法院檔案工作管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)法院檔案工作的科學(xué)管理，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)于審判工作和社會發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本法院實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本法院各類檔案的收集、整理、保管、利用等管理工作。檔案定義本辦法所稱檔案，是指本法院在審判、執(zhí)行、行政管理等各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。工作原則法院檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案完整與安全、便于利用的原則，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效。檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案管理機(jī)構(gòu)本法院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門在院長的領(lǐng)導(dǎo)下，接受上級檔案管理部門和同級檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本法院檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)本法院各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、裝盒、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的保管工作，建立健全檔案保管制度，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效的防護(hù)措施，確保檔案的安全。4.積極開展檔案的利用工作，編制檔案檢索工具，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為審判工作、行政管理和社會各界提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.組織開展檔案的鑒定和銷毀工作，按照有關(guān)規(guī)定對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。6.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理的效率和水平。7.開展檔案宣傳和教育工作，提高全院干警的檔案意識和檔案管理水平。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案工作任務(wù)。各部門職責(zé)1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、完整和準(zhǔn)確。2.各部門在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.各部門應(yīng)當(dāng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。檔案收集與整理收集范圍1.審判業(yè)務(wù)檔案：包括刑事、民事、行政等各類案件的訴訟文書、證據(jù)材料、裁判文書等。2.執(zhí)行檔案：包括執(zhí)行案件的立案材料、執(zhí)行依據(jù)、執(zhí)行措施、執(zhí)行結(jié)果等。3.行政管理檔案：包括本院的各類文件、會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報告、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。4.聲像檔案：包括本院在各項(xiàng)活動中形成的照片、錄音、錄像等。5.實(shí)物檔案：包括本院獲得的各類榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等。6.其他具有保存價值的檔案。收集要求1.各部門應(yīng)當(dāng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、時間和要求，確保檔案的全面收集。2.檔案收集工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持及時、完整、準(zhǔn)確的原則，做到應(yīng)收盡收，不重不漏。3.各部門在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)當(dāng)在辦理完畢后及時進(jìn)行收集整理，不得隨意丟棄或損毀。4.對于重要的文件材料，應(yīng)當(dāng)同時收集紙質(zhì)文件和電子文件。整理原則1.檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)當(dāng)按照分類、編號、裝訂、編目等程序進(jìn)行，做到規(guī)范、整齊、有序。3.檔案整理應(yīng)當(dāng)采用科學(xué)的方法和技術(shù)，提高檔案整理的質(zhì)量和效率。整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為審判業(yè)務(wù)檔案、執(zhí)行檔案、行政管理檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等幾大類。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)當(dāng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)當(dāng)牢固、整齊，不得有漏頁、掉頁等現(xiàn)象。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索和利用。移交要求1.各部門應(yīng)當(dāng)在每年的第一季度內(nèi)，將上一年度形成的檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)當(dāng)填寫檔案移交清冊，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.檔案移交應(yīng)當(dāng)辦理交接手續(xù)，確保檔案的安全和完整。檔案保管與保護(hù)保管制度1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全檔案保管制度，明確檔案保管的責(zé)任和要求，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等防護(hù)設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)當(dāng)保持整潔、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)當(dāng)控制在適宜的范圍內(nèi)。4.檔案應(yīng)當(dāng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。5.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。保護(hù)措施1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)采取有效的防護(hù)措施，防止檔案受到損壞、丟失和泄密。2.對于重要的檔案，應(yīng)當(dāng)采取特殊的保護(hù)措施，如加密存儲、異地備份等。3.檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。4.檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備必要的消防器材和應(yīng)急設(shè)備，確保檔案的安全。檔案修復(fù)與復(fù)制1.對于破損、霉變、褪色等受損的檔案，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行修復(fù)，恢復(fù)檔案的原貌。2.檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)遵循“修舊如舊”的原則，保持檔案的原始風(fēng)貌。3.檔案管理部門可以根據(jù)工作需要，對檔案進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)當(dāng)與原件具有同等的法律效力。4.檔案復(fù)制應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保復(fù)制件的質(zhì)量和安全。檔案利用與服務(wù)利用制度1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求，為利用者提供便捷、高效的服務(wù)。2.本院干警因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)當(dāng)持有單位介紹信，經(jīng)本院辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，不得損壞、丟失檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。5.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱、借閱的時間、利用者姓名、利用目的等信息。檢索工具1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)編制檔案檢索工具，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專題索引等，為利用者提供便捷的檢索服務(wù)。2.檔案檢索工具應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于查找和利用。3.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和檢索。數(shù)字化服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)遵循有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化服務(wù)平臺，為利用者提供在線查閱、下載等服務(wù)。特殊利用1.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私等特殊檔案的利用，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，嚴(yán)格控制利用范圍。2.對于珍貴檔案、孤本檔案等特殊檔案的利用，應(yīng)當(dāng)采取特殊的保護(hù)措施，確保檔案的安全。檔案鑒定與銷毀鑒定制度1.檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全檔案鑒定制度，定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門會同有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)當(dāng)對檔案的保存價值進(jìn)行全面、客觀的評估，提出鑒定意見。3.檔案鑒定應(yīng)當(dāng)遵循有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確和公正。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)當(dāng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字后，報院長批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門共同派員監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和保密。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期，并將檔案銷毀清冊存檔備查。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)1.推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享和高效利用。2.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)。3.提高檔案管理人員的信息化水平，培養(yǎng)一支適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需要的專業(yè)隊(duì)伍。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)和應(yīng)用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.檔案網(wǎng)站建設(shè)：建立檔案網(wǎng)站，為社會各界提供檔案信息查詢、下載等服務(wù)。4.檔案信息安全保障：加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全。建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的兼容性和互操作性。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)注重實(shí)用性和先進(jìn)性，結(jié)合本法院的實(shí)際情況，選擇合適的技術(shù)和設(shè)備。3.檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同利用。4.檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全管理，建立健全檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.本院辦公室應(yīng)當(dāng)定期對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)。