結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時整理報銷資料，按照學(xué)校規(guī)定的審批流程進行報銷。對于超出預(yù)算范圍的費用，需提前報學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)費監(jiān)督：學(xué)校財務(wù)部門和審計部門要加強對校友接待經(jīng)費使用情況的監(jiān)督和審計。定期對經(jīng)費使用情況進行檢查，確保經(jīng)費使用合法合規(guī)、公開透明。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，要嚴肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、部門職責(zé)分工1.校友辦：作為校友接待工作的牽頭部門，負責(zé)制定校友接待管理辦法并組織實施；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校校友接待工作，與校友保持日常聯(lián)系，接收校友來訪預(yù)約并做好登記；收集校友信息，建立校友檔案；組織安排一般性校友接待活動；對各部門校友接待工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督；負責(zé)校友接待經(jīng)費的管理和使用等。2.學(xué)校辦公室：協(xié)助校友辦做好重要校友或大型校友團體來訪的接待工作，協(xié)調(diào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)參與接待活動；負責(zé)安排學(xué)校層面的接待會議、活動場地等；參與制定重要接待方案，提供必要的支持和服務(wù)。3.各學(xué)院：負責(zé)本學(xué)院校友的接待工作，配合校友辦做好校友信息收集和更新；根據(jù)校友需求，安排學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師與校友進行專業(yè)交流、學(xué)術(shù)研討等活動；組織校友參觀學(xué)院實驗室、教學(xué)設(shè)施等；協(xié)助校友辦做好本學(xué)院校友團體來訪的相關(guān)工作。4.宣傳部：負責(zé)校友接待活動的宣傳報道工作，通過學(xué)校官網(wǎng)、微信公眾號、校報等媒體平臺，及時宣傳校友的優(yōu)秀事跡和校友返?；顒忧闆r，營造良好的校友文化氛圍；為校友接待活動提供攝影、攝像等宣傳支持，制作相關(guān)宣傳資料。5.后勤保障部門：負責(zé)校友接待活動中的餐飲、住宿、交通、場地布置、設(shè)備設(shè)施維護等后勤保障工作。確保接待場所的整潔衛(wèi)生、設(shè)備正常運行；提供安全、舒適的餐飲和住宿服務(wù)；根據(jù)需要安排車輛接送校友等。6.其他相關(guān)部門：如就業(yè)指導(dǎo)中心、科研處、合作發(fā)展處等部門，根據(jù)校友來訪目的和需求，提供相應(yīng)的專業(yè)服務(wù)和支持。例如，就業(yè)指導(dǎo)中心為尋求職業(yè)指導(dǎo)的校友提供就業(yè)信息和指導(dǎo)；科研處與校友洽談科研合作事宜；合作發(fā)展處負責(zé)校友捐贈、產(chǎn)學(xué)研合作等相關(guān)工作的對接。七、校友信息管理1.信息收集：校友辦通過多種渠道收集校友信息，包括校友畢業(yè)時填寫的信息登記表、校友返校時提供的最新信息、校友網(wǎng)絡(luò)平臺注冊信息、各學(xué)院及相關(guān)部門反饋的校友信息等。鼓勵校友主動更新個人信息，以便學(xué)校更好地與校友保持聯(lián)系。2.信息整理與分類：對收集到的校友信息進行整理和分類，建立校友信息數(shù)據(jù)庫。信息內(nèi)容主要包括校友基本信息（姓名、性別、出生年月、籍貫、聯(lián)系方式等）、在校信息（畢業(yè)年份、專業(yè)、班級、學(xué)位、在校職務(wù)等）、工作信息（工作單位、職務(wù)、行業(yè)領(lǐng)域、工作業(yè)績等）以及校友與學(xué)校的互動信息（捐贈情況、參加校友活動記錄等）。3.信息更新與維護：定期對校友信息進行更新和維護，確保信息的準確性和完整性。各學(xué)院和相關(guān)部門在與校友接觸過程中，如發(fā)現(xiàn)校友信息有變化，應(yīng)及時反饋給校友辦。校友辦要通過多種方式與校友保持聯(lián)系，及時獲取校友的最新信息。4.信息安全與保密：嚴格遵守國家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，加強校友信息的安全管理。校友信息數(shù)據(jù)庫要設(shè)置訪問權(quán)限，僅限相關(guān)工作人員在工作范圍內(nèi)使用。嚴禁將校友信息泄露給無關(guān)人員，切實保護校友的個人隱私。八、校友活動組織與管理1.活動策劃：校友辦應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和校友需求，制定年度校友活動計劃。活動形式可以包括校友返校日、校友論壇、學(xué)術(shù)講座、校友運動會、校友文藝演出等。在策劃活動時，要充分考慮校友的興趣和參與度，注重活動的質(zhì)量和效果。鼓勵各學(xué)院和校友組織根據(jù)自身特點，策劃舉辦具有特色的校友活動。2.活動組織實施：對于學(xué)校層面組織的校友活動，校友辦要做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，明確各部門的職責(zé)分工，確?；顒禹樌M行。活動前要做好宣傳推廣，吸引校友積極參與；活動過程中要做好現(xiàn)場組織、服務(wù)保障等工作；活動結(jié)束后要及時進行總結(jié)和反饋。對于各學(xué)院和校友組織舉辦的活動，校友辦要提供必要的指導(dǎo)和支持。3.活動經(jīng)費管理：校友活動經(jīng)費來源包括學(xué)校專項撥款、校友捐贈、活動贊助等。活動經(jīng)費要?？顚Ｓ?，嚴格按照學(xué)校財務(wù)管理制度進行預(yù)算編制、使用和報銷。在活動策劃階段，要合理安排經(jīng)費預(yù)算，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)、透明。4.活動評估與反饋：每次校友活動結(jié)束后，要及時收集校友和參與部門的反饋意見，對活動進行評估總結(jié)。評估內(nèi)容包括活動的組織安