公共衛(wèi)生文檔管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強公共衛(wèi)生文檔的科學(xué)管理，確保公共衛(wèi)生信息的完整、準確、安全和有效利用，依據(jù)《中華人民共和國傳染病防治法》《突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急條例》等相關(guān)法律法規(guī)以及國家衛(wèi)生健康行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際工作情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本單位涉及公共衛(wèi)生領(lǐng)域的所有文檔管理活動，包括但不限于傳染病防控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測、職業(yè)衛(wèi)生管理、健康教育與促進等工作過程中形成的各種紙質(zhì)和電子文檔。管理原則公共衛(wèi)生文檔管理應(yīng)遵循以下原則：1.完整性原則：確保文檔收集齊全，涵蓋公共衛(wèi)生工作的各個環(huán)節(jié)和方面，不遺漏重要信息。2.準確性原則：保證文檔內(nèi)容真實、可靠，數(shù)據(jù)準確無誤，表述清晰規(guī)范。3.安全性原則：采取必要的安全措施，防止文檔的丟失、損壞、泄露和非法使用，確保文檔信息安全。4.有效性原則：及時對文檔進行整理、分類、存儲和檢索，方便文檔的查閱和使用，提高工作效率。5.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行文檔的管理，確保文檔格式、編號、存儲等方面的一致性。文檔分類與編號文檔分類根據(jù)公共衛(wèi)生工作的性質(zhì)和內(nèi)容，將文檔分為以下幾類：1.法律法規(guī)類：國家和地方頒布的與公共衛(wèi)生相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件等。2.規(guī)劃計劃類：本單位制定的公共衛(wèi)生工作規(guī)劃、年度計劃、專項工作計劃等。3.工作方案類：針對具體公共衛(wèi)生項目或事件制定的工作方案、應(yīng)急預(yù)案等。4.監(jiān)測報告類：各類公共衛(wèi)生監(jiān)測數(shù)據(jù)、報告，如傳染病監(jiān)測報告、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測報告、職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)測報告等。5.調(diào)查研究類：公共衛(wèi)生領(lǐng)域的調(diào)查研究報告、學(xué)術(shù)論文、科研項目資料等。6.培訓(xùn)教育類：公共衛(wèi)生培訓(xùn)資料、課件、培訓(xùn)記錄等。7.行政辦公類：本單位與公共衛(wèi)生工作相關(guān)的行政文件、會議紀要、請示報告等。8.其他類：不屬于以上各類的其他公共衛(wèi)生文檔。文檔編號為了便于文檔的管理和檢索，對每一份文檔進行唯一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)：采用“年份+類別代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.年份：文檔形成的年份，用四位數(shù)字表示。3.類別代碼：根據(jù)文檔分類，分別用不同的字母表示，如法律法規(guī)類用“FG”表示，規(guī)劃計劃類用“JH”表示等。4.順序號：同一類別文檔在該年份內(nèi)的順序編號，用三位數(shù)字表示，從001開始依次編排。例如，2024年形成的第15份規(guī)劃計劃類文檔，其編號為“2024JH015”。文檔收集與整理收集范圍各部門和工作人員應(yīng)負責收集在公共衛(wèi)生工作過程中產(chǎn)生的各類文檔，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級部門下發(fā)的與公共衛(wèi)生相關(guān)的文件、通知、指示等。2.本單位制定的各類公共衛(wèi)生工作文件、報告、總結(jié)等。3.公共衛(wèi)生監(jiān)測、調(diào)查、研究等工作中形成的原始數(shù)據(jù)、記錄、報告等。4.公共衛(wèi)生培訓(xùn)、會議、活動等相關(guān)資料，如簽到表、課件、照片、視頻等。5.其他與公共衛(wèi)生工作有關(guān)的重要信息和資料。收集要求1.及時性：各部門和工作人員應(yīng)在文檔形成后的[X]個工作日內(nèi)將其提交給文檔管理部門。對于緊急重要的文檔，應(yīng)立即提交。2.完整性：提交的文檔應(yīng)內(nèi)容完整，包括文檔的正文、附件、圖表等所有相關(guān)內(nèi)容。3.準確性：文檔內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，表述清晰規(guī)范。4.規(guī)范性：文檔的格式、字體、字號等應(yīng)符合本單位的統(tǒng)一要求。紙質(zhì)文檔應(yīng)整潔、清晰，電子文檔應(yīng)采用規(guī)定的文件格式（如Word、Excel、PDF等）。整理方法文檔管理部門收到各部門提交的文檔后，應(yīng)及時進行整理。整理工作包括以下內(nèi)容：1.分類：按照文檔分類標準，將文檔歸入相應(yīng)的類別。2.編號：為每份文檔賦予唯一的編號，并在文檔上標注編號。3.裝訂：對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保文檔的整齊和牢固。4.編目：建立文檔目錄，記錄文檔的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和管理。文檔存儲與保管存儲方式1.紙質(zhì)文檔存儲：應(yīng)配備專門的檔案室或文件柜，按照文檔分類和編號順序進行存放。檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲等條件，確保紙質(zhì)文檔的安全。2.電子文檔存儲：應(yīng)建立專門的電子文檔管理系統(tǒng)，將電子文檔存儲在服務(wù)器或磁盤陣列中。同時，應(yīng)對電子文檔進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。保管期限根據(jù)文檔的重要性和使用價值，將文檔分為永久、長期（1650年）、短期（15年及以下）三種保管期限。具體保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定和本單位實際情況確定。保管要求1.安全保密：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的公共衛(wèi)生文檔，應(yīng)采取嚴格的保密措施，限制訪問權(quán)限，確保文檔信息不泄露。2.定期檢查：文檔管理部門應(yīng)定期對文檔的存儲和保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于損壞或變質(zhì)的文檔，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.環(huán)境控制：保持文檔存儲環(huán)境的適宜溫度和濕度，防止文檔因受潮、霉變、蟲蛀等原因損壞。文檔檢索與利用檢索方式1.紙質(zhì)文檔檢索：通過查閱文檔目錄和索引，到檔案室或文件柜中查找所需的紙質(zhì)文檔。2.電子文檔檢索：利用電子文檔管理系統(tǒng)的檢索功能，輸入關(guān)鍵詞、編號、日期等信息，快速查找所需的電子文檔。利用規(guī)定1.內(nèi)部利用：本單位工作人員因工作需要查閱、借閱公共衛(wèi)生文檔時，應(yīng)填寫《文檔查閱/借閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到文檔管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱的文檔應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，不得擅自復(fù)制、涂改或損壞。2.外部利用：外單位人員因工作需要查閱、借閱本單位公共衛(wèi)生文檔時，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。在查閱、借閱過程中，應(yīng)遵守本單位的相關(guān)規(guī)定，不得泄露文檔中的機密信息。利用記錄文檔管理部門應(yīng)建立文檔利用記錄，記錄查閱、借閱文檔的人員、時間、內(nèi)容、用途等信息，以便于跟蹤和管理。文檔保密與安全保密制度1.保密范圍：涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的公共衛(wèi)生文檔，以及其他需要保密的重要信息。2.保密措施：對保密文檔應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限、設(shè)置密碼等措施，確保文檔信息不泄露。同時，對接觸保密文檔的人員應(yīng)進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。3.保密期限：根據(jù)文檔的保密級別和實際情況，確定保密期限。在保密期限內(nèi)，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露文檔信息。安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強電子文檔管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，防止黑客攻擊和病毒感染。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對電子文檔進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.應(yīng)急處理：制定公共衛(wèi)生文檔安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或其他突發(fā)事件時的應(yīng)急處理措施，確保文檔的安全。文檔鑒定與銷毀鑒定標準文檔管理部門應(yīng)定期組織對到期文檔進行鑒定。鑒定標準主要包括文檔的保存價值、使用頻率、保密期限等因素。對于失去保存價值的文檔，應(yīng)予以銷毀。鑒定程序1.成立文檔鑒定小組，由文檔管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和保密部門的人員組成。2.鑒定小組對到期文檔進行逐份審查，根據(jù)鑒定標準確定文檔的銷毀或繼續(xù)保存。3.對于需要銷毀的文檔，填寫《文檔銷毀申請表》，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。銷毀方式1.紙質(zhì)文檔銷毀：采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文檔內(nèi)容無法恢復(fù)。2.電子文檔銷毀：通過格式化、刪除等方式徹底清除電子文檔的數(shù)據(jù)，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。銷毀記錄文檔管理部門應(yīng)建立文檔銷毀記錄，記錄銷毀文檔的編號、名稱、日期、數(shù)量、銷毀方式等信息，以備查考。監(jiān)督與考核監(jiān)督機制1.本單位應(yīng)建立公共衛(wèi)生文檔管理監(jiān)督機制，定期對文檔管理工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督內(nèi)容包括文檔的收集、整理、存儲、保管、檢索、利用、保密、鑒定與銷毀等各個環(huán)節(jié)。3.對于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)及時進行糾正和處理。考核指標1.建立文檔管理工作考核指標體系，